:format(jpeg))
PDF/A-formaatti kirjanpidossa – miksi sillä on merkitystä?
Yritysten kirjanpitoaineisto säilytetään usein vuosia tai jopa vuosikymmeniä. Tänä aikana asiakirjojen täytyy pysyä muuttumattomina, luettavina ja helposti löydettävinä riippumatta siitä, mitä ohjelmistoja tai laitteita tulevaisuudessa käytetään.
Tämän vuoksi pelkkä tavallinen PDF ei aina ole paras vaihtoehto pitkäaikaiseen säilyttämiseen.
PDF/A on pitkäaikaissäilytykseen kehitetty tiedostomuoto, jonka tavoitteena on varmistaa, että asiakirjat voidaan avata ja lukea myös vuosien kuluttua.
Tässä oppaassa kerromme, mitä PDF/A tarkoittaa, miten se eroaa tavallisesta PDF:stä ja miksi pitkäaikaissäilytyksen lisäksi myös asiakirjojen saavutettavuus kannattaa huomioida.
Mikä on PDF/A?
PDF/A on ISO 19005 -standardiin perustuva PDF-tiedostomuoto, joka on suunniteltu digitaalisten asiakirjojen pitkäaikaiseen arkistointiin.
Sen tavoitteena on varmistaa, että asiakirjan sisältö säilyy muuttumattomana ja luettavana riippumatta siitä, millä ohjelmistolla tai käyttöjärjestelmällä tiedosto avataan tulevaisuudessa.
Tämän vuoksi PDF/A:ssa esimerkiksi asiakirjan käyttämät fontit sisällytetään tiedostoon eikä tiedosto saa sisältää sellaisia ulkoisia riippuvuuksia, jotka voisivat estää sen avaamisen myöhemmin.
Miten PDF/A eroaa tavallisesta PDF:stä?
Vaikka PDF ja PDF/A näyttävät käyttäjän näkökulmasta lähes samanlaisilta, niiden käyttötarkoitus on erilainen.
PDF/A:n tarkoituksena ei ole korvata tavallista PDF:tä kaikissa tilanteissa, vaan tarjota luotettava tiedostomuoto silloin, kun asiakirjoja on säilytettävä pitkään.
Miksi PDF/A on tärkeä kirjanpidossa?
Kirjanpitoaineistoa voidaan tarvita vielä vuosien päästä esimerkiksi:
tilintarkastuksissa
viranomaisvalvonnassa
verotukseen liittyvissä selvityksissä
oikeudellisissa tilanteissa
yrityksen omassa historiatiedossa
Näissä tilanteissa on tärkeää, että asiakirjat voidaan avata ja että niiden sisältö vastaa alkuperäistä.
PDF/A auttaa varmistamaan, että esimerkiksi laskut, tositteet ja muut kirjanpitoaineistoon kuuluvat asiakirjat säilyvät luettavina koko niiden lakisääteisen säilytysajan.
Pitkäaikaissäilytys ei tarkoita vain tiedoston säilyttämistä
Digitaalinen asiakirja voi säilyä tallessa vuosikymmeniä, mutta siitä ei ole hyötyä, jos sitä ei pystytä avaamaan tai sen sisältö ei enää näy oikein.
Pitkäaikaissäilytyksessä huomio kiinnittyykin sekä tiedoston säilymiseen että siihen, että asiakirja pysyy käytettävänä tulevaisuudessa.
PDF/A on suunniteltu vastaamaan juuri tähän tarpeeseen. Se auttaa varmistamaan, että asiakirja voidaan avata myös silloin, kun alkuperäiset ohjelmistot tai käyttöympäristöt ovat muuttuneet.
Myös saavutettavuus kannattaa huomioida
Digitaalisten asiakirjojen laatu ei muodostu pelkästään siitä, kuinka hyvin ne säilyvät.
Yhä useammat organisaatiot kiinnittävät huomiota myös asiakirjojen saavutettavuuteen, jotta mahdollisimman moni käyttäjä pystyy lukemaan niitä.
Saavutettava PDF voi sisältää esimerkiksi:
selkeän otsikkorakenteen
oikean lukemisjärjestyksen
tunnisteita ruudunlukijoita varten
tekstivastineita kuville
helposti hahmoteltavan rakenteen
On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että PDF/A ja saavutettava PDF eivät tarkoita samaa asiaa.
Parhaimmillaan digitaalinen asiakirja täyttää molemmat tavoitteet: se säilyy luotettavasti pitkään ja on samalla kaikkien käyttäjien saavutettavissa.
Riittääkö PDF/A yksin?
PDF/A on erinomainen tiedostomuoto pitkäaikaissäilytykseen, mutta yksin se ei ratkaise asiakirjojen hallintaa.
Yrityksen täytyy pystyä myös:
löytämään asiakirjat nopeasti
hallitsemaan käyttöoikeuksia
noudattamaan säilytysaikoja
seuraamaan asiakirjojen käyttöä
integroimaan arkisto muihin järjestelmiin
Näihin tarpeisiin tarvitaan sähköinen arkistoratkaisu.
PDF/A ja sähköinen arkisto täydentävät toisiaan
PDF/A huolehtii siitä, että yksittäinen asiakirja säilyy pitkäaikaisesti luettavana.
Sähköinen arkisto puolestaan huolehtii siitä, että asiakirjat löytyvät helposti, niiden käyttöä voidaan hallita ja ne säilytetään turvallisesti koko niiden elinkaaren ajan.
Yhdessä ne muodostavat perustan pitkäjänteiselle digitaalisten asiakirjojen hallinnalle.
Hallitse asiakirjojen koko elinkaarta
Pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen hallinta ei ole pelkästään oikean tiedostomuodon valintaa. Yrityksen on myös huolehdittava siitä, että asiakirjat löytyvät helposti, säilyvät turvallisesti ja ovat käytettävissä koko niiden elinkaaren ajan.
Strålforsin eArkisto tarjoaa keskitetyn ratkaisun digitaalisten asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen ja hallintaan. Kun sähköinen arkisto yhdistetään pitkäaikaissäilytykseen soveltuviin tiedostomuotoihin, kuten PDF/A:han, yritys voi varmistaa sekä asiakirjojen säilyvyyden että niiden tehokkaan hyödyntämisen vuosienkin kuluttua.
Kiinnostaako asiakirjojen pitkäaikainen säilytys ja sen ratkaisut?
Ota rohkeasti yhteyttä, jos haluat kuulla aiheesta lisää!
)
Silja Jyrkinen
)
)
)
)
)
)