:format(jpeg))
Sähköinen arkistointi – enemmän kuin asiakirjojen säilyttämistä
Yrityksissä syntyy päivittäin valtava määrä asiakirjoja – laskuja, sopimuksia, tilausvahvistuksia, asiakasviestintää ja muita liiketoiminnan kannalta tärkeitä dokumentteja. Vaikka suuri osa niistä on jo digitaalisia, niiden hallinta voi silti olla hajallaan eri järjestelmissä ja tiedostoissa.
Sähköinen arkistointi ei ole pelkästään tapa säilyttää asiakirjoja. Parhaimmillaan sähköinen arkisto toimii yrityksen keskitettynä tietovarastona, jonka avulla asiakirjat löytyvät nopeasti, täyttävät lainsäädännön vaatimukset ja tukevat liiketoiminnan päivittäisiä prosesseja.
Hyvin toteutettu sähköinen arkisto palvelee koko organisaatiota – taloushallintoa, asiakaspalvelua, myyntiä, HR:ää ja kaikkia, jotka tarvitsevat nopeasti oikeaa tietoa.
Mitä sähköinen arkistointi tarkoittaa?
Sähköinen arkistointi tarkoittaa asiakirjojen pitkäaikaista, turvallista ja hallittua säilyttämistä digitaalisessa muodossa.
Toisin kuin tavallinen tiedostojen tallennus, sähköinen arkisto mahdollistaa esimerkiksi:
asiakirjojen nopean haun
metatietojen hyödyntämisen
käyttöoikeuksien hallinnan
asiakirjojen versionhallinnan
säilytysaikojen hallinnan
tietoturvallisen pitkäaikaissäilytyksen.
Hyvä sähköinen arkisto ei siis ole pelkkä digitaalinen kansio, vaan aktiivinen osa yrityksen tiedonhallintaa.
Mitä asiakirjoja voidaan arkistoida?
Sähköinen arkisto soveltuu lähes kaikille liiketoiminnan asiakirjoille.
Esimerkiksi:
myynti- ja ostolaskut
sopimukset
tilausvahvistukset
toimitusasiakirjat
palkka- ja henkilöstöasiakirjat
asiakasviestintä
viranomaisasiakirjat
raportit
skannatut paperiasiakirjat
Kun kaikki asiakirjat löytyvät yhdestä paikasta, tiedon hallinta helpottuu ja erillisten arkistojen tarve vähenee.
Sähköinen arkisto on myös asiakaspalvelun työkalu
Moni ajattelee sähköistä arkistoa ensisijaisesti lakisääteisenä säilytyspaikkana. Käytännössä sen arvo näkyy usein juuri asiakaspalvelussa.
Kun asiakas ottaa yhteyttä esimerkiksi laskuun, sopimukseen tai aiempaan viestintään liittyvässä asiassa, asiakaspalvelijan täytyy löytää oikeat tiedot nopeasti.
Jos asiakirjoja täytyy etsiä useista järjestelmistä, asiakaspalvelutilanne pitkittyy ja asiakkaan kokemus heikkenee.
Keskitetyn sähköisen arkiston avulla asiakaspalvelija voi löytää tarvittavat tiedot yhdestä paikasta ja vastata asiakkaan kysymyksiin tehokkaammin.
360 asteen näkymä asiakasviestintään
Asiakaspalvelussa yksittäinen asiakirja ei aina riitä. Usein tarvitaan kokonaiskuva siitä, mitä asiakkaalle on viestitty eri vaiheissa.
Hyvin suunniteltu sähköinen arkisto voi tarjota yhdestä näkymästä esimerkiksi:
asiakkaalle lähetetyt laskut
maksumuistutukset
sopimukset
tilausvahvistukset
kirjeet
sähköiset asiakasviestit
muut asiakkaalle toimitetut asiakirjat.
Kun koko asiakasviestinnän historia löytyy nopeasti, asiakaspalvelija saa kokonaiskuvan asiakkaan tilanteesta ilman, että tietoa tarvitsee etsiä useista järjestelmistä.
Tämä nopeuttaa asiakaspalvelua, vähentää virheitä ja parantaa asiakaskokemusta.
