Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjeet kulkevat nyt edullisemmin ja tietoturvallisemmin
Päijät-Hämeen hyvinvointialueella lähetetään yli 35 000 kirjettä joka kuukausi. PostNord Strålforsin tarjoama monikanavainen viestinvälityspalvelu lisää tietoturvallisuutta, tehostaa työntekoa ja vähentää kustannuksia.
Hyvinvointialueilla käsitellään joka päivä suuria määriä arkaluontoisia asiakas- ja potilastietoja, jotka vaativat erityistä huolellisuutta. Asiakasviestinnän on oltava tehokasta, tietoturvallista ja saavutettavaa. Päijät-Hämeen hyvinvointialue halusi uudistaa kirjeiden postitusjärjestelmänsä, koska vanha postitustapa oli paitsi työläs, myös kallis.
– Meiltä lähtee kuukausittain yli 35 000 potilaskirjettä, ja määrä kasvaa koko ajan. Aiemmin suurin osa potilaskirjeistä meni fyysisenä kirjepostina, ja jo pelkät postikulut olivat miljoonaluokkaa. Halusimme löytää digitaalisen ratkaisun, jolla saisimme kuluja karsittua, sanoo palveluesihenkilö Maarit Alander Päijät-Hämeen hyvinvointialueelta.
Päijät-Hämeen hyvinvointialueella asuu yli 200 000 asukasta, ja siihen kuuluvat Asikkala, Hartola, Heinola, Hollola, Iitti, Kärkölä, Lahti, Orimattila, Padasjoki ja Sysmä. Hyvinvointialueen työntekijöitä on yli 7 000 henkeä. Yksi uudistamisen tavoitteista oli saada vähennettyä viestien lähettämiseen kuluvaa työaikaa.
– Halusimme löytää postituspalveluihimme kumppanin, jonka kautta saamme käyttöömme modernit, kustannustehokkaat ja tietoturvalliset palvelut jotka helpottavat ja nopeuttavat postitusta, sanoo ICT-partner Jarkko Kuisma Päijät-Hämeen hyvinvointialueelta.
Maarit Alander ja Jarkko Kuisma
Jarkko Kuisma ja Maarit Alander listasivat kaikki postituksen modernisointiin liittyvät toiminnalliset ja tekniset tarpeet ja vaatimukset. Lista oli pitkä, ja se sisälsi paitsi erilaisten digitaalisten kanavien ja järjestelmien käyttöönottoa, myös henkilökunnan koulutusta. Itse kilpailutus tehtiin hankintalain mukaisesti.
– Juuri oikeanlaisen kumppanin löytämiseksi oli tärkeä listata tarkasti kaikki tarpeet. Meille olennaista oli esimerkiksi se, että kumppani pystyy kehittämään toimintaa ja ratkaisemaan mahdolliset ongelmat nopeasti, Maarit Alander sanoo.
Joustavat jakeluratkaisut nopeuttavat työntekoa
Julkisen kilpailutuksen jälkeen viestinvälityskumppaniksi valikoitui Strålfors. Yhteistyö alkoi loppukesällä 2024, ja marraskuun lopulla uusi järjestelmä oli valmis tuotantoon.
– Palvelussamme on monia ominaisuuksia, joilla pystyimme toteuttamaan Päijät-Hämeen hyvinvointialueen tarpeet. Yksi tällaisista ominaisuuksista on SSO, sanoo Account Manager Silja Jyrkinen Strålforsilta.
SSO- eli Single Sign-On -kirjautumismenetelmä, jossa työntekijä voi samalla tunnuksella käyttää sekä Päijät-Hämeen hyvinvointialueen omia sovelluksia että Strålforsin tarjoamaa palvelua. Menetelmä nopeuttaa käyttäjän arkea, kun hänen ei tarvitse enää muistaa monia eri tunnuksia ja salasanoja.
Järjestelmä mahdollistaa aiempaan verrattuna kustannustehokkaammat, tietoturvallisemmat ja paremmin seurattavat postitukset.
– Näin isoissa postitusmäärissä erityisen tärkeää on jakeluoptimointi eli se, että postit pystytään jakelemaan monikanavaisesti aina kustannustehokkaimmassa kanavassa. Ja kun käyttäjiä on tuhansia, järjestelmän pitää olla helppokäyttöinen. Kaikki palvelumme toimivat suomeksi, sanoo Head of Business Development Sami Niininen Strålforsilta.
Nopea ongelmanratkaisukyky tärkeää
Jarkko Kuisman ja Maarit Alanderin mukaan yhteistyö on sujunut alusta asti hyvin.
Strålforsilaiset saivat nopeasti kiinni siitä, mitä me oikeasti tarvitsemme. He ovat alusta asti kuunnelleet toiveitamme ja vastanneet niihin erinomaisesti. Yhteistyö on ollut ketterää.
Jarkko Kuisma ICT-partner, Päijät Hämeen hyvinvointialue
Yhteisiä palavereja pidetään säännöllisesti ja niissä käydään läpi paitsi ajankohtaista tilannetta, myös tulevia toimenpiteitä.
