:format(jpeg))
Hankintasanomat ovat keskeinen osa sähköistä sanomanvälitystä ja EDI-ratkaisuja. Niiden avulla esimerkiksi ostotilaukset, tilausvahvistukset, toimitusilmoitukset ja laskut siirtyvät järjestelmästä toiseen nopeasti, turvallisesti ja standardoidussa muodossa.
Tässä oppaassa kerromme, mitä hankintasanomat ovat, missä hankintaprosessin vaiheissa niitä käytetään ja mitä hyötyjä niiden automatisointi tarjoaa yrityksille.
Mitä hankintasanomilla tarkoitetaan?
Hankintasanomat ovat sähköisiä liiketoimintasanomia, joita yritykset käyttävät osto- ja toimitusprosessin eri vaiheissa. Ne sisältävät rakenteista tietoa, jonka tietojärjestelmät voivat käsitellä automaattisesti ilman manuaalista työtä.
Perinteisesti hankintaan liittyviä tietoja on välitetty sähköpostilla, PDF-dokumenteilla tai jopa paperilla. Tällöin vastaanottajan on usein täytynyt syöttää tiedot omaan järjestelmäänsä käsin, mikä hidastaa prosessia ja lisää virheiden riskiä.
Kun hankintasanomat välitetään sähköisesti esimerkiksi EDI:n tai Peppol-verkon kautta, tiedot siirtyvät suoraan yritysten järjestelmien välillä. Tämä nopeuttaa prosessia ja parantaa tiedon laatua.
Mitä hankintasanomia käytetään hankintaprosessissa?
Hankintaprosessi sisältää useita eri sanomia riippuen siitä, kuinka pitkälle prosessi on automatisoitu. Yleisimmät hankintasanomat ovat:
Kaikkia näitä sanomia ei käytetä jokaisessa yrityksessä, mutta mitä useampi vaihe automatisoidaan, sitä tehokkaammaksi hankintaprosessi muuttuu.
Miten hankintasanomat tehostavat hankintaprosessia?
Hankintasanomien suurin hyöty on tiedonkulun automatisointi.
Kun ostotilaus muodostetaan ERP-järjestelmässä, se voidaan lähettää automaattisesti toimittajalle sähköisenä sanomana. Toimittaja vastaanottaa tilauksen omassa järjestelmässään ja voi lähettää tilausvahvistuksen samalla tavalla takaisin. Myös toimitusilmoitus ja lasku voidaan välittää sähköisesti.
Tämän ansiosta:
tilaukset käsitellään nopeammin
manuaalinen työ vähenee
tiedonsyöttövirheet vähenevät
toimitusten seuranta paranee
laskutus nopeutuu
koko toimitusketju toimii tehokkaammin
Automatisoitu tiedonkulku parantaa myös läpinäkyvyyttä. Sekä ostajalla että toimittajalla on ajantasainen tieto tilausten etenemisestä, mikä helpottaa suunnittelua ja vähentää epäselvyyksiä.
Miten hankintasanomat liittyvät EDI:in?
EDI (Electronic Data Interchange) on yksi yleisimmistä tavoista välittää hankintasanomia sähköisesti.
EDI:n avulla hankintasanomat muunnetaan standardoituun muotoon, jonka eri yritysten tietojärjestelmät ymmärtävät. Näin sanomat voidaan siirtää automaattisesti yritykseltä toiselle riippumatta siitä, mitä ERP- tai taloushallintojärjestelmiä käytetään.
Nykyisin hankintasanomia voidaan välittää myös esimerkiksi Peppol-verkon kautta, joka tarjoaa yhteiset standardit ja toimintatavat yritysten väliseen sähköiseen sanomanvälitykseen.
Yrityksen näkökulmasta tärkeintä ei kuitenkaan ole käytetty teknologia, vaan se, että tiedot liikkuvat luotettavasti, turvallisesti ja ilman manuaalisia työvaiheita.
Missä hankintasanomia käytetään?
Hankintasanomia hyödynnetään lähes kaikilla toimialoilla, joilla tehdään yritysten välistä kauppaa.
Niitä käytetään erityisesti:
valmistavassa teollisuudessa
vähittäis- ja tukkukaupassa
logistiikassa
terveydenhuollossa
elintarviketeollisuudessa
julkisissa hankinnoissa
Erityisen hyödyllisiä hankintasanomat ovat silloin, kun tilauksia käsitellään suuria määriä tai toimitusketjuun osallistuu useita eri toimijoita.
Haluatko tehostaa hankintaprosessiasi sähköisellä sanomanvälityksellä?
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja selvitetään yrityksellesi sopiva ratkaisu.
)
Silja Jyrkinen
)
)
)
)
)
)