Haaste

Odderin kunnan alkuperäinen postinkäsittelyratkaisu oli muutaman organisaation avainhenkilön varassa, jotka tunsivat jakelun yksityiskohdat. Se teki järjestelmästä haavoittuvaisen esimerkiksi työntekijän sairastuessa, loma-aikoina ja muiden poissaolojen yhteydessä. Lisäksi se aiheutti lisätyötä IT-osastolle, jonka piti tukea postinjakelun koko ajan monimutkaistuvia ja kasvavia digitaalisia viestintäjärjestelmiä. Tarvittiin uusi hallinnollinen ratkaisu.

– Odder on pieni kunta, ja tarvitsemme nopean ja tehokkaan ratkaisun asukkaiden kirjallisten asioiden käsittelyyn. Aloitimme yhteistyön PostNord Strålforsin kanssa, sillä yrityksellä on kokemusta digitalisointityöstä muista kunnista, sekä pienistä että suurista, Odderin kunnan johdon ja kehityksen kehityskonsultti Betina Krogh Bille kertoo.

Odderin kunta sijaitsee Midtjyllandin alueella Tanskassa ja sillä on 23 000 asukasta.

Ratkaisu

Kaikki Odderin kunnalle lähetetyt tiedustelut hoitaa PostNord Strålfors. Ne lähetetään digitaalisesti oikealle käsittelijälle tai vastaanottajalle.

– Tämä koskee kaikkea sähköpostia pääosoitteeseemme ja digitaalisiin postilaatikkoihin sekä fyysistä postia, sanoo Betina Krogh Bille, joka työskentelee Odderin kunnalla.

– Tämä puolestaan ​​tarkoittaa sitä, että asioiden hallinta on mahdollista kotitoimistossa, koska oikea työntekijä saa tarvitsemansa tiedot turvallisesti näytölleen.

– Ratkaisu on ollut erityisen arvokas pandemian aikana, koska meillä on ollut rajallinen pääsy fyysisille työpaikoillemme, Betina Krogh Bille toteaa.

Odderin kunta valitsi PostNord Strålforsin input management -ratkaisun, jonka puitteissa käsitellään ja jaetaan digitaalisesti kaikki saapuva posti eli noin 19 000 viestiä vuodessa. Viestit koostuvat sähköposteista, sähköisistä lomakkeista ja paperipostista, jonka PostNord Strålfors digitoi. Viestit muunnetaan samaan muotoon ja kerätään PDF-tiedostoon.

Sisältö analysoidaan ja lähetetään automaattisesti eteenpäin oikealle osastolle. Käytännön tasolla tämä tarkoittaa sitä, että viesteistä luetaan aiherivi, lähettäjä, itse viesti sekä liitetiedostot. Kun viestejä on analysoitu tarpeeksi monta, järjestelmä oppii, mihin viestit ohjataan, ja luo sen perusteella säännön Rule Manager -työkalussa, joka automatisoi viestivirtaa.

Kaikki Odderin kunnalle lähetetyt tiedustelut hoitaa PostNord Strålfors ja ne lähetetään digitaalisesti oikealle järjestelmänvalvojalle tai vastaanottajalle.

Lopputulos

– Yhteistyö lähti hyvin käyntiin aloituskokouksessa, johon osallistui PostNord Strålforsin henkilökuntaa ja omat postin käsittelijämme. Alussa oli toki joitakin kompastuskiviä, mutta ne hoidettiin pois päiväjärjestyksestä nopeasti ja kivuttomasti. Nyt totuttelemme uuden järjestelmän käyttöön ja yritämme välttää vanhoihin tapoihin palaamista, Betina Krogh Bille kertoo.

– Vuoropuhelu Postnord Strålforsin kanssa on sujunut erittäin hyvin koko prosessin ajan. Emme koskaan tunteneet oloamme suuren yrityksen mitättömäksi pikkuasiakkaaksi.

Jos viesti päätyy väärään paikkaan, asetuksia on säädettävä ja viesti on lähetettävä paluupostina takaisin, eikä suoraan oikealle vastaanottajalle, vaikka se tuntuisikin helpommalta ratkaisulta. Muuten järjestelmä ei opi ja kehity luotettavammaksi.

– Vuoropuhelu Postnord Strålforsin kanssa on sujunut erittäin hyvin koko prosessin ajan. Emme koskaan tunteneet oloamme suuren yrityksen mitättömäksi pikkuasiakkaaksi. Meille määrättiin omat yhteyshenkilöt, jotka vastasivat kyselyihimme nopeasti, ja saimme paljon parempaa palvelua kuin sopimuksemme olisi edellyttänyt, Betina Krogh Bille sanoo.

Tuloksia mitataan tarkoitusta varten laadittujen KPI-mittareiden avulla käyttöönottovaiheen jälkeen.

– Tavoitteemme on, että puolen vuoden kuluttua 80 prosenttia kunnalle saapuvasta viestinnästä jaetaan automaattisesti. Lisäksi haluamme, että yksikään Rule Manager -työkalun kautta välitetyistä viesteistä ei päädy väärälle vastaanottajalle. Joukossa tulee myös aina olemaan roskapostia ja mainoksia, joita ei voida jakaa, mutta niitä ei lasketa mukaan. Käyttöönottovaihe kestää kolmisen kuukautta, Krogh Bille selittää.

Tulevaisuus

– Meillä on mahdollisuus huolehtia Rule Managerin hallinnasta itse, mutta toistaiseksi olemme kuitenkin antaneet PostNord Strålforsin hoitaa sen puolestamme.

– Valitsimme PostNord Strålforsin ratkaisun, koska se on joustava ja säästää aikaa.

Kun Rule Manager tulevaisuudessa yhdistetään koneoppimiseen, Odderin kunta odottaa laadun vain paranevan. Kunnan toiveena on myös se, että kaikki viestit lajitellaan useammalla tavalla, esimerkiksi henkilötunnuksen mukaan. Lisäksi kunta voi tiedottaa asukkaille mahdollisuudesta lähettää viesti e-Boks-palvelusta, jolloin he itse edistävät prosessin automatisaatiota ja varmistavat, että viesti päätyy oikeaan paikkaan.

– Tämä on yksi esimerkki asioista, joiden parissa työskentelemme juuri nyt, mutta vielä tarvitaan hienosäätöä, ennen kuin kaikki suunnittelemamme tavoitteet on saavutettu. Valitsimme PostNord Strålforsin ratkaisun, koska se on joustava ja säästää aikaa. Toinen syy oli, että PostNord Strålfors huolehtii ratkaisun hallinnasta, viestien käsittelystä ja sääntöjen määrittämisestä Rule Managerissa keskitetysti. Mikään muu toimittaja ei tarjonnut tällaista palvelua.