:format(jpeg))
Saavutettavat digitaaliset asiakirjat – miksi saavutettavuus on tärkeää?
Yritykset ja julkiset organisaatiot viestivät asiakkailleen yhä enemmän digitaalisesti. Laskut, sopimukset, päätökset, asiakaskirjeet ja muut asiakirjat toimitetaan sähköisesti eri kanavien kautta. Jotta digitaalinen viestintä palvelisi mahdollisimman hyvin kaikkia käyttäjiä, asiakirjojen tulee olla saavutettavia.
Saavutettavuus tarkoittaa sitä, että mahdollisimman moni pystyy käyttämään digitaalista sisältöä riippumatta esimerkiksi toimintakyvystä, käytettävästä laitteesta tai avustavista teknologioista. Saavutettavuus ei ole enää pelkästään hyvän asiakaskokemuksen osa, vaan yhä useammin myös lainsäädännön ja asiakkaiden odotusten edellyttämä ominaisuus.
Miksi saavutettavuus on yhä tärkeämpää?
Digitaalisten palvelujen ja asiakirjojen saavutettavuuteen kohdistuu jatkuvasti enemmän vaatimuksia.
EU:n saavutettavuusdirektiivi velvoittaa julkisen sektorin organisaatioita huolehtimaan verkkopalveluidensa ja digitaalisten sisältöjensä saavutettavuudesta. Lisäksi European Accessibility Act (EAA) laajentaa saavutettavuusvaatimuksia useisiin yksityisen sektorin tuotteisiin ja palveluihin, mikä on lisännyt saavutettavuuden merkitystä myös yrityksissä.
Vaikka kaikki organisaatiot eivät kuulu suoraan sääntelyn piiriin, saavutettavuudesta on tullut tärkeä osa digitaalisten palvelujen suunnittelua ja asiakaskokemusta.
Saavutettavuus kannattaa huomioida esimerkiksi:
laskuissa
sopimuksissa
asiakaskirjeissä
päätöksissä
digitaalisissa ilmoituksissa
asiakasportaaleissa
muissa sähköisissä asiakirjoissa
Mitä saavutettavuus tarkoittaa digitaalisissa asiakirjoissa?
Moni yhdistää saavutettavuuden verkkosivuihin, mutta samat periaatteet koskevat myös digitaalisia asiakirjoja.
Hyvin toteutettu asiakirja on:
helposti luettava
selkeästi jäsennelty
yhteensopiva ruudunlukijoiden kanssa
toimiva eri päätelaitteilla
ymmärrettävä mahdollisimman monelle käyttäjälle
Kun asiakirja on suunniteltu saavutettavaksi, käyttäjän ei tarvitse nähdä ylimääräistä vaivaa tiedon löytämiseksi tai sen ymmärtämiseksi.
Saavutettavuus parantaa asiakaskokemusta
Saavutettavuutta pidetään usein pelkästään lakisääteisenä velvoitteena. Todellisuudessa kyse on myös hyvästä asiakaskokemuksesta.
Kun asiakas saa helposti luettavan laskun, sopimuksen tai muun asiakirjan, hän löytää tarvitsemansa tiedot nopeammin ja pystyy hoitamaan asiansa ilman ylimääräisiä yhteydenottoja asiakaspalveluun.
Hyvä saavutettavuus tarkoittaa esimerkiksi:
selkeää rakennetta
ymmärrettävää kieltä
riittävää kontrastia
loogista etenemistä
toimivuutta myös mobiililaitteilla
Hyvin suunniteltu asiakirja hyödyttää kaikkia käyttäjiä, ei pelkästään henkilöitä, jotka käyttävät avustavia teknologioita.
Mitä saavutettava PDF sisältää?
Saavutettava PDF on enemmän kuin visuaalisesti selkeä asiakirja. Siihen voidaan lisätä rakenteellisia tietoja, joiden avulla myös ruudunlukijat ja muut avustavat teknologiat pystyvät tulkitsemaan sisällön oikein.
