Mitä laskutusprosessin automatisointi tarkoittaa?
Laskutusprosessin automatisointi tarkoittaa sitä, että mahdollisimman moni laskutuksen vaihe tapahtuu automaattisesti ilman manuaalista käsittelyä.
Automaatio voi kattaa esimerkiksi:
laskujen muodostamisen
asiakas- ja laskutietojen käsittelyn
laskujen jakelun eri kanaviin
maksujen seurannan
maksumuistutusten lähettämisen
raportoinnin.
Kun prosessi toimii yhtenäisesti, laskutus etenee nopeammin ja henkilöstön aikaa vapautuu muihin tehtäviin.
Nopeampi rahankierto alkaa nopeammasta laskutuksesta
Yrityksen kassavirta alkaa liikkua vasta, kun lasku on asiakkaalla.
Jos laskujen muodostamiseen tai lähettämiseen liittyy viiveitä, myös maksujen saapuminen siirtyy myöhemmäksi. Automaation avulla laskut voidaan muodostaa ja toimittaa heti, kun laskutusperuste on syntynyt.
Nopeampi laskujen toimitus voi tarkoittaa:
lyhyempää aikaa toimituksesta laskutukseen
nopeampaa maksujen kertymistä
parempaa kassavirran ennustettavuutta
vähemmän manuaalisia viiveitä.
Erityisesti suuria laskutusmääriä käsitteleville yrityksille pienilläkin ajansäästöillä voi olla merkittävä vaikutus rahankiertoon.
Vähemmän manuaalista työtä
Monessa organisaatiossa laskutukseen liittyy edelleen työvaiheita, jotka voitaisiin automatisoida.
Esimerkiksi:
laskuaineistojen käsittely
eri jakelukanavien hallinta
tulostuksen ja postituksen käynnistäminen
maksujen seuranta
muistutusten lähettäminen.
Kun nämä vaiheet automatisoidaan, henkilöstö voi keskittyä enemmän asiakaspalveluun, taloushallinnon kehittämiseen ja muihin liiketoimintaa tukeviin tehtäviin.
Oikea-aikainen laskutus vähentää viiveitä
Laskun lähettäminen oikeaan aikaan on tärkeää sekä yrityksen että asiakkaan kannalta.
Automatisoitu laskutus auttaa varmistamaan, että:
laskut lähtevät ajallaan
toimitukset eivät viivästy manuaalisten työvaiheiden vuoksi
asiakkaat saavat laskunsa nopeasti
maksumuistutukset lähtevät sovitun prosessin mukaisesti.
Tasainen ja ennakoitava laskutusprosessi tukee myös parempaa maksukäyttäytymistä.
Omnikanavainen laskutus automatisoi myös jakelun
Automaatio ei tarkoita vain laskun muodostamista, vaan myös sen toimittamista oikeaan kanavaan.
Omnikanavaisessa laskutuksessa lasku muodostetaan kerran. Sen jälkeen järjestelmä ohjaa sen automaattisesti asiakkaalle sopivimpaan vastaanottokanavaan.
Lasku voidaan toimittaa esimerkiksi:
Yrityksen ei tarvitse ylläpitää erillisiä prosesseja eri kanaville, mikä yksinkertaistaa laskutuksen hallintaa ja vähentää manuaalista työtä.
Automaatio parantaa myös asiakaskokemusta
Hyvin toimiva laskutus näkyy myös asiakkaalle.
Kun lasku saapuu nopeasti ja asiakkaan toivomassa kanavassa, maksaminen on sujuvampaa ja yhteydenotot asiakaspalveluun vähenevät.
Samalla yritys pystyy tarjoamaan eri asiakkaille heille sopivimman vastaanottotavan ilman, että laskutusprosessi monimutkaistuu.
Mitä kannattaa huomioida laskutusprosessia automatisoitaessa?
Onnistunut automatisointi perustuu kokonaisuuteen eikä yksittäisiin toimintoihin.
Hyvä ratkaisu:
integroituu yrityksen taustajärjestelmiin
tukee useita laskutuskanavia
automatisoi laskujen jakelun
tarjoaa näkyvyyden laskujen ja maksujen tilanteeseen
tukee yrityksen kasvua ja muuttuvia tarpeita.
Kun koko prosessi toimii yhtenäisesti, laskutus on tehokkaampaa, helpommin hallittavaa ja paremmin skaalautuvaa.
Mitä hyötyä automatisoinnista on yritykselle?
Laskutusprosessin automatisointi voi tuoda yritykselle merkittäviä hyötyjä:
nopeampi rahankierto
vähemmän manuaalista työtä
oikea-aikainen laskutus
pienempi virheriski
parempi näkyvyys laskujen ja maksujen tilanteeseen
tehokkaampi asiakaspalvelu
parempi asiakaskokemus
mahdollisuus hallita kaikkia laskutuskanavia yhdestä prosessista.
Kun laskutus toimii sujuvasti, yritys voi keskittyä enemmän liiketoimintansa kehittämiseen ja vähemmän hallinnollisiin rutiineihin.
Automatisoi koko laskutusprosessi yhdellä ratkaisulla
Laskutusprosessin automatisointi on paljon enemmän kuin laskujen lähettämisen tehostamista. Parhaimmillaan se kattaa koko prosessin laskun muodostamisesta sen toimittamiseen, maksujen seurantaan ja asiakasviestintään. Näin yritys voi nopeuttaa rahankiertoa, vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että asiakkaat saavat laskunsa oikeaan aikaan oikeassa kanavassa.
Strålfors auttaa yrityksiä rakentamaan omnikanavaisen laskutusratkaisun, jossa laskut voidaan toimittaa e-laskuina, digitaalisiin postilaatikoihin, paperilaskuina tai muihin jakelukanaviin yhden yhtenäisen prosessin kautta. Ratkaisua voidaan täydentää myös maksujen monitoroinnilla sekä automatisoidulla soft reminder -prosessilla, jonka avulla maksamattomista laskuista voidaan muistuttaa asiakasta oikea-aikaisesti ennen varsinaisia perintätoimenpiteitä. Näin koko laskutusprosessi – laskun lähettämisestä maksun vastaanottamiseen – toimii tehokkaasti, tukee parempaa kassavirtaa ja tarjoaa asiakkaalle sujuvan maksukokemuksen.
:format(jpeg))
)
)
)
)