:format(jpeg))
Kirjanpitoaineiston säilytysajat – mitä yrityksen tulee tietää?
Jokainen yritys käsittelee kirjanpitoaineistoa, jonka säilyttämiseen liittyy lakisääteisiä vaatimuksia. Tilinpäätökset, tositteet, laskut ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä määräajan, jotta yritys täyttää kirjanpitolain velvoitteet ja pystyy tarvittaessa osoittamaan liiketapahtumansa.
Vaikka aineisto on nykyisin usein sähköisessä muodossa, samat säilytysvelvollisuudet koskevat myös digitaalisia asiakirjoja.
Tässä oppaassa käymme läpi, kuinka pitkään kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää, mitä asiakirjoja vaatimukset koskevat ja miten sähköinen arkistointi helpottaa aineiston hallintaa.
Mitä kirjanpitoaineistolla tarkoitetaan?
Kirjanpitoaineistolla tarkoitetaan kaikkia asiakirjoja ja tietoja, joiden perusteella yrityksen kirjanpito laaditaan ja joiden avulla liiketapahtumat voidaan todentaa.
Kirjanpitoaineistoon kuuluu esimerkiksi:
osto- ja myyntilaskut
kuitit ja muut tositteet
tiliotteet
pää- ja päiväkirjat
tilinpäätös
toimintakertomus (tarvittaessa)
tililuettelo
liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto
muu kirjanpidon perustana oleva aineisto
Nykyään suuri osa tästä aineistosta syntyy sähköisesti, minkä vuoksi myös arkistointi toteutetaan yhä useammin digitaalisesti.
Kuinka pitkään kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää?
Kirjanpitolaki määrittelee kirjanpitoaineistolle vähimmäissäilytysajat. Jos muu lainsäädäntö ei edellytä pidempää säilytysaikaa, yrityksen tulee noudattaa seuraavia määräaikoja.
Yhteenvetona: Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet, kuten osto- ja myyntilaskut, sekä liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Huomio: Joihinkin asiakirjoihin, kuten palkka- ja henkilöstöaineistoon, voi soveltua muuta lainsäädäntöä, joka edellyttää pidempiä säilytysaikoja kuin kirjanpitolaki.
Miksi säilytysajat ovat tärkeitä?
Kirjanpitoaineiston säilyttämisen tarkoituksena on varmistaa, että yrityksen taloudelliset tapahtumat voidaan todentaa myös vuosien kuluttua.
Säilytysajat tukevat esimerkiksi:
tilintarkastuksia
viranomaistarkastuksia
verotukseen liittyviä selvityksiä
oikeudellisten tilanteiden selvittämistä
yrityksen omaa talouden seurantaa
Jos kirjanpitoaineistoa ei ole säilytetty asianmukaisesti tai sitä ei löydy tarvittaessa, yritykselle voi aiheutua merkittäviä taloudellisia ja oikeudellisia riskejä.
Voiko kirjanpitoaineiston säilyttää sähköisesti?
Kyllä. Kirjanpitolaki mahdollistaa kirjanpitoaineiston sähköisen säilyttämisen. Olennaista ei ole aineiston muoto, vaan se, että asiakirjat säilyvät koko säilytysajan:
muuttumattomina
helposti löydettävinä
luettavina
tietoturvallisesti suojattuina
viranomaisen ja tilintarkastajan tarkastettavissa ilman aiheetonta viivettä.
Monille yrityksille sähköinen arkistointi onkin tehokkain tapa täyttää nämä vaatimukset.
Pelkkä tiedostojen tallennus ei riitä
Kirjanpitoaineisto löytyy monessa organisaatiossa verkkolevyiltä, pilvipalveluista tai sähköposteista. Vaikka asiakirjat ovat digitaalisia, niiden hallinta voi silti olla hajanaista.
Hyvä sähköinen arkisto tarjoaa tiedostojen säilyttämisen lisäksi esimerkiksi:
tehokkaat hakutoiminnot
metatietojen hyödyntämisen
käyttöoikeuksien hallinnan
lokitiedot
pitkäaikaissäilytyksen
integraatiot muihin liiketoimintajärjestelmiin
Näin asiakirjat löytyvät nopeasti myös vuosien kuluttua.
Säilytysajat kannattaa automatisoida
Kun yrityksellä on tuhansia tai jopa satoja miljoonia asiakirjoja, säilytysaikojen hallinta manuaalisesti on työlästä.
Sähköinen arkisto voi auttaa esimerkiksi:
määrittämään eri asiakirjatyypeille oikeat säilytysajat
hallitsemaan asiakirjojen koko elinkaarta
tukemaan hallittua poistamista säilytysajan päätyttyä
tallentamaan lokitiedot tehdyistä toimenpiteistä
vähentämään manuaalista työtä ja virheriskiä.
Näin yritys voi huolehtia vaatimustenmukaisuudesta tehokkaammin.
Sähköinen arkisto helpottaa myös tiedon löytämistä
Kirjanpitoaineistoa ei säilytetä pelkästään viranomaistarkastuksia varten.
Samoja asiakirjoja tarvitaan päivittäin esimerkiksi:
taloushallinnossa
asiakaspalvelussa
tilintarkastuksissa
reklamaatioiden käsittelyssä
johdon päätöksenteossa
Kun kaikki aineisto löytyy yhdestä keskitetystä arkistosta, tiedon etsimiseen kuluu vähemmän aikaa ja organisaation eri yksiköt hyödyntävät samaa ajantasaista tietoa.
Hallitse kirjanpitoaineistoa tehokkaasti sähköisen arkiston avulla
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen ei ole pelkästään lakisääteinen velvollisuus. Hyvin toteutettu sähköinen arkisto auttaa myös löytämään asiakirjat nopeasti, tukee päivittäistä työskentelyä ja vähentää manuaalista hallintaa.
Strålforsin eArkisto tarjoaa turvallisen ja keskitetyn ratkaisun yrityksen asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Ratkaisu tukee tehokkaita hakutoimintoja, käyttöoikeuksien hallintaa ja integraatioita muihin liiketoimintajärjestelmiin, jolloin kirjanpitoaineisto on helposti käytettävissä koko sen elinkaaren ajan.
Mietityttääkö kirjanpitoaineiston säilytys ja sen ratkaisut?
Ota rohkeasti yhteyttä, jos haluat kuulla aiheesta lisää!
)
Silja Jyrkinen
)
)
)
)