Saavutettava PDF voi sisältää esimerkiksi:
otsikkotasot
oikean lukemisjärjestyksen
taulukoiden rakenteet
tekstivastineet kuville
asiakirjan kielimäärityksen
tunnisteet ruudunlukijoita varten.
Näiden ominaisuuksien ansiosta asiakirja on käytettävissä mahdollisimman monelle käyttäjälle.
Saavutettavuus ja PDF/A eivät ole sama asia
Saavutettava PDF ja pitkäaikaissäilytykseen tarkoitettu PDF/A palvelevat eri tarkoituksia.
Parhaimmillaan digitaalinen asiakirja täyttää molemmat tavoitteet: se säilyy luotettavasti pitkään ja on samalla kaikkien käyttäjien saavutettavissa.
Saavutettavuus koskee myös laskuja ja asiakasviestintää
Digitaalinen asiakasviestintä ei rajoitu verkkosivuihin.
Myös esimerkiksi:
laskut
sopimukset
tilausvahvistukset
asiakaskirjeet
viranomaispäätökset
digitaaliset ilmoitukset
ovat osa asiakkaan käyttökokemusta.
Kun nämä asiakirjat suunnitellaan saavutettaviksi, asiakkaat voivat käyttää niitä itsenäisesti riippumatta siitä, millä laitteella tai apuvälineellä he asioivat.
Tämä parantaa sekä palvelun laatua että asiakastyytyväisyyttä.
Saavutettavuus kannattaa huomioida jo asiakirjan suunnittelussa
Saavutettavuus on helpointa toteuttaa silloin, kun se huomioidaan jo asiakirjapohjien ja digitaalisen asiakasviestinnän suunnittelussa.
selkeä otsikkorakenne
looginen sisältöjärjestys
ymmärrettävä kieli
saavutettavat PDF-tiedostot
mobiiliystävällinen toteutus
saavutettavuuden testaaminen osana laadunvarmistusta
Kun saavutettavuus sisällytetään osaksi asiakirjatuotantoa alusta alkaen, muutostarpeet myöhemmin vähenevät.
Digitaaliset asiakirjat kehittyvät PDF:stä eteenpäin
Perinteinen PDF on edelleen tärkeä tiedostomuoto monissa tilanteissa.
Samalla yhä useammat organisaatiot hyödyntävät responsiivisia digitaalisia asiakirjoja, jotka mukautuvat automaattisesti eri päätelaitteille.
Responsiiviset HTML-pohjaiset asiakirjat voivat tarjota paremman käyttökokemuksen kuin perinteinen A4-muotoinen dokumentti, erityisesti mobiililaitteilla. Ne mahdollistavat myös vuorovaikutteisia toimintoja ja voivat tukea saavutettavuutta jo lähtökohtaisesti, kun sisältö mukautuu käyttäjän laitteeseen ja on helposti luettavissa.
Kehitä saavutettavaa digitaalista asiakasviestintää
Saavutettavuus on olennainen osa nykyaikaista digitaalista asiakasviestintää. Kun asiakirjat ovat selkeitä, helposti käytettäviä ja mahdollisimman monen saavutettavissa, myös asiakaskokemus paranee ja organisaatio on paremmin valmistautunut muuttuvaan sääntelyyn.
Strålfors auttaa organisaatioita kehittämään digitaalista asiakasviestintää, jossa yhdistyvät saavutettavuus, monikanavainen jakelu ja modernit asiakirjaratkaisut. Olipa kyse laskuista, asiakaskirjeistä tai muista liiketoiminnan dokumenteista, saavutettavuuden huomioiminen jo suunnitteluvaiheessa tukee sekä käyttäjäkokemusta että vaatimustenmukaista toimintaa.
Kiinnostaako saavutettavuus ja sen ratkaisut?
Ota rohkeasti yhteyttä, jos haluat kuulla aiheesta lisää!
)
Silja Jyrkinen
)
)
)
)
)
)