Saapuvaa postia tulee nykyään useista lähteistä, paperisina kirjeinä, sähköpostitse, digitaalisista postilaatikoista, verkkoportaaleista ja muita sähköisiä kanavia pitkin ja saapuvan tiedon määrä kasvaa jatkuvasti. Myös uusien viestintäkanavien käyttö lisää käsiteltävän tiedon määrää. Jotta kaikki tiedot olisivat koko organisaation käytettävissä, on fyysinen viestintä saatettava digitaaliseen muotoon ja ratkaisumme tähän on Digital Mailroom -palvelumme.

Hallittujen ja dokumentoitujen prosessien avulla pysyt aina ajan tasalla kaikesta viestinnästäsi. Samalla vältyt aikaa vievältä ja kalliilta hallinnolliselta työltä.

Automatisoitu tietojenkäsittely

Digital Mailroom -palvelussa kaikki saapuva viestintä käsitellään automaattisesti. Olipa kyse sitten paperikirjeistä, digitaalisista postilaatikoista tai verkkoportaaleista, kaikki tiedot luetaan ja lähetetään oikeaan it-järjestelmään ja oikealle vastaanottajalle suojattujen rajapintojen kautta.

Fyysinen aineisto, kuten kirjekuoret, esikäsitellään ja asiakirjat skannataan ennen kuin tiedot tulkitaan ja analysoidaan automaattisesti. Asiakirjoista voidaan tunnistetaa esimerkiksi niiden tyyppi ja olennaisia tietoja, kuten henkilötunnus ja asianumero. Myös esimerkiksi sähköpostitse saapuva sähköinen viestintä käsitellään ja analysoidaan järjestelmässä. Tämän jälkeen kaikki digitaaliset tiedot jaetaan turvallisten rajapintojen välityksellä niihin järjestelmiin, joissa tietoja tarvitaan, kuten sähköpostiohjelmaan tai asiakirjanhallintajärjestelmään.

Tarpeistasi riippuen ratkaisuun on saatavilla erilaisia toimintoja ja lisäpalveluita:

• Saapuvien viestien vastaanotto – Mahdollisuus tarvittavien metatietojen lisäämiseen sekä toimitukseen oikeaan it-järjestelmään ja oikealle vastaanottajalle
• Skannaus – Digitalisoi, luokittelee ja analysoi paperikirjeet ennen kuin digitaaliset tiedostot toimitetaan Digital Mailroom-ratkaisun kautta oikealle vastaanottajalle esimerkiksi sähköpostitse tai asiakirjanhallintajärjestelmään
• Lomakkeiden käsittely – Digitalisoi, analysoi ja tulkitsee kaikentyyppiset lomakkeet, kyselyt ja kaavakkeet hyödyntämällä älykästä tiedonkeruutoimintoa, joka tunnistaa muun muassa valintaruudut, vapaan tekstin ja allekirjoitukset
• Kuvien skannaus – Digitalisoi paperikirjeet ja muuntaa digitaaliset liitteet kuviksi, jotka vastaanottaja tulkitsee itse
• Fyysisten dokumenttien arkistointi – Lisäpalvelu skannattujen fyysisten asiakirjojen säilyttämistä varten
• eArkisto – Turvalliseen digitaaliseen lyhyt- tai pitkäaikaiseen tallennukseen kehitetty selain- sekä API-pohjainen lisäpalvelu, joka tekee tiedoista haettavia ja helposti saatavia.

Kattava yleiskuva ja resurssisäästöjä

Saapuvan postin käsittely on tehokas johtamisen työkalu, joka antaa kattavan yleiskuvan kaikesta saapuvasta viestinnästä niin kokonaisuudessaan kuin yksittäisten kanavien tasolla. Myös hallinnollinen työ vähenee, kun tiedot käsitellään automaattisesti noudattaen yhdenmukaisia ja tehokkaita sääntöjä, jotka koskevat kaikkea saapuvaa viestintää. Tämän ansiosta sisäisiä resursseja voidaan hyödyntää paremmin.

Korkea turvallisuustaso ja yhdenmukaisuus EU:n tietosuoja-asetuksen kanssa

Saapuvan postin käsittely on aikaa kestävä ratkaisu, joka toimittaa tiedot fyysisistä sekä digitaalisista lähteistä käytössäsi oleviin asiakirjanhallintajärjestelmiin integroitavien suojattujen järjestelmien kautta. PostNord Strålforsin ratkaisu on luonnollisesti kaikkien voimassa olevien lakien, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, mukainen.

Järjestelmään täysin integroitava ratkaisu

Ratkaisu on kokonaan integroitavissa erilaisiin asiakirjanhallintajärjestelmiin, kuten

• CRM (Customer Relationship Management)
• ERP (Enterprise Resource Planning)
• ESDH (Electronic System of Document Handling)
• Case Handling System
• Sähköposti