Aloita asiakkaiden tarpeista
Ennen sähköiseen laskutukseen siirtymistä kannattaa selvittää, millaisia laskutuskanavia asiakkaat käyttävät tällä hetkellä ja millaisia vaihtoehtoja he toivovat tulevaisuudessa.
Voit esimerkiksi kysyä:
Missä kanavassa asiakkaat haluavat vastaanottaa laskunsa?
Käyttävätkö he jo e-laskua tai digitaalista postilaatikkoa?
Olisiko sähköposti tai tekstiviesti maksulinkin kanssa heille luonteva vaihtoehto?
Ovatko he kiinnostuneita kokeilemaan uusia digitaalisia laskutus- tai maksukanavia ensimmäisten joukossa?
Kun asiakkaiden tarpeet tunnetaan, laskutusprosessia voidaan kehittää hallitusti ja uusia palveluita ottaa käyttöön vaiheittain.
Mitä sähköinen laskutus tarkoittaa?
Sähköisessä laskutuksessa laskujen muodostaminen, välitys ja käsittely tapahtuvat digitaalisesti.
Kuluttajalaskutuksessa vastaanottokanavia voivat olla esimerkiksi:
Sähköposti- ja tekstiviesteihin voidaan liittää myös maksulinkki, jonka avulla asiakas voi siirtyä suoraan maksamaan laskun. Maksamisen helpottaminen vähentää asiakkaan vaivaa ja voi nopeuttaa yrityksen rahankiertoa.
Kaikki asiakkaat eivät kuitenkaan käytä samoja palveluja. Tämän vuoksi yhä useampi yritys siirtyy omnikanavaiseen laskutukseen, jossa eri vastaanottokanavat ovat osa yhtä yhtenäistä prosessia.
Vähemmän manuaalista työtä
Monessa organisaatiossa laskutukseen liittyy edelleen työvaiheita, jotka voitaisiin automatisoida.
Esimerkiksi:
laskuaineistojen käsittely
eri jakelukanavien hallinta
tulostuksen ja postituksen käynnistäminen
maksujen seuranta
muistutusten lähettäminen.
Kun nämä vaiheet automatisoidaan, henkilöstö voi keskittyä enemmän asiakaspalveluun, taloushallinnon kehittämiseen ja muihin liiketoimintaa tukeviin tehtäviin.
1. Selvitä nykyinen laskutusprosessi
Ennen muutoksen aloittamista kannattaa arvioida nykyinen toimintamalli.
Esimerkiksi:
Miten laskut muodostetaan?
Kuinka paljon manuaalista työtä prosessiin liittyy?
Mitä jakelukanavia käytetään?
Missä syntyy viiveitä?
Kuinka paljon aikaa käytetään maksujen seurantaan ja muistutuksiin?
Kun nykytilanne tunnetaan, on helpompi tunnistaa ne työvaiheet, joiden automatisointi tuo suurimman hyödyn.
2. Hyödynnä olemassa olevia järjestelmiä
Useimmilla yrityksillä laskutuksen perustiedot syntyvät jo esimerkiksi ERP-, toiminnanohjaus- tai asiakkuudenhallintajärjestelmässä.
Kun laskutusratkaisu integroidaan olemassa oleviin järjestelmiin, tietoja ei tarvitse siirtää manuaalisesti järjestelmästä toiseen. Tämä vähentää virheitä, nopeuttaa laskujen lähettämistä ja vapauttaa työaikaa muihin tehtäviin.
Esimerkiksi Strålforsin ratkaisut voidaan integroida yrityksen nykyisiin taustajärjestelmiin, jolloin laskujen muodostaminen, jakelu ja seuranta voidaan automatisoida ilman, että koko järjestelmäympäristöä tarvitsee uusia.
3. Tarjoa asiakkaalle useita vastaanottokanavia
Kaikki asiakkaat eivät halua vastaanottaa laskuja samalla tavalla.
Sen sijaan, että yritys ylläpitäisi erillisiä prosesseja eri kanaville, lasku voidaan muodostaa kerran ja toimittaa automaattisesti asiakkaan käytössä olevaan tai valitsemaan kanavaan.
Lasku voidaan lähettää Strålforsin omnikanavapalvelussa esimerkiksi:
Sähköposti- ja SMS-viesteihin voidaan liittää maksulinkki, jonka avulla asiakas voi siirtyä suoraan maksamaan laskun. Tämä vähentää maksamisen kitkaa, parantaa asiakaskokemusta ja voi nopeuttaa maksujen kertymistä.
4. Hyödynnä Siirron e-laskutusosoitteen välityspalvelua
Sähköiseen laskutukseen siirtymistä voidaan nopeuttaa myös hyödyntämällä Strålforsin kautta Siirron e-laskutusosoitteen välityspalvelua. Tällöin tiedät, että jos laskun vastaanottaja on aktivoinut palvelun, hänen suosima laskutuskanava on e-lasku.
