Julkishallinnon organisaatioissa asiakasviestintä on yhä useammin monikanavaista. Osa vastaanottajista haluaa asioida digitaalisesti, kun taas toisille paperikirje on edelleen toimivin tapa vastaanottaa virallisia asiakirjoja.
:format(jpeg))
Siksi kysymys ei useinkaan ole siitä, pitäisikö valita Suomi.fi-viestit vai kirjeposti. Todellinen haaste on, miten molempia voidaan hyödyntää tehokkaasti ilman, että organisaation tarvitsee ylläpitää useita lähetysprosesseja.
Strålforsin We Mail kokoaa eri jakelukanavat yhden viestinvälityspalvelun alle. Organisaatio lähettää viestin kerran, ja We Mail huolehtii sen toimittamisesta oikeaan kanavaan – olipa kyse Suomi.fi-viesteistä tai paperikirjeestä.
Suomi.fi-viestit tarjoaa turvallisen digitaalisen kanavan viranomaisviestintään. Vastaanottaja lukee viestit sähköisesti Suomi.fi-palvelussa vahvasti tunnistautuneena.
Paperiposti puolestaan on edelleen tärkeä jakelukanava tilanteissa, joissa vastaanottaja ei käytä Suomi.fi-viestejä tai viesti halutaan toimittaa fyysisenä kirjeenä.
Monille organisaatioille tehokkain ratkaisu ei ole korvata toinen toisella, vaan hyödyntää molempia rinnakkain.
Lähettäjän näkökulmasta viestinvälityksen tulisi olla mahdollisimman yksinkertaista.
Sen sijaan, että organisaatio lähettäisi viestejä eri järjestelmiin tai ylläpitäisi useita integraatioita, kaikki viestit toimitetaan Strålforsille yhden yhteyden kautta.
Strålfors toimii viestinvälityksen operaattorina ja huolehtii viestin toimittamisesta organisaation määrittämien sääntöjen mukaisesti oikeaan jakelukanavaan.
Tämä tarkoittaa, että organisaation henkilöstö käyttää edelleen omia tuttuja järjestelmiään, eikä heidän tarvitse miettiä, toimitetaanko yksittäinen viesti sähköisesti vai paperilla.
Kun viesti saapuu Strålforsin We Mail-palveluun, palvelu käsittelee sen automaattisesti.
Jakelusääntöjen perusteella viesti voidaan toimittaa esimerkiksi:
Suomi.fi-viesteihin
Strålforsin tulostus- ja kuorituspalveluun
muihin organisaation käyttämiin digitaalisiin jakelukanaviin.
Näin organisaation ei tarvitse ylläpitää erillisiä lähetysprosesseja eri vastaanottajaryhmille.
Vaikka digitaalinen viestintä lisääntyy, suurissa lähetysmäärissä myös paperipostin tehokkuudella on merkittävä vaikutus kokonaiskustannuksiin.
Kun We Mail ohjaa viestin paperijakeluun, se hyödyntää Strålforsin tulostus- ja kuorituspalvelua. Tämän jälkeen lähetykset optimoidaan kustannustehokkainta jakelua varten.
We Mail hyödyntää sekä Postin että Jakeluyhtiö Suomen jakeluverkostoja. Lähetykset voidaan ohjata alueellisesti tarkoituksenmukaisimman jakelijan kautta, mikä auttaa pienentämään postituskustannuksia erityisesti suurissa lähetysmäärissä.
Organisaation ei tarvitse kilpailuttaa eri jakelijoita tai hallita useita sopimuksia. We Mail optimoi jakelun osana samaa viestinvälitysprosessia.
Monikanavaisessa viestinnässä tavoitteena ei ole suosia yhtä jakelukanavaa toisen kustannuksella.
Tavoitteena on toimittaa jokainen viesti vastaanottajalle tarkoituksenmukaisimmalla tavalla.
Esimerkiksi:
vastaanottaja käyttää Suomi.fi-viestejä → viesti toimitetaan sähköisesti
vastaanottaja tarvitsee paperikirjeen → We Mail ohjaa viestin Strålforsin tulostus- ja kuorituspalveluun ja edelleen optimoitua jakelureittiä pitkin vastaanottajalle.
Lähettäjän näkökulmasta prosessi on aina sama.
Kun digitaalinen ja fyysinen viestintä keskitetään We Mailiin, organisaatio saa käyttöönsä yhden hallitun viestinvälitysratkaisun.