Arkisto ei ole paikka, johon asiakirjat päätyvät – vaan paikka, josta niitä käytetään
Yrityksessä asiakirjoja tarvitaan jatkuvasti.
Niitä haetaan esimerkiksi:
reklamaatioiden käsittelyssä
laskujen selvittämisessä
sopimusneuvotteluissa
auditoinneissa
viranomaispyynnöissä
sisäisessä päätöksenteossa
Siksi hyvä sähköinen arkisto keskittyy yhtä paljon tiedon löytymiseen kuin sen säilyttämiseen.
Nopeat hakutoiminnot, metatiedot ja selkeät käyttöoikeudet tekevät arkistosta päivittäisen työkalun koko organisaatiolle.
Mitä hyötyä sähköisestä arkistoinnista on?
Hyvin toteutettu sähköinen arkistointi tarjoaa hyötyjä monelle liiketoiminnan osa-alueelle.
Yritys voi saavuttaa esimerkiksi:
nopeamman tiedonhaun
vähemmän manuaalista työtä
paremman asiakaspalvelun
pienemmät arkistointikustannukset
paremman tietoturvan
paremman auditointivalmiuden
vähemmän kadonneita asiakirjoja
tehokkaamman yhteistyön organisaation eri yksiköiden välillä.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus
Moniin asiakirjoihin liittyy lakisääteisiä säilytysvaatimuksia sekä henkilötietojen käsittelyä koskevia velvoitteita.
Hyvän sähköisen arkistoratkaisun tulisi tukea esimerkiksi:
käyttöoikeuksien hallintaa
lokitietojen tallentamista
tietojen suojaamista
säilytysaikojen hallintaa
organisaation tietoturvakäytäntöjä.
Näin yritys voi hallita asiakirjojaan turvallisesti ja tukea vaatimustenmukaista toimintaa.
Integraatiot tekevät arkistosta osan liiketoimintaa
Sähköinen arkisto toimii parhaiten silloin, kun se ei ole erillinen järjestelmä.
Arkisto voidaan integroida esimerkiksi:
ERP-järjestelmään
CRM-järjestelmään
laskutusratkaisuihin
asiakirjatuotantoon
asiakasportaaleihin.
Kun asiakirjat siirtyvät arkistoon automaattisesti, erillisiä tallennusvaiheita ei tarvita ja tieto pysyy ajan tasalla koko organisaatiossa.
Millainen on hyvä sähköinen arkistoratkaisu?
Hyvä sähköinen arkisto tarjoaa enemmän kuin pelkän tallennuspaikan.
Siinä yhdistyvät esimerkiksi:
turvallinen pitkäaikaissäilytys
tehokkaat hakutoiminnot
metatietojen hyödyntäminen
käyttöoikeuksien hallinta
integraatiot muihin järjestelmiin
skaalautuvuus
helppokäyttöisyys
mahdollisuus hyödyntää arkistoituja tietoja päivittäisessä työssä
Hyödynnä sähköistä arkistoa osana liiketoimintaa
Sähköinen arkistointi on paljon enemmän kuin asiakirjojen säilyttämistä. Se auttaa yritystä hallitsemaan tietoa tehokkaasti, tukee asiakaspalvelua, nopeuttaa tiedonhakua ja parantaa koko organisaation toimintaa.
Strålforsin eArkisto tarjoaa turvallisen ja keskitetyn ratkaisun yrityksen asiakirjojen hallintaan koko niiden elinkaaren ajan. Ratkaisu tukee pitkäaikaissäilytystä, tehokkaita hakutoimintoja ja integraatioita olemassa oleviin järjestelmiin. Lisäksi eArkisto voi toimia asiakaspalvelun työkaluna tarjoamalla 360 asteen näkymän asiakkaalle toimitettuihin asiakirjoihin ja viestintään, jolloin oikea tieto löytyy nopeasti yhdestä paikasta. Näin sähköinen arkisto muuttuu passiivisesta säilytyspaikasta aktiiviseksi osaksi yrityksen päivittäisiä prosesseja.
Kiinnostaako eArkisto?
Ota rohkeasti yhteyttä, jos haluat kuulla aiheesta lisää!
)
Silja Jyrkinen
)
)