Archive_Scanning-HERO.jpg

Arkistojen skannaus

Arkistoiden skannaus on ratkaisu fyysisten arkistojen tehokkaaseen digitalisointiin – olipa kyse sitten sopimuksista, henkilöstöarkistoista tai vanhoista rakennusluvista. Digitalisointi mahdollistaa tietojen haun arkistoista ja takaa niiden yhdenmukaisuuden EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten kanssa.

Teemme fyysisistä arkistoista digitaalisia

  • Yhdenmukaisuus EU:n tietosuoja-asetuksen kanssa
  • Nopea pääsy tietoihin
  • Mahdollisuus hakea sisältöä
  • Säästää aikaa ja resursseja
  • Arkistot aina käytettävissä sijainnista riippumatta
  • Tiedot säilyvät pitkään ja ovat suojassa tulipalolta, vesivahingoilta ja tuholaisilta
  • Ei kustannuksia fyysisestä säilytyksestä

Kuinka helposti löydät tietoa arkistoistasi?

Haluatko, että oikeat tiedot löytyvät muutamalla klikkauksella sen sijaan, että sinun tarvitsee selata paksuja mappeja ja kirjoja?

Vaivalloiset fyysiset arkistot heikentävät lainmukaisuutta

Fyysisiin arkistoihin liittyvä suuri haaste on, että ne on vaikea saada täyttämään EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset henkilötietojen suojaamisesta, esimerkiksi koskien henkilöiden oikeutta tietojensa poistamiseen. Vanhojen fyysisten arkistojen penkominen ja painavien asiakaskansioiden kantaminen edestakaisin on myös erittäin aikaavievää. Lisäksi työ on pakko tehdä samassa paikassa, jossa arkisto sijaitsee.

Fyysisiin arkistoihin liittyvä suuri haaste on, että ne on vaikea saada täyttämään EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia henkilötietojen suojaamisesta koskien esimerkiksi henkilöiden oikeutta tietojensa poistamiseen. Vanhojen fyysisten arkistojen penkominen ja painavien asiakaskansioiden kantaminen edestakaisin vie myös erittäin paljon aikaa. Lisäksi työ on pakko tehdä samassa paikassa, jossa arkisto sijaitsee.

On olemassa vain yksi käytännön kannalta toteutuskelpoinen ratkaisu, jolla voidaan säästää aikaa, vähentää fyysisiä rajoitteita ja turvata arkistojen yhdenmukaisuus tietosuoja-asetuksen kanssa. Tämä ratkaisu on arkistojen digitalisointi.

Takaa yhdenmukaisuuden tietosuoja-asetuksen kanssa ja säästää arvokasta aikaa

Arkistojen skannaus mahdollistaa asiakirjojen digitalisoinnin aina sopimuksista ja henkilöstöarkistoista rakennuslupiin ja piirustuksiin, jolloin tietoja on mahdollista hakea ja analysoida vaivatta. Tämä helpottaa myös EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten noudattamista. Kun aikaa ei enää kulu tietojen esille kaivamiseen, voit keskittyä tiimisi kanssa ydintehtäviinne. Digitaalinen arkisto on myös käytettävissä kaikkialla maailmassa paikasta riippumatta.

Kaikki tiedot haettavissa

Kaikki asiakirjat skannataan värillisinä oikean ja mittakaavan mukaisen lopputuloksen takaamiseksi. Fyysisten asiakirjojen sisältö on luettavissa ja analysoitavissa digitaalisesti, minkä lisäksi kaikki tiedot ovat haettavissa digitaalisesta arkistosta.

Perusratkaisusta räätälöityihin ratkaisuihin

Arkistojen skannaus -ratkaisusta on saatavilla tarpeidesi mukaan eri vaihtoehtoja, joista voit valita itsellesi sopivimman:

  • Standardit arkistot – Mahdollistaa arkistojen nopean digitalisoinnin yksinkertaisessa perusformaatissa (esim. A4), jolloin hakemistot perustuvat yksittäisiin tietoihin.
  • Monimuotoiset arkistot – Mahdollistaa monimutkaisten arkistojen digitalisoinnin aina A0-formaattiin asti, jolloin hakemistoista tehdään monitasoisia – esimerkkinä rakennuslupa- ja muut arkistot, jotka edellyttävät analysointia ja järjestelmien sopeuttamista.
  • Fyysinen arkistointi – Lisäpalvelu skannattujen fyysisten asiakirjojen säilyttämistä varten.
  • eArkisto – Turvalliseen digitaaliseen tallennukseen kehitetty selainpohjainen lisäpalvelu, joka tekee tiedoista haettavia ja helposti saatavia.

Yhteensopivat ratkaisut

Mailroom-solutions_16-9.jpg

Saapuvan postin käsittely

Unohda saapuvan digitaalisen ja fyysisen viestinnän vieminen IT-järjestelmiin – meidän avullamme automatisoit kaiken käsittelyn.

16-9-business-integration-management.jpg

EDI Integraatioratkaisut

Suuret yhtiöt käsittelevät päivittäin tuhansia liiketapahtumia. Kun virrat digitalisoidaan, yrityksen toiminta tehostuu.  EDI on yksi strategia.

eArchive-16-9_2.jpg

eArkisto

eArkisto -ratkaisun avulla voit tallentaa helposti kaiken saapuvan ja lähtevän fyysisen ja digitaalisen viestinnän sekä manuaalisesti että automaattisesti. Tämä minimoi tietojen käsittelytarpeen. Prosessit tehostuvat, mikä puolestaan parantaa asiakaskokemusta.

Kuinka helposti löydät tietoa arkistoistasi?

Haluatko, että oikeat tiedot löytyvät muutamalla klikkauksella sen sijaan, että sinun tarvitsee selata paksuja mappeja ja kirjoja?