Hyötyjä ovat esimerkiksi:
yksi integraatio organisaation järjestelmiin
yksi lähetysprosessi kaikille jakelukanaville
Suomi.fi-viestit ja paperiposti saman palvelun kautta
Strålforsin tulostus- ja kuorituspalvelu osana kokonaisratkaisua
postaalioptimointi hyödyntämällä sekä Postin että Jakeluyhtiö Suomen jakeluverkostoja
mahdollisuus pienentää paperijakelun kustannuksia
vähemmän ylläpidettäviä integraatioita ja prosesseja
parempi näkyvyys viestien toimituksiin.
Ratkaisun ansiosta organisaatio voi kehittää digitaalista viestintäänsä omaan tahtiinsa ilman, että paperiviestinnän hallinta monimutkaistuu.
Digitaalinen ja fyysinen viestintä eivät ole toisensa poissulkevia vaihtoehtoja. Strålforsin We Mail yhdistää Suomi.fi-viestit, Strålforsin tulostus- ja kuorituspalvelut sekä kustannuksia optimoivan paperijakelun yhdeksi hallituksi viestinvälitysratkaisuksi.
Organisaatiosi lähettää viestit yhden integraation kautta, ja We Mail huolehtii niiden toimittamisesta oikeaan kanavaan – tehokkaasti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti.
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja keskustellaan tarpeisiinne sopivasta ratkaisusta.
)
)
Eivät välttämättä. Monissa organisaatioissa molempia jakelukanavia käytetään rinnakkain, jotta viestit voidaan toimittaa vastaanottajalle sopivimmalla tavalla.
Kyllä. We Mail mahdollistaa sen, että sama lähetysprosessi kattaa sekä digitaalisen että fyysisen viestinnän.
We Mail ohjaa viestin Strålforsin tulostus- ja kuorituspalveluun, jossa se tulostetaan, kuoritetaan ja toimitetaan edelleen optimoitua jakelureittiä pitkin vastaanottajalle.
Strålforsin We Mail-palvelu valitsee lähetyksille kustannustehokkaan jakeluratkaisun hyödyntämällä sekä Postin että Jakeluyhtiö Suomen jakeluverkostoja. Näin organisaatio voi saavuttaa säästöjä paperipostin jakelukustannuksissa ilman, että sen tarvitsee hallita useita jakelusopimuksia.
)
Välitä viranomaisviestisi helposti ja turvallisesti Suomi.fi-viestipalvelun kautta – tavoita kansalaiset sähköisesti ja luotettavasti.
)
Suomi.fi-viestit on julkishallinnon digitaalinen viestintäkanava, jonka avulla viranomaiset voivat toimittaa viestejä turvallisesti sähköisesti. Organisaatioille palvelu on yksi tapa tavoittaa asiakkaat, mutta käytännössä se toimii usein osana laajempaa omnikanavaista viestinvälitystä.
)
Suomi.fi-viestien rajapinnat muuttuvat 1.1.2027. Julkisen sektorin organisaation ei kuitenkaan tarvitse välttämättä rakentaa uusia Suomi.fi-integraatioita itse. Strålforsin viestinvälitysratkaisun avulla voit keskittää asiakasviestinnän yhteen ratkaisuun ja valmistautua REST-siirtymään hallitusti.
)
Suomi.fi-viestit tarjoaa julkishallinnon organisaatioille turvallisen kanavan digitaaliseen asiointiviestintään. Käytännössä viestien lähettäminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että jokaisen organisaation pitäisi rakentaa oma yhteys Suomi.fi-palveluun tai hallita eri jakelukanavia itse.
)
Kunnat, kaupungit ja hyvinvointialueet lähettävät päivittäin suuren määrän erilaisia asiakasviestejä. Osa niistä on viranomaispäätöksiä, osa laskuja, osa muistutuksia tai tiedotteita. Vastaanottajien tarpeet vaihtelevat, eikä yhtä jakelukanavaa voida käyttää kaikkiin tilanteisiin.
)
Suomi.fi-viestit on valtion tarjoama tietoturvallinen palvelu, jonka avulla lähettäjäorganisaatiot voivat hoitaa viranomaisviestintää luotettavasti ja kustannustehokkaasti sähköisesti. Vuonna 2026 voimaan tullut Digi Ensin -hanke (https://dvv.fi/digi-ensin-hanke) teki Suomi.fi-viesteistä viranomaisviestinnän oletuskanavan täysi-ikäisille kansalaisille. Nyt on oikea aika varmistaa, että organisaationne on valmis siirtymään digitaalisesti vastuulliseen viestintään.