Perintäyhtiöt käsittelevät suuria määriä arkaluonteisia henkilötietoja (velkoja), ja niiden on kussakin maassa noudatettava toimialan sääntelykehystä. Tietosuojan puutteet voivat johtaa sakkoihin, ja pahimmassa tapauksessa seurauksena voi olla perintäluvan ja siten liikevaihdon menetys.

– Ehdottomasti tärkeintä perintäyritykselle on, ettei se menetä perintälupaansa, sanoo PostNord Strålforsin tietosuojavastaava Johan Stevenberg.

Käsittele ja säilytä henkilötietoja turvallisesti

PostNord Strålforsin tietosuojavastaava Johan Stevenberg

Jos velallisten tietoja ei käsitellä asianmukaisesti, perintäyhtiö saattaa rikkoa paitsi sovellettavaa tietosuoja- ja perintälainsäädäntöä myös sopimustaan toimeksiantajiensa kanssa. Tällöin se voi joutua maksamaan korvauksia niille, joille on aiheutunut vahinkoa virheellisestä käsittelystä. Tämän riskin pienentämiseksi on olennaisen tärkeää, että perintäyhtiö huolehtii tietosuojasta ja ottaa siitä vastuun, vaikka käyttäisikin yhteistyökumppania postitusten hoitamiseen.

– Siksi perintäyhtiön on tärkeää varmistaa, että toimittaja noudattaa saamiaan ohjeita ja hoitaa velallisten tietojen käsittelyn ja lähetyksen oikein, toteaa Johan Stevenberg, joka toimi neljä vuotta Intrumilla Group Data Protection Officerina.

– Ilman hyvää tietoturvaa henkilötietoja ja muita tietoja ei voi koskaan suojata riittävästi, Johan sanoo. Tietoja on käsiteltävä turvallisesti, mikä tarkoittaa myös, että käsittelyn on tapahduttava oikealla lainkäyttöalueella.

Ymmärrä, mitä maiden lakeja sovelletaan

Jos henkilötietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolelle, tällä lainkäyttöalueella yksilölle taattu tietosuoja voi heikentyä. Kaikkien maiden lainsäädännössä ei taata yksilölle samoja oikeuksia ja mahdollisuuksia kuin EU:ssa ja ETA:ssa, mikä voi johtaa lainvastaiseen käsittelyyn.

– Esimerkiksi EU:n/ETA:n ulkopuolisessa maassa sijaitsevan datakeskuksen tai tukipalvelun käyttäminen voi olla yritykselle taloudellisesti ja teknisesti erittäin järkevää, mutta tietosuojan eli yksilön kannalta se voi olla huono asia, sillä näin ihmiset menettävät oikeutensa ja mahdollisuutensa. Siksi on erittäin tärkeää ymmärtää, mitä lakeja sovelletaan siellä, missä tietoja käsitellään, ja miten nämä lait vaikuttavat tietosuojaan.

Toimittajan seurattava lakeja ja kanavia

Monet luotonhallinta- ja perintäyhtiöt ovat konserneja, joilla on liiketoimintaa useissa maissa. Kullakin yksittäisellä yrityksellä on lupa tai lisenssi harjoittaa perintätoimintaa oman maansa säännösten mukaisesti, eikä se saa jakaa velallisia koskevia tietoja miten tahansa muille samaan konserniin kuuluville yrityksille.

– Viestintäkumppanin, joka tarjoaa palvelujaan useissa maissa toimiville konserneille, on pystyttävä palvelemaan erilaisia yrityksiä saman konsernin sisällä ja noudattamaan samassa palvelussa erilaisia sääntöjä eri maissa, Johan tarkentaa. On tärkeää, että kumppani ymmärtää tämän haasteen ja pystyy käsittelemään tietoja yrityskohtaisesti kunkin yrityksen käyttämien järjestelmien ja siihen sovellettavien lakien mukaan.

Kaikkien perintäyhtiöiden on viestittävä velallisilleen lain mukaisesti, nopeasti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti.

– Tällöin on tärkeää, että viestintäkumppani tuntee tekniikan lisäksi myös kussakin maassa sovellettavat säännöt, jotta perintäkirjeet voidaan lähettää sopivinta kanavaa pitkin, Johan toteaa lopuksi.

Johanin kolme vinkkiä tietosuojariskien minimointiin

• Älä koskaan viivyttele tietosuoja-asioiden kanssa, vaan huolehdi niistä alun perin kaikessa, mitä organisaatio tekee – alusta loppuun.
• Luo sisäinen tietosuojakulttuuri ja ymmärrys tietosuojasta. Huolehdi jatkuvasti koulutuksesta ja parannuksista. Tietosuojan on oltava osa kaikkea organisaation toimintaa.
• Käytä viestintäkumppania, joka ymmärtää liiketoimintasi haasteet ja tietosuojan merkityksen. Rakenna ja vaali pitkäaikaista kumppanuutta, joka perustuu luottamukseen ja iteratiivisiin prosesseihin.