Suomi.fi-viestit tarjoaa turvallisen digitaalisen kanavan viranomaisviestintään, mutta se on vain yksi osa toimivaa asiakasviestintää. Käytännössä organisaatioiden on pystyttävä hyödyntämään rinnakkain myös esimerkiksi e-laskuja, verkkolaskuja ja paperipostia.
Omnikanavaisessa viestinvälityksessä tavoitteena on toimittaa jokainen viesti vastaanottajalle tarkoituksenmukaisinta kanavaa pitkin – ilman, että organisaation tarvitsee hallita erillisiä lähetysprosesseja.
Kuntien asiakasviestintä koostuu monenlaisista viesteistä
Kuntien viestintä kattaa huomattavasti enemmän kuin viranomaispäätökset. Päivittäin lähetetään esimerkiksi:
rakennus- ja lupapäätöksiä
varhaiskasvatukseen liittyviä päätöksiä
ajanvarausvahvistuksia ja muistutuksia
kuluttajalaskuja
yritysten verkkolaskuja
tiedotteita ja ilmoituksia
muita asiointiin liittyviä asiakirjoja.
Jokaisella viestillä on oma käyttötarkoituksensa, minkä vuoksi myös sopivin jakelukanava vaihtelee.
Jokaiselle viestille oikea jakelukanava
Omnikanavaisessa viestinvälityksessä ei pyritä käyttämään yhtä kanavaa kaikkeen viestintään. Sen sijaan jokainen viesti toimitetaan vastaanottajalle tarkoituksenmukaisimmalla tavalla.
Esimerkiksi:
Kun eri kanavat toimivat yhtenä kokonaisuutena, viestien toimittaminen on sujuvaa sekä lähettäjälle että vastaanottajalle.
Suomi.fi-viestit osana kokonaisuutta
Suomi.fi-viestit soveltuu erityisesti turvalliseen viranomaisviestintään. Sen avulla kunta voi toimittaa esimerkiksi päätöksiä ja muita asiointiin liittyviä viestejä sähköisesti niille vastaanottajille, jotka käyttävät palvelua.
Kaikkia viestejä ei kuitenkaan toimiteta Suomi.fi-viestien kautta. Esimerkiksi kuluttajalaskut lähetetään usein e-laskuina ja yrityksille osoitetut laskut verkkolaskuina. Lisäksi osa vastaanottajista tarvitsee edelleen paperipostia.
Siksi Suomi.fi-viestit toimii parhaiten osana laajempaa viestintäratkaisua, jossa eri jakelukanavat täydentävät toisiaan.
Omnikanavainen viestinvälitys yksinkertaistaa kuntien arkea
Kun viestinvälitys keskitetään yhden palvelun kautta, organisaation omat järjestelmät voivat tuottaa viestit normaalisti, mutta niiden jakelu hoidetaan keskitetysti.
Yhdestä lähetysprosessista viestit voidaan välittää esimerkiksi:
Tämä vähentää erillisten integraatioiden ja toimintamallien tarvetta sekä helpottaa viestinnän hallintaa.
Paperiposti kuuluu edelleen osaksi asiakasviestintää
Vaikka digitaalinen asiointi kasvaa, paperipostilla on edelleen tärkeä rooli kuntien viestinnässä.
Kaikki vastaanottajat eivät käytä Suomi.fi-viestejä tai vastaanota laskuja sähköisesti. Lisäksi tietyissä tilanteissa paperinen asiakirja voi olla edelleen tarkoituksenmukainen toimitustapa.
Kun paperiposti kuuluu samaan omnikanavaiseen kokonaisuuteen kuin digitaaliset kanavat, organisaation ei tarvitse ylläpitää erillisiä prosesseja eri jakelutavoille.
Myös paperijakelua voidaan optimoida
Omnikanavainen viestinvälitys ei tarkoita ainoastaan digitaalisten kanavien hyödyntämistä. Myös fyysinen jakelu voidaan toteuttaa tehokkaasti.
Strålfors tarjoaa paperiviesteille tulostus- ja kuorituspalvelun sekä postaalioptimoinnin, jossa lähetykset ohjataan kustannustehokkainta jakelureittiä pitkin. Jakelussa voidaan hyödyntää sekä Postin että Jakeluyhtiö Suomen jakeluverkostoja.
Erityisesti kunnille ja hyvinvointialueille, jotka lähettävät suuria määriä kirjeitä vuosittain, tämä voi tuoda merkittäviä säästöjä ilman muutoksia organisaation omiin lähetysprosesseihin.
Mitä hyötyä omnikanavaisesta viestinvälityksestä on kunnille?
Kun kaikki viestintäkanavat muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, kunta voi:
hyödyntää Suomi.fi-viestejä, e-laskuja, verkkolaskuja ja paperipostia rinnakkain
hallita asiakasviestintää yhden lähetysprosessin kautta
vähentää erillisten integraatioiden määrää
automatisoida viestien jakelua
parantaa viestinnän hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä
optimoida paperipostin jakelukustannuksia
kehittää viestintää joustavasti muuttuvien tarpeiden mukaan.
Omnikanavaista viestinvälitystä yhdellä integraatiolla
Strålforsin kattava viestintäratkaisu mahdollistaa omnikanavaisen viestinvälityksen yhden integraation kautta. Organisaatio lähettää viestit omasta järjestelmästään, ja palvelu huolehtii niiden välittämisestä oikeaan jakelukanavaan määriteltyjen sääntöjen mukaisesti.
Näin Suomi.fi-viestit, e-laskut, verkkolaskut ja paperiposti muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, jonka hallinta on yksinkertaista myös suurissa viestimäärissä.
:format(png))
)
)
)
)
)
)
)
)