Tehokkaampaa laskunhallintaa EDI-palvelun avulla

PostNord Strålforsin EDI-palvelun ansiosta Ruotsin työnvälitystoimisto Arbetsförmedlingen voi helposti vaihtaa sähköisiä viestejä 6 000 palveluntarjoajansa kanssa – järjestelmästä ja paikasta riippumatta.

Yritys

Arbetsförmedlingen on Ruotsin valtion virasto, jonka tehtävänä on edistää hyvin toimivia työmarkkinoita. Se on myös Ruotsin suurin työnvälittäjä. Työnvälitystoimistoja on tällä hetkellä 280 eri puolilla maata, ja niiden kaikki palvelut ovat maksuttomia.

Haaste

Digitalisaatio on muuttanut ruotsalaisviranomaisten työskentelyä, eikä Arbetsförmedlingen ole mikään poikkeus. Kansalaisten asioita hoidetaan yhä suuremmassa määrin verkossa. Sen myötä niin henkilökohtaiset tapaamiset kuin paperiasiakirjat ovat vähentyneet, eikä talousosastolla nähdä enää korkeita laskupinoja.

– Vuoteen 2008 saakka 24:ssä läänin työlautakunnassa oli hallintotyöntekijöitä, joiden tehtävänä oli näppäillä toimittajalaskujen tiedot koneelle. Nykyään valtaosa paperilaskuista on korvattu sähköisillä laskuilla, kertoo projektipäällikkö Bengt Wahlin Arbetsförmedlingenistä. 

– Pyrimme kaikessa toiminnassamme automaatioon ja tehostamiseen.

Ratkaisu

Vuonna 2016 Arbetsförmedlingen päätti kilpailuttaa EDI-palvelunsa uudelleen. Tavoitteena oli löytää kumppani, joka pystyisi huolehtimaan luotettavalla tavalla eri muodoissa tapahtuvasta viestiliikenteestä Arbetsförmedlingenin 6 000 palveluntarjoajan kanssa – ja käsittelemään puoli miljoonaa viestiä vuodessa.

PostNord Strålfors täytti yrityksille asetetut tekniset vaatimukset parhaiten ja tarjosi samalla edullisimman hinnan.

Arbetsförmedlingen käyttää suurta määrää palveluntarjoajia, joiden joukkoon mahtuu erikokoisia, erilaisin edellytyksin toimivia ja erilaisia viestintäratkaisuja käyttäviä yrityksiä.

– Eri viestityyppejä on useita, mikä tekee viestinnästä monimutkaista. Tietoa voi olla tarpeen sopeuttaa eri viestintästandardeihin ja asiakkaiden omiin formaatteihin, kertoo Stanislaw Skowron, joka toimii kehityksestä ja hallinnosta vastaavan Utveckling & Förvaltning -yksikön päällikkönä.

Yksi PostNord Strålforsin EDI-palvelun tarjoamista hyödyistä on, että sen avulla on mahdollista tavoittaa kaikki kumppanit sijainnista ja käytetystä viestintästandardista riippumatta.

Niille toimijoille, joilla ei ole entuudestaan verkkokauppa- tai verkkolaskutusratkaisua, Arbetsförmedlingen tarjoaa maksutta PostNord Strålforsin toimittaman verkkopohjaisen toimittajaportaalin.

– Yritykset voivat lisätä portaaliin tietonsa, jolloin me voimme tehdä hankintoja ja vastaanottaa laskuja sähköisesti, Bengt Wahlin selittää.

Ennen siirtymistä PostNord Strålforsin järjestelmään Bengt Wahlin oli hieman huolissaan prosessin onnistumisesta.

– Siirtymistä järjestelmästä X järjestelmään Y ilman, että toiminta kuitenkaan keskeytyy, voisi verrata sydämensiirtoon.

Kun toiminnan on voitava jatkua häiriöittä, on tärkeää varmistaa, ettei matkalla tule mutkia vastaan. Nyt Bengt Wahlin voi jo huokaista helpotuksesta: kaikki sujui hyvin.
Hän kuvailee yhteistyöil mapiiriä mutkattomaksi ja ratkaisukeskeiseksi.

– PostNord Strålfors huolehtii korkeasta laadusta.

Tulos

Jatkuvat panostukset EDI-järjestelmään ja verkkolaskutukseen ovat tehostaneet talousosaston työtä.

– Tilauksia on nyt helpompi tehdä, ja ne tehdään oikeilta toimittajilta. Käytämme vain sellaisia toimittajia, joiden kanssa meillä on sopimus. Siten tilauksia voidaan hallita paremmin, ja hyödymme myös edullisemmista hinnoista, Stanislaw Skowron sanoo.

Arbetsförmedlingenin kunnianhimoiset pyrkimykset eivät ole jääneet huomaamatta. Vuonna 2018 Ruotsin valtiontalouden tarkastusvirasto Ekonomistyrningsverket (ESV) nimesi sen vuoden verkkokaupparaketiksi.

Tulevaisuus

Arbetsförmedlingenin toteuttama digitalisaatioprosessi on luonut hyvän perustan korkean palvelutason säilyttämiselle tulevaisuudessa.

– Pyrimme jatkuvasti kehittämään toimintaamme tekniikan avulla, Bengt Wahlin tiivistää.