EDI (Electronic Data Interchange) mahdollistaa yritysten välisen sähköisen sanomanvälityksen. Sen avulla liiketoimintaan liittyvät tiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen automaattisesti, mikä vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa prosesseja ja parantaa tiedon laatua.
EDI-järjestelmissä välitetään erilaisia sanomatyyppejä, joista jokaisella on oma tehtävänsä hankinta-, toimitus- tai laskutusprosessissa. Osa sanomista liittyy tilaamiseen, osa toimituksiin ja osa taloushallintoon.
Tässä oppaassa esittelemme yleisimmät EDI-sanomatyypit ja niiden käyttötarkoitukset.
Mitä EDI-sanomatyypit ovat?
EDI-sanomat ovat standardoituja sähköisiä viestejä, joiden sisältö ja rakenne on määritelty etukäteen. Standardointi mahdollistaa sen, että eri yritysten tietojärjestelmät voivat tulkita ja käsitellä sanomat automaattisesti.
Yksi EDI-sanoma vastaa yleensä yhtä liiketoimintatapahtumaa, kuten ostotilausta, toimitusilmoitusta tai laskua.
Vaikka eri standardeissa, kuten UN/EDIFACT, Peppol BIS tai XML-pohjaisissa ratkaisuissa, sanomien tekninen toteutus voi vaihdella, niiden liiketoiminnallinen tarkoitus on usein sama.
ORDERS-sanoma sisältää ostajan tekemän tilauksen toimittajalle.
Tyypillisesti sanoma sisältää esimerkiksi:
tilaajan tiedot
toimitusosoitteen
tilattavat tuotteet tai palvelut
määrät
hinnat
toimitusajankohdan
Kun tilaus välitetään sähköisesti, toimittajan järjestelmä voi käsitellä sen automaattisesti ilman manuaalista tietojen syöttämistä.
ORDRSP – tilausvahvistus
ORDRSP (Order Response) on toimittajan vastaus ostotilaukseen.
Tilausvahvistuksessa voidaan vahvistaa:
hyväksytyt tuotteet
toimituspäivä
mahdolliset muutokset määriin
korvaavat tuotteet
poikkeamat alkuperäiseen tilaukseen
Tämän ansiosta ostaja saa nopeasti tiedon siitä, miten tilaus voidaan toimittaa.
DESADV – toimitusilmoitus
DESADV (Despatch Advice) kertoo ostajalle, mitä tuotteita on lähetetty ja milloin toimitus on saapumassa.
Sanoma voi sisältää esimerkiksi:
lähetyksen tunnisteet
kollitiedot
pakkausrakenteen
toimitettavat tuotteet
toimitusajankohdan
kuljetustiedot
Toimitusilmoituksen avulla vastaanottaja voi valmistautua tavaroiden vastaanottoon ja varastonhallintaan.
RECADV – vastaanottokuittaus
RECADV (Receiving Advice) vahvistaa, että toimitus on vastaanotettu.
Sanomassa voidaan ilmoittaa esimerkiksi:
vastaanotetut tuotteet
mahdolliset puutteet
vaurioituneet tuotteet
toimituksen hyväksyntä
Vastaanottokuittaus lisää toimitusketjun läpinäkyvyyttä ja nopeuttaa poikkeamien käsittelyä.
INVOIC – sähköinen lasku
INVOIC-sanoma sisältää laskutustiedot sähköisessä muodossa.
Sanoma sisältää tyypillisesti:
laskun numeron
laskun päivämäärän
ostajan ja myyjän tiedot
tuotteet tai palvelut
ALV-tiedot
maksuehdot
loppusumman
Automaattinen laskujen käsittely nopeuttaa taloushallintoa ja vähentää manuaalista työtä.
CREDIT NOTE – hyvityslasku
Hyvityslaskusanomaa käytetään silloin, kun aiempaa laskua korjataan esimerkiksi palautuksen tai reklamaation vuoksi.
Sähköinen hyvityslasku voidaan käsitellä automaattisesti samalla tavalla kuin varsinainen lasku.
Miten EDI-sanomat muodostavat yhtenäisen prosessin?
EDI:n suurin hyöty syntyy siitä, että eri sanomatyypit muodostavat yhdessä automatisoidun liiketoimintaprosessin.
Tyypillinen hankintaprosessi etenee seuraavasti:
Vaihe
EDI-sanoma
Tilaus
ORDERS
Tilausvahvistus
ORDRSP
Toimitus
DESADV
Vastaanotto
RECADV
Laskutus
INVOIC
Käytetäänkö kaikkia sanomia aina?
Ei. Yritysten tarpeet vaihtelevat toimialan, liiketoimintaprosessien ja liikekumppaneiden mukaan. Jotkin yritykset hyödyntävät vain sähköisiä tilauksia ja laskuja, kun taas toiset automatisoivat koko hankintaprosessin tarjouspyynnöistä vastaanottokuittauksiin.
Myös käytettävä sanomastandardi vaikuttaa siihen, mitä sanomia hyödynnetään ja millainen niiden sisältö on.
Kun EDI-sanomat siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen, yritys voi tehostaa hankinta-, toimitus- ja laskutusprosessejaan sekä vähentää manuaalista työtä. Strålforsin sanomanvälityspalvelu tukee eri sanomatyyppejä ja standardeja sekä auttaa yhdistämään liikekumppanit samaan sähköiseen tiedonvaihtoon.
Haluatko ymmärtää EDI:n ja hankintasanomien roolia laajemmin? Tutustu myös oppaaseemme EDI ja hankintasanomat – opas sähköiseen sanomanvälitykseen, jossa käsitellään sähköisen sanomanvälityksen toimintaa, hyötyjä ja käyttökohteita kokonaisuutena.
Yksi yleisimmistä EDI-sanomista on ORDERS, jolla ostaja lähettää ostotilauksen toimittajalle. Myös DESADV- ja INVOIC-sanomat ovat laajasti käytössä.
Ovatko EDI-sanomat samanlaisia kaikissa järjestelmissä?
Liiketoiminnallinen tarkoitus on yleensä sama, mutta sanomien tekninen rakenne voi vaihdella käytettävän standardin, kuten UN/EDIFACTin, XML:n tai Peppol BIS:n, mukaan.
Voiko yritys käyttää vain osaa sanomatyypeistä?
Kyllä. Yritys voi automatisoida vain ne liiketoimintaprosessin vaiheet, jotka tuottavat eniten hyötyä sen toiminnalle.
Tarvitsevatko kaikki liikekumppanit samat sanomat?
Eivät välttämättä. Sanomien käyttö riippuu liikekumppanin vaatimuksista, toimialasta ja sovituista toimintatavoista.
:format(jpeg))
)
)
)
)
)
)
)