:format(jpeg))
Mitä EDI-integraatio tarkoittaa?
EDI-integraatio tarkoittaa sitä, että yrityksen liiketoimintajärjestelmät yhdistetään sähköiseen sanomanvälitykseen. Tällöin esimerkiksi ostotilaukset, tilausvahvistukset, toimitusilmoitukset ja laskut voidaan lähettää ja vastaanottaa automaattisesti ilman manuaalista tietojen syöttämistä.
Käytännössä integraatio muodostaa yhteyden yrityksen järjestelmien ja sanomanvälityspalvelun välille. Kun käyttäjä luo esimerkiksi ostotilauksen ERP-järjestelmässä, tieto voidaan muuntaa automaattisesti oikeaan sanomamuotoon ja lähettää vastaanottajalle.
Vastaavasti saapuvat sanomat voidaan käsitellä automaattisesti ja tallentaa suoraan yrityksen omiin järjestelmiin.
Mihin järjestelmiin EDI voidaan integroida?
EDI voidaan liittää useisiin eri liiketoimintajärjestelmiin. Ratkaisun laajuus riippuu yrityksen prosesseista ja siitä, missä vaiheissa tietojen käsittely halutaan automatisoida.
Yleisimpiä integraatiokohteita ovat:
ERP-järjestelmät
taloushallinnon järjestelmät
hankintajärjestelmät
varastonhallintajärjestelmät (WMS)
kuljetusten hallintajärjestelmät (TMS)
verkkokauppa-alustat
asiakkuudenhallintajärjestelmät (CRM)
Monissa yrityksissä EDI yhdistää useita järjestelmiä samanaikaisesti, jolloin tieto kulkee saumattomasti koko liiketoimintaprosessin läpi.
Miten EDI-integraation käyttöönotto etenee?
Vaikka jokainen projekti on erilainen, EDI-integraation käyttöönotto noudattaa yleensä samanlaisia vaiheita.
1. Nykytilan kartoitus
Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään:
mitä järjestelmiä yrityksellä on käytössä
mitä sanomia halutaan automatisoida
keiden liikekumppaneiden kanssa sanomia vaihdetaan
mitä standardeja tarvitaan
Huolellinen kartoitus auttaa valitsemaan yritykselle sopivan integraatiomallin.
2. Integraation suunnittelu
Seuraavaksi määritellään, miten tiedot liikkuvat eri järjestelmien välillä.
Suunnittelussa huomioidaan esimerkiksi:
sanomastandardit
tietokenttien vastaavuudet
liikekumppanikohtaiset vaatimukset
tietoturva
virhetilanteiden käsittely
Hyvä suunnittelu vähentää käyttöönoton riskejä ja helpottaa järjestelmän ylläpitoa.
3. Toteutus ja testaus
Kun integraatio on rakennettu, sanomaliikennettä testataan yhdessä liikekumppaneiden kanssa.
Testauksessa varmistetaan esimerkiksi, että:
sanomat muodostuvat oikein
tiedot siirtyvät oikeisiin kenttiin
virhetilanteet tunnistetaan
järjestelmät käsittelevät sanomat odotetulla tavalla
Huolellinen testaus on onnistuneen käyttöönoton edellytys.
4. Käyttöönotto ja seuranta
Kun testaus on hyväksytty, integraatio otetaan tuotantokäyttöön.
Käyttöönoton jälkeen sanomaliikennettä seurataan, jotta mahdolliset poikkeamat voidaan havaita nopeasti. Samalla voidaan lisätä uusia liikekumppaneita tai uusia sanomatyyppejä liiketoiminnan tarpeiden kasvaessa.
Pilvipohjainen EDI-palvelu vai oma EDI-ratkaisu?
Yrityksellä on useita vaihtoehtoja sähköisen sanomanvälityksen toteuttamiseen. Ratkaisu voidaan rakentaa yrityksen omaan ympäristöön tai hyödyntää ulkoista palveluntarjoajaa, joka vastaa sanomien välityksestä, muunnoksista ja yhteyksistä eri liikekumppaneihin.