Palvelun avulla asiakkaan e-laskutusosoitetta voidaan hakea esimerkiksi henkilötunnuksen, puhelinnumeron tai nimen ja osoitteen perusteella. Kun vastaanottotieto löytyy, lasku voidaan toimittaa suoraan e-laskuna ilman, että asiakkaan tarvitsee tehdä erillistä e-laskutilausta kyseiselle laskuttajalle.
Jos e-laskutusosoitetta ei ole saatavilla, asiakkaalle voidaan tarjota muita vastaanottokanavia, kuten digitaalista postilaatikkoa, sähköpostia, SMS-viestiä maksulinkillä tai paperilaskua. Tarvittaessa e-laskun käyttöönottoa voidaan tukea myös RP-sanoman avulla.
Strålfors hyödyntää nykyaikaisia laskutuksen ratkaisuja, joiden avulla asiakkaalle voidaan valita tilanteeseen parhaiten soveltuva vastaanottokanava ja sähköisen laskutuksen käyttöönottoa voidaan edistää vaiheittain.
5. Automatisoi mahdollisimman monta työvaihetta
Sähköiseen laskutukseen siirtyminen tarjoaa mahdollisuuden automatisoida paljon muutakin kuin laskujen lähettämisen.
Automatisoida voidaan esimerkiksi:
Kun koko prosessi toimii automaattisesti, laskut lähtevät oikea-aikaisesti, työaikaa vapautuu rutiinitehtävistä ja yritys saa paremman näkyvyyden koko laskutusprosessiin.
Kehitä laskutusta vaiheittain
Sähköiseen laskutukseen ei tarvitse siirtyä kerralla.
Moni yritys aloittaa lisäämällä e-laskujen käyttöä ja laajentaa myöhemmin digitaalisiin postilaatikoihin, sähköpostiin, SMS-viesteihin tai muihin digitaalisiin palveluihin. Samalla paperilaskuja voidaan edelleen tarjota niille asiakkaille, jotka niitä tarvitsevat.
Vaiheittainen käyttöönotto vähentää muutoksen riskejä ja mahdollistaa uusien palveluiden käyttöönoton asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.
Mitä hyötyä sähköiseen laskutukseen siirtymisestä on?
Hyvin suunniteltu sähköinen laskutus tarjoaa hyötyjä koko liiketoiminnalle.
Yritys voi saavuttaa esimerkiksi:
nopeamman rahankierron
vähemmän manuaalista työtä
oikea-aikaisen laskujen lähettämisen
pienemmän virheriskin
tehokkaamman maksujen seurannan
paremman asiakaskokemuksen
mahdollisuuden automatisoida muistutusprosessit
joustavan tavan hyödyntää useita laskutuskanavia.
Kyse ei siis ole vain paperilaskujen korvaamisesta sähköisillä laskuilla, vaan koko laskutusprosessin kehittämisestä.
Omnikanavainen laskutus tukee sähköistä siirtymää
Vaikka tavoitteena on lisätä sähköisen laskutuksen osuutta, kaikki asiakkaat eivät käytä samoja vastaanottokanavia.
Käytännössä yksi asiakas voi vastaanottaa laskunsa e-laskuna, toinen digitaaliseen postilaatikkoon, kolmas sähköpostitse maksulinkin sisältävänä viestinä ja neljäs tekstiviestillä. Jos sähköisiä kanavia ei ole käytettävissä tai asiakas niitä toivoo, lasku voidaan toimittaa myös paperilaskuna.
Yrityksen näkökulmasta kyse on kuitenkin yhdestä yhtenäisestä laskutusprosessista. Lasku muodostetaan kerran, minkä jälkeen järjestelmä huolehtii sen toimittamisesta oikeaan kanavaan.
Siirry sähköiseen laskutukseen hallitusti
Sähköiseen laskutukseen siirtyminen on mahdollisuus kehittää koko laskutusprosessia. Kun laskut muodostetaan kerran, toimitetaan automaattisesti asiakkaalle sopivimpaan kanavaan ja maksujen etenemistä seurataan keskitetysti, yritys voi nopeuttaa rahankiertoa, säästää työaikaa ja tarjota paremman asiakaskokemuksen.
Strålfors auttaa yrityksiä rakentamaan omnikanavaisen laskutusratkaisun, jossa e-laskut, Siirron e-laskutusosoitteen välityspalvelu, digitaaliset postilaatikot, sähköposti, SMS-viestit maksulinkkeineen, paperilaskut ja muut jakelukanavat toimivat yhtenä kokonaisuutena. Ratkaisua voidaan täydentää myös maksujen monitoroinnilla ja automatisoidulla soft reminder -prosessilla, joiden avulla maksujen seurantaa voidaan tehostaa ja asiakkaita muistuttaa oikea-aikaisesti ennen varsinaisia maksumuistutus- tai perintätoimenpiteitä. Näin koko laskutusprosessi laskun muodostamisesta maksun vastaanottamiseen voidaan automatisoida tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti.
:format(jpeg))
)
)
)
)