Fyysisiin arkistoihin liittyvä suuri haaste on, että ne on vaikea saada täyttämään EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset henkilötietojen suojaamisesta, esimerkiksi koskien henkilöiden oikeutta tietojensa poistamiseen. Vanhojen fyysisten arkistojen penkominen ja painavien asiakaskansioiden kantaminen edestakaisin on myös erittäin aikaavievää. Lisäksi työ on pakko tehdä samassa paikassa, jossa arkisto sijaitsee.

Fyysisiin arkistoihin liittyvä suuri haaste on, että ne on vaikea saada täyttämään EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia henkilötietojen suojaamisesta koskien esimerkiksi henkilöiden oikeutta tietojensa poistamiseen. Vanhojen fyysisten arkistojen penkominen ja painavien asiakaskansioiden kantaminen edestakaisin vie myös erittäin paljon aikaa. Lisäksi työ on pakko tehdä samassa paikassa, jossa arkisto sijaitsee.

On olemassa vain yksi käytännön kannalta toteutuskelpoinen ratkaisu, jolla voidaan säästää aikaa, vähentää fyysisiä rajoitteita ja turvata arkistojen yhdenmukaisuus tietosuoja-asetuksen kanssa. Tämä ratkaisu on arkistojen digitalisointi.

Takaa yhdenmukaisuuden tietosuoja-asetuksen kanssa ja säästää arvokasta aikaa

Arkistojen skannaus mahdollistaa asiakirjojen digitalisoinnin aina sopimuksista ja henkilöstöarkistoista rakennuslupiin ja piirustuksiin, jolloin tietoja on mahdollista hakea ja analysoida vaivatta. Tämä helpottaa myös EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten noudattamista. Kun aikaa ei enää kulu tietojen esille kaivamiseen, voit keskittyä tiimisi kanssa ydintehtäviinne. Digitaalinen arkisto on myös käytettävissä kaikkialla maailmassa paikasta riippumatta.

Kaikki tiedot haettavissa

Kaikki asiakirjat skannataan värillisinä oikean ja mittakaavan mukaisen lopputuloksen takaamiseksi. Fyysisten asiakirjojen sisältö on luettavissa ja analysoitavissa digitaalisesti, minkä lisäksi kaikki tiedot ovat haettavissa digitaalisesta arkistosta.

Perusratkaisusta räätälöityihin ratkaisuihin

Arkistojen skannaus -ratkaisusta on saatavilla tarpeidesi mukaan eri vaihtoehtoja, joista voit valita itsellesi sopivimman:

• Standardit arkistot – Mahdollistaa arkistojen nopean digitalisoinnin yksinkertaisessa perusformaatissa (esim. A4), jolloin hakemistot perustuvat yksittäisiin tietoihin.
• Monimuotoiset arkistot – Mahdollistaa monimutkaisten arkistojen digitalisoinnin aina A0-formaattiin asti, jolloin hakemistoista tehdään monitasoisia – esimerkkinä rakennuslupa- ja muut arkistot, jotka edellyttävät analysointia ja järjestelmien sopeuttamista.
• Fyysinen arkistointi – Lisäpalvelu skannattujen fyysisten asiakirjojen säilyttämistä varten.
• eArkisto – Turvalliseen digitaaliseen tallennukseen kehitetty selainpohjainen lisäpalvelu, joka tekee tiedoista haettavia ja helposti saatavia.