– Erityisen hienoa on ollut se, että palavereissa on pystytty tarttumaan mahdollisiin ongelmiin tai toiveisiin heti. Parhaimmillaan olemme saaneet valmiin ratkaisun jo palaverin aikana, ja se on voitu ottaa heti käyttöön, Jarkko Kuisma sanoo.
Strålfors koulutti uuden järjestelmän käyttöön neljä pääkäyttäjää, jotka ovat sitten kouluttaneet muun henkilökunnan.
Moni tuntui pelkäävän etukäteen, että uusi järjestelmä olisi monimutkainen ja vaikea käyttää. Pelko on kuitenkin muuttunut innostukseksi, kun ihmiset ovat huomanneet, kuinka helppokäyttöinen se on.
Nyt myös erilaiset massapostitukset ja liitteiden lisääminen potilaskirjeisiin onnistuvat aiempaa sujuvammin. Uudessa järjestelmässä liitteet on koottu erilaisiin liitekirjastoihin, joista käyttäjä löytää aina uusimman version.
– Aiemmin osa liitteistä oli sähköisenä ja osa ihan paperisessa muodossa jossain kansliassa. Nyt liitteet pystytään keräämään nopeasti ja helposti, mikä vapauttaa työaikaa muuhun, Maarit Alander sanoo.
Myös sisäisissä postituksissa palvelun nopeudesta on tullut paljon kiitosta.
– Esimerkiksi lääkäriopiskelijat ovat olleet tosi iloisia, kun ovat saaneet työtodistuksensa järjestelmän kautta alle tunnissa. Heille kun on tärkeää toimittaa ne yliopistoille kiireesti harjoittelun päätyttyä, Maarit Alander kertoo.
Maarit Alander ja Jarkko Kuisma
Kirjeiden vastaanottajien eli potilaiden kannalta uudistus näkyy erityisesti nopeutena, varmuutena, ekologisuutena ja tietoturvallisuutena. Asiakkailla on nyt potilaskirjeiden vastaanottamiseen käytössään modernit digitaaliset menetelmät, jotka ovat aiempaa turvallisempia ja saavutettavampia.
– Omat viestit voi lukea missä päin maailmaa tahansa, eikä tarvitse kytätä kirjepostin tuloa. Uusi järjestelmä on vanhaa kustannustehokkaampi, mikä varmasti tässä taloudellisessa kurimuksessa kiinnostaa jokaista hyvinvointialueemme asukasta, Jarkko Kuisma sanoo.
Yhteistyö Strålforsin ja Päijät-Hämeen hyvinvointialueen välillä jatkuu.
– Pidämme säännöllisesti seurantapalavereja, ja jatkossa on tarkoitus käydä erityisesti kehitystoiveita ja tarpeita läpi. Tavoitteemme on tehdä hyvinvointialueen kaikesta asiakasviestinnästä mahdollisimman helppoa, Silja Jyrkinen kertoo.
Päijät-Hämeen hyvinvointialue lähettää kirjeet ensisijaisesti sähköisiin kanaviin kuten Suomi.fi, OmaPosti ja Kivra. Halutessaan asiakas saa kirjeensä postilaatikkoon kannettuna.
Ota yhteyttä!
Haluatko kuulla lisää hyvinvointialueita auttavista palveluistamme? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää.
Hyvinvointialueiden viestinnän murros – kohti tehokkaampaa ja turvallisempaa asiakasviestintää
Hyvinvointialueet ovat uuden haasteen edessä: asiakasviestinnän on oltava entistä tehokkaampaa, turvallisempaa ja saavutettavampaa. Kansalaisten odotukset kasvavat, ja lainsäädännön asettamat vaatimukset edellyttävät monikanavaista ja tietoturvallista viestintää. Samalla hyvinvointialueiden tulee tehostaa resurssiensa käyttöä ja etsiä keinoja säästää kustannuksissa.
Miten yhdistää asiakasystävällisyys, tietoturva ja kustannustehokkuus?
Postita muutamalla klikkauksella ja käytä aikasi potilastyöhön
Office Mail tarjoaa kustannustehokkaan tavan hallita päivittäisiä asiakirjoja ja postituksia suoraan työpöydältäsi. Postitukset voidaan tehdä fyysisesti We Mail -palvelun kautta tai vaihtoehtoisesti digitaalisesti asiakkaiden suosimiin sähköisiin postilaatikoihin, kuten Kivra, Suomi.fi-viestit tai OmaPosti.
Tämä joustava ratkaisu mahdollistaa asiakirjojen monikanavaisen jakelun, mikä parantaa asiakastyytyväisyyttä ja tarjoaa yritykselle useita tapoja tavoittaa asiakkaansa tehokkaasti.
Suomi.fi-viestit on valtion tarjoama tietoturvallinen palvelu, jonka avulla lähettäjäorganisaatiot voivat hoitaa viranomaisviestintää luotettavasti ja kustannustehokkaasti sähköisesti. Vuonna 2026 voimaan tuleva Digi Ensin -hanke tekee Suomi.fi-viesteistä viranomaisviestinnän oletuskanavan täysi-ikäisille kansalaisille. Nyt on oikea aika varmistaa, että organisaationne on valmis siirtymään digitaalisesti vastuulliseen viestintään.
)
)
:format(jpeg))
)
)
)
)
)
)
)