Laita kaikki munat samaan koriin, kun liiketoimintaviestintä digitalisoidaan
Yritysasiakkaiden suuri osuus asettaa liiketoimintaviestinnän sujuvuudelle erilaisia vaatimuksia kuin yksityisasiakkaiden kohdalla. Stefan Winbo, Nordic Product Manager PostNord Strålforsilla, kehottaa siksi energiatoimialan toimijoita keskittämään liiketoimintaviestinnän digitalisoinnin ja automatisoinnin yhteen ratkaisuun, jotta siitä saataisiin maksimaalinen hyöty. Tässä hän selittää, miksi.
Ne, jotka työskentelevät energiayhtiöiden laskutuksen parissa, tietävät, kuinka paljon aikaa ja resursseja se vaatii. Yksinkertaiset digitaaliset ratkaisut eivät yksin riitä vastaamaan tarpeisiin, ja itse kehitetyt järjestelmät eivät usein täytä vaatimuksia.
Mitä voidaan tehdä yrityksen laskutusprosessin tehostamiseksi ja kustannusten alentamiseksi?
– Valitse kumppani, jolla on pitkä kokemus B2B-tason kokonaisratkaisuista – se helpottaa työtä ja vähentää kuormitusta, vinkkaa Stefan Winbo.
Sähköinen kokonaisratkaisu lähteville laskuille
Laskut ovat keskeinen osa yritysten välistä viestintää sekä yritysten ja viranomaisten välistä yhteydenpitoa. Tämä pätee erityisesti energiatoimialalla, jossa suuri määrä transaktioita tapahtuu asteittain pitkissä toimitusketjuissa.
– Vuodesta 2019 lähtien on ollut lakisääteinen vaatimus lähettää laskut sähköisesti julkiselle sektorille. Mutta myös yrityksille, jotka eivät toimi julkishallinnon kanssa, sähköiset laskut ovat välttämättömiä, jotta voidaan luoda sujuvia prosesseja, jotka vähentävät resurssien ja ajan kulutusta, sanoo Stefan Winbo.
Tässä onnistumisen edellytyksenä on tietenkin digitalisaatio, mutta se ei ole koko totuus.
– Ei, tärkeää on myös analogisten osien hallinta ja mukautuminen vastaanottajan erityistarpeisiin. Tässä meillä on etulyöntiasema muihin toimijoihin nähden, koska meillä on pitkä historia B2B-alueella ja voimme tarjota kokonaisvaltaisen laskuratkaisun, joka kattaa sekä fyysiset että sähköiset laskut.
Valitse kumppani, jolla on pitkä kokemus B2B-kokonaisratkaisuista – näin työ helpottuu ja kuormitus vähenee.
Stefan Winbo EDI-palvelupäällikkö, PostNord Strålfors
Saumaton käsittely saapuville toimittajalaskuille edellyttää digitalisaatiota
Myös saapuvien toimittajalaskujen käsittelyssä pelkkä digitalisointi ei riitä. Automaation on oltava kunnossa ja toimittava tehokkaasti, jotta prosesseista saadaan täysi hyöty eikä manuaalista käsittelyä tarvita.
– Yksi yleinen haaste on, että kun saapuvien laskujen käsittely on digitalisoitu, huomataan joskus, että automatisointiin käytettävä viitetieto on väärä. Laskun lähettäjä on saattanut syöttää väärän tiedon, eikä mikään järjestelmä voi tulkita sitä oikein. Tai jos viitetieto on sijoitettu väärään kohtaan, se voi aiheuttaa häiriöitä prosessissa, kertoo Stefan Winbo ja jatkaa:
– Ongelmaan on kuitenkin ratkaisu. Validointipalveluiden avulla voidaan tunnistaa virheelliset tiedot, korjata ne ja antaa toimittajalle palautetta virheen lähteestä, jotta se voidaan välttää seuraavalla kerralla. Vaikka monet yritykset varautuvat tällaisiin ongelmiin kokeneella henkilöstöllä, hukataan silti valtavasti aikaa. Jos esimerkiksi käsitellään 100 000 laskua vuodessa ja viisi prosenttia niistä sisältää virheitä, joiden korjaaminen vie viisi minuuttia per lasku, se tarkoittaa tuhansia tunteja manuaalista työtä.
Kaikki tieto yhdessä paikassa
Digitalisointi ja automaatio ovat tärkeitä askelia kohti saumatonta ja vähemmän resursseja vaativaa B2B-prosessia. Kuitenkin myös tiedon helppo saatavuus on olennaista. Stefan Winbo korostaa, että on tärkeää tallentaa kaikki saapuva ja lähtevä viestintä yhteen paikkaan.
– Kun kaikki saapuva ja lähtevä data arkistoidaan keskitetysti, yrityksen toiminta tehostuu ja työnteko helpottuu. Eri osastot voivat nopeasti löytää tarvitsemansa tiedot, mikä lyhentää käsittelyaikoja ja parantaa asiakaskokemusta.
Laatua kaikissa prosessin vaiheissa
Stefan Winbo suosittelee, että energiayhtiö, jolla on paljon yritysasiakkaita, ulkoistaa koko B2B-prosessinsa Strålforsille ja näin "laittaa kaikki munat samaan koriin".
– Jos hoidamme koko B2B-prosessin, voimme auttaa sen analysoinnissa ja varmistaa luotettavan toimitusketjun. Työskentelemme jatkuvasti siirtääksemme transaktioita fyysisestä sähköiseen muotoon ja varmistamme laadun kaikissa prosessin vaiheissa.
Tehokkaampaa B2B-viestintää
Kokoamalla kaiken saapuvan ja lähtevän yritys- ja viranomaisviestinnän samaan paikkaan varmistamme täydellisen hallinnan, tehostamme prosesseja ja vähennämme aikaa vievää manuaalista käsittelyä.
Vähennä kustannuksia automatisoitujen prosessien avulla
Nopeasti muuttuvassa maailmassa asiakkaiden vaatimukset kasvavat. Energiatoimiala voi mukauttaa viestintää oikeisiin kanaviin – kustannus- ja resurssitehokkaasti.
Energiatoimiala vähentää kustannuksia tehokkailla ratkaisuilla, jotka täyttävät asiakkaiden toiveet
Pääsy tietoon on kaiken perusta, ja asiakkaan matkan ymmärtämisen merkitys on tärkeämpää kuin koskaan. Mutta mitä teet, kun asiakkaiden vaatimukset muuttuvat samalla, kun johto odottaa kustannusten vähentämistä? Tiedätkö, miten edetä? Yhdessä kanssamme voit aloittaa matkan, joka hyödyttää kaikkia osapuolia.
Kolme vinkkiä asiakasvuorovaikutuksen parantamiseen
Asiakaskommunikaatio on yksi tärkeimmistä ja kriittisimmistä tekijöistä asiakassuhteiden säilyttämisessä ja uskollisuuden luomisessa. Epävakaina aikoina tämä on yksi suurimmista haasteista energiatoimialan toimijoille.
Haluatko aloittaa henkilökohtaisemman vuoropuhelun asiakkaidesi kanssa? Ota meihin yhteyttä, niin ehdotamme tapoja asiakasuskollisuuden vahvistamiseksi.
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)