Pilvipohjainen EDI-palvelu
Yhä useampi yritys valitsee pilvipohjaisen EDI-palvelun, jossa sanomanvälitys toimii palveluna. Tällöin yrityksen ei tarvitse rakentaa tai ylläpitää omaa EDI-infrastruktuuria, vaan palveluntarjoaja huolehtii sanomien välityksestä, sanomamuunnoksista, yhteyksistä eri verkostoihin sekä järjestelmän jatkuvasta ylläpidosta.
Strålforsin ratkaisu perustuu tähän toimintamalliin. Yritys liittää omat liiketoimintajärjestelmänsä Strålforsin sanomanvälityspalveluun, joka välittää liiketoimintasanomat oikeille vastaanottajille riippumatta siitä, käyttävätkö ne esimerkiksi EDI-, Peppol- tai muita sähköisen sanomanvälityksen standardeja.
Tämän mallin etuja ovat esimerkiksi:
yksi integraatio useisiin liikekumppaneihin
vähemmän ylläpidettäviä yhteyksiä
sanomamuunnokset eri formaattien välillä
skaalautuvuus liiketoiminnan kasvaessa
mahdollisuus hyödyntää useita sanomanvälitysverkostoja saman palvelun kautta
palvelun jatkuva ylläpito ja kehittäminen ilman yrityksen omaa infrastruktuuria
Yrityksen näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että se voi keskittyä omaan liiketoimintaansa samalla, kun sanomanvälityksen tekninen toteutus ja ylläpito ovat kokeneen palveluntarjoajan vastuulla.
Oma EDI-ratkaisu
Joissakin organisaatioissa EDI-ratkaisu toteutetaan yrityksen omassa IT-ympäristössä. Tällöin yritys vastaa itse integraatioista, sanomamuunnoksista, yhteyksistä liikekumppaneihin sekä järjestelmän ylläpidosta.
Oma ratkaisu voi olla perusteltu esimerkiksi silloin, kun yrityksellä on hyvin erityisiä liiketoiminta- tai tietoturvavaatimuksia. Samalla se kuitenkin edellyttää enemmän teknisiä resursseja sekä jatkuvaa ylläpitoa.
Monille yrityksille palvelupohjainen ratkaisu on kustannustehokkaampi vaihtoehto, sillä se yksinkertaistaa sanomanvälityksen hallintaa ja helpottaa uusien liikekumppaneiden liittämistä osaksi sähköistä tiedonsiirtoa.
Mitä hyötyä EDI-integraatiosta on?
Hyvin toteutettu EDI-integraatio tuo hyötyjä koko organisaatiolle.
Keskeisiä etuja ovat:
vähemmän manuaalista tiedonsyöttöä
nopeampi tilausten käsittely
pienempi virheriski
ajantasainen tieto koko toimitusketjussa
tehokkaampi laskutus
parempi asiakaspalvelu
helpompi uusien liikekumppaneiden liittäminen
mahdollisuus automatisoida koko hankintaprosessi
Integraation ansiosta työntekijöiden aikaa vapautuu rutiinitehtävistä liiketoiminnan kehittämiseen ja asiakkaiden palvelemiseen.
Toteuta EDI-integraatio sujuvasti
Onnistunut EDI-integraatio yhdistää yrityksen järjestelmät tehokkaaksi kokonaisuudeksi, jossa liiketoimintasanomat siirtyvät automaattisesti oikeille vastaanottajille. Strålfors auttaa suunnittelemaan ja toteuttamaan EDI-ratkaisun, joka tukee yrityksesi nykyisiä järjestelmiä ja mukautuu liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin.
Haluatko automatisoida sanomanvälityksen ja integroida EDI:n osaksi liiketoimintaprosessejasi?
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja keskustellaan yrityksellesi sopivasta ratkaisusta.
)
Silja Jyrkinen
)
)
)
)
)
)