Miten lähettää laskuja eri kanavissa?

_{Miksi useita laskutuskanavia tarvitaan?}

Kaikki asiakkaat eivät käytä samoja palveluita tai halua vastaanottaa laskuja samalla tavalla.

Kuluttaja voi suosia esimerkiksi:

• e-laskua

• digitaalista postilaatikkoa

• sähköpostia

• SMS-viestiä

• paperilaskua.

Yrityksen tavoitteena ei ole pakottaa asiakkaita yhteen kanavaan, vaan tarjota joustava tapa vastaanottaa ja maksaa lasku. Samalla yritys voi tavoittaa mahdollisimman suuren osan asiakkaistaan sähköisesti ja tarjota vaihtoehtoja niille, jotka eivät käytä samoja digitaalisia palveluja.

_{Omnikanavainen laskutus yksinkertaistaa jakelua}

Perinteisessä mallissa eri laskutuskanavia hallitaan usein erillisinä prosesseina. Tämä lisää manuaalista työtä ja kasvattaa virheiden mahdollisuutta.

Omnikanavaisessa laskutuksessa lasku muodostetaan vain kerran.

Sen jälkeen järjestelmä huolehtii automaattisesti:

• vastaanottotietojen tarkistamisesta

• sopivimman jakelukanavan valinnasta

• laskun toimittamisesta

• maksujen seurannasta

• mahdollisista muistutuksista.

Yrityksen henkilöstön ei tarvitse käsitellä eri kanavia erikseen. Esimerkiksi Strålforsin omnikanavaisessa laskutusratkaisussa eri jakelukanavat voidaan hallita yhdestä prosessista, vaikka asiakkaat vastaanottaisivat laskunsa eri tavoin.

_{Eri laskutuskanavat tarvitsevat erilaiset vastaanottotiedot}

Jotta lasku voidaan toimittaa oikeaan kanavaan, yrityksellä täytyy olla käytössään kyseiseen kanavaan tarvittavat vastaanottotiedot.

Kaikkia tietoja ei kuitenkaan tarvitse aina kerätä asiakkaalta erikseen. Esimerkiksi Siirron e-laskutusosoitteen välityspalvelu voi hakea asiakkaan e-laskutusosoitteen henkilötunnuksen, puhelinnumeron tai nimen ja osoitteen perusteella. Tämä helpottaa sähköiseen laskutukseen siirtymistä ja vähentää tarvetta kerätä tai ylläpitää kaikkia tietoja manuaalisesti.

Kun vastaanottotiedot ovat ajan tasalla, järjestelmä voi valita asiakkaalle sopivimman toimituskanavan automaattisesti.

_{Mitä kanavia voidaan hyödyntää?}

_E-lasku

E-lasku on monille kuluttajille ensisijainen tapa vastaanottaa laskuja verkkopankkiin.

Jos asiakkaan e-laskutusosoite on käytettävissä tai se voidaan hakea esimerkiksi Siirron e-laskutusosoitteen välityspalvelun avulla, lasku voidaan toimittaa suoraan sähköisesti.

_{Digitaaliset postilaatikot}

Digitaaliset postilaatikot kuten Omaposti tai Suomi.fi-viestit tarjoavat turvallisen tavan vastaanottaa ja säilyttää laskuja sähköisesti.

Ne soveltuvat erityisesti asiakkaille, jotka haluavat keskittää viralliset viestinsä yhteen palveluun.

_Sähköposti

Sähköposti on edelleen yksi yleisimmistä laskutuskanavista.

Lasku voidaan toimittaa esimerkiksi PDF-liitteenä tai sähköpostiin voidaan lisätä maksulinkki, jonka kautta asiakas voi siirtyä suoraan maksamaan laskun.

_SMS-viestit

Tekstiviesti soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa asiakas halutaan tavoittaa nopeasti.

SMS-viesti voi sisältää maksulinkin, jonka avulla laskun maksaminen onnistuu muutamalla painalluksella.

_Paperilasku

Vaikka sähköinen laskutus yleistyy jatkuvasti, paperilasku on edelleen tärkeä vaihtoehto monille asiakkaille.

Omnikanavaisessa laskutuksessa myös paperilaskut voidaan automatisoida osaksi samaa prosessia.

_{Oikea kanava voi nopeuttaa maksamista}

Laskun lähettäminen asiakkaalle sopivassa kanavassa ei paranna ainoastaan asiakaskokemusta.

Se voi myös:

• nopeuttaa maksamista

• vähentää asiakaspalvelun yhteydenottoja

• pienentää virheiden määrää

• vähentää paperilaskujen tarvetta

• parantaa kassavirtaa.

Esimerkiksi sähköpostiin tai SMS-viestiin liitetty maksulinkki tekee maksamisesta nopeaa ja vaivatonta, mikä voi nopeuttaa maksujen kertymistä.

_{Automatisoi myös maksujen seuranta}

Omnikanavainen laskutus ei pääty siihen, että lasku on lähetetty.

Prosessia voidaan jatkaa myös maksujen monitorointiin. Jos laskua ei makseta eräpäivään mennessä, asiakkaalle voidaan lähettää automaattinen soft reminder esimerkiksi SMS-viestillä ennen varsinaista maksumuistutusta tai perintäprosessia.

Myös tämä voidaan automatisoida osaksi samaa laskutusprosessia, jolloin yrityksen ei tarvitse seurata maksutilannetta manuaalisesti.

_{Miten aloittaa?}

Omnikanavaiseen laskutukseen siirtyminen kannattaa aloittaa arvioimalla nykyinen laskutusprosessi.

Kannattaa selvittää esimerkiksi:

• mitä vastaanottotietoja asiakkaista on jo saatavilla

• mitä laskutuskanavia asiakkaat käyttävät

• voidaanko vastaanottotietoja täydentää esimerkiksi Siirron e-laskutusosoitteen välityspalvelun avulla

• missä syntyy eniten manuaalista työtä

• voidaanko laskujen jakelu ja maksujen seuranta automatisoida.

Monessa tapauksessa yritys voi hyödyntää nykyisiä taustajärjestelmiään ja liittää niiden rinnalle omnikanavaisen laskutusratkaisun ilman suuria muutoksia. Strålforsin ratkaisut voidaan integroida yrityksen olemassa oleviin järjestelmiin, jolloin laskujen muodostaminen, jakelu ja seuranta voidaan hoitaa keskitetysti.