Sähköpostitse, digitaalisista postilaatikoista, verkkoportaaleista ja muita sähköisiä kanavia pitkin saapuvan tiedon määrä kasvaa jatkuvasti. Myös uusien viestintäkanavien käyttö lisää käsiteltävän tiedon määrää. Jotta kaikki tiedot olisivat koko organisaation käytettävissä, on fyysinen viestintä saatettava digitaaliseen muotoon.

Hallittujen ja dokumentoitujen prosessien avulla pysyt aina ajan tasalla kaikesta viestinnästäsi. Samalla vältyt aikaavievältä ja kalliilta hallintotyöltä.

Automatisoitu tietojenkäsittely

Mailroom Solutions -ratkaisussa kaikki saapuva viestintä käsitellään automaattisesti. Olipa kyse sitten paperikirjeistä, digitaalisista postilaatikoista tai verkkoportaaleista, kaikki tiedot luetaan ja lähetetään oikeaan IT-järjestelmään ja oikealle vastaanottajalle suojattujen rajapintojen kautta. 

Fyysinen aineisto valmistellaan ja skannataan ennen kuin tiedot tulkitaan ja analysoidaan automaattisesti. Asiakirjoista tunnistetaan esimerkiksi niiden tyyppi ja olennaiset tiedot, kuten henkilötunnus ja asianumero. Myös esimerkiksi digitaalisten postilaatikkojen kautta ja sähköpostitse saapuva sähköinen viestintä käsitellään ja analysoidaan järjestelmässä. Tämän jälkeen kaikki digitaaliset tiedot jaetaan turvallisten rajapintojen välityksellä niihin IT-järjestelmiin, joissa tietoja tarvitaan, kuten sähköpostiohjelmaan tai asiakirjanhallintajärjestelmään.

Tarpeistasi riippuen Mailroom Solutions -ratkaisuun on saatavilla erilaisia toimintoja ja lisäpalveluita:

• eDistribution – huolehtii viestinnän vastaanottamisesta, tarvittavien metatietojen lisäämisestä sekä toimituksesta oikeaan IT-järjestelmään ja oikealle vastaanottajalle.
• Post Scanning – digitalisoi, luokittelee ja analysoi paperikirjeet ennen kuin digitaaliset tiedostot toimitetaan sähköpostitse tai asiakirjanhallintajärjestelmään.
• Forms Scanning – digitalisoi, analysoi ja tulkitsee kaikentyyppiset lomakkeet, kyselyt ja kaavakkeet hyödyntämällä älykästä tiedonkeruutoimintoa, joka tunnistaa muun muassa valintaruudut, vapaan tekstin ja allekirjoitukset.
• Image Scan – digitalisoi paperikirjeet ja muuntaa digitaaliset liitteet kuviksi, jotka vastaanottaja itse tulkitsee.
• Physical Archiving – lisäpalvelu skannattujen fyysisten asiakirjojen säilyttämistä varten.
• eArchive – turvalliseen digitaaliseen tallennukseen kehitetty lisäpalvelu, joka tekee tiedoista haettavia ja helposti saatavia. 

Kattava yleiskuva ja resurssisäästöjä

Mailroom Solutions on tehokas johtamisen työkalu, joka antaa kattavan yleiskuvan kaikesta saapuvasta viestinnästä niin kokonaisuudessaan kuin yksittäisten kanavien tasolla. Myös hallinnollinen työ vähenee, kun tiedot käsitellään automaattisesti noudattaen yhdenmukaisia ja tehokkaita sääntöjä, jotka koskevat kaikkea saapuvaa viestintää. Tämän ansiosta sisäisiä resursseja voidaan hyödyntää paremmin.

Korkea turvallisuustaso ja yhdenmukaisuus EU:n tietosuoja-asetuksen kanssa

Mailroom Solutions on aikaa kestävä ratkaisu, joka toimittaa tiedot käytössäsi oleviin asiakirjanhallintajärjestelmiin integroitavien suojattujen järjestelmien kautta. Ratkaisu on luonnollisesti kaikkien voimassa olevien lakien, mukaan lukien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), mukainen.

Järjestelmään täysin integroitava ratkaisu

Ratkaisu on kokonaan integroitavissa erilaisiin asiakirjanhallintajärjestelmiin, esimerkiksi seuraaviin:

• CRM (Customer Relationship Management)
• ERP (Enterprise Resource Planning)
• ESDH (Electronic System of Document Handling)
• Case Handling System
• Sähköposti