Liikeasiakirjojen sähköiseen välitykseen tarkoitettu Peppol-verkosto avaa yrityksille entistä paremmat mahdollisuudet kansainvälistymiseen ja tarjoaa työkaluja tiedolla johtamiseen. Suomen valtio ottaa Handi-tilaustenhallintajärjestelmässään Peppolin käyttöön huhtikuussa 2024.

Peppol alkoi EU-hankkeena, ja tällä hetkellä Peppol-verkossa on toimijoita 42 eri maasta, joista kymmenen Euroopan ulkopuolella. Peppolia ylläpitää ja kehittää Belgiassa toimiva voittoa tavoittelematon OpenPeppol-yhdistys, joka koostuu OpenPeppolin keskusorganisaatiosta, eri maiden Peppol-viranomaisista ja kansallisista palveluntarjoajista.

– Peppol-verkkoon sanomat lähetetään Peppol-palveluntarjoajien, eli Peppol Access Pointien kautta. Access Pointit toimittavat sanomat Peppol-verkon kautta standardien rajapintamääritysten mukaisesti, Schematron-validoituina Peppol BIS -formaatissa. PostNord Strålfors on toiminut Peppol-verkon Access Pointina jo yli kymmenen vuoden ajan, PostNord Strålforsin Head of Business Development Sami Niininen kertoo.

– Vastaanotammekin siis vielä paljon laskuja, jotka eivät ole Eurooppa-normin mukaisia. Nämä laskut aiheuttavat manuaalista käsittelytyötä ja validoimattomuus lisää virheitä.

Suomen valtio ottaa Peppol-hankintasanomat käyttöön huhtikuussa 2024

Valtiokonttorin verkkolaskusta vastaava asiantuntija ja Verkkolaskufoorumin käyttäjä- ja ohjausryhmien puheenjohtaja Tomi Rusi kertoo, että 98 prosenttia valtion noin miljoonasta ostolaskusta tulee jo verkkolaskuina.

– Ylipäätään Suomessa verkkolaskutusaste on korkea, sillä 90 prosenttia laskutusliikenteestä välitetään verkkolaskuna. On kuitenkin huomioitava, että verkkolaskutus on käytössä erityisesti isoissa yrityksissä. Kun tarkastelemme pieniä yrityksiä, on verkkolasku käytössä vain noin puolella yrityksistä. Nämä alle miljoonan euron liikevaihdon ja alle kymmenen työntekijän yritykset ovat kuitenkin 90 prosenttia yrityksistämme, Rusi muistuttaa.

Tomi Rusi
Valtiokonttorin verkkolaskusta vastaava asiantuntija

Sami Niininen
PostNord Strålforsin Head of Business Development 

Valtion vastaanottamista verkkolaskuista 70 prosenttia toimitetaan Eurooppa-normin mukaisesti eli rakenteisessa muodossa.

– Vastaanotammekin siis vielä paljon laskuja, jotka eivät ole Eurooppa-normin mukaisia. Nämä laskut aiheuttavat manuaalista käsittelytyötä ja validoimattomuus lisää virheitä. Joten verkkolaskujen osalta riittää toki vielä työtä, Rusi kertoo.

Peppol-verkostossa välitettävät laskut ovat aina Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Peppol-verkostoa ei kuitenkaan ole rakennettu vain verkkolaskujen toimittamiseen ja vastaanottoon, vaan sen kautta on mahdollista välittää myös muita yritysten välisiä sähköisiä sanomia. Vaikka Peppol ei olekaan enää uusi keksintö, on sen hyödyntäminen Suomessa vielä vähäistä. Käytön odotetaan kuitenkin kasvavan merkittävästi, sillä Peppol-verkosto mahdollistaa rajat ylittävään kauppaan liittyvän sanomaliikenteen ja siten helpottaa omalta osaltaan myös pienten yritysten kansainvälistymistä. Peppolin käyttö tulee kasvamaan myös siksi, että Suomen valtio vaatii hankintasanomia Peppol-muotoisina huhtikuusta 2024 alkaen.

1.4.2024 alkaen valtion vaatimat Peppol-hankintasanomat pitävät sisällään tilauksen, tilausvahvistuksen sekä tilauksen muutoksen ja peruutuksen.

Suomella oma Peppol-viranomainen

Suomeen perustettiin oma Peppol-viranomainen vuoden 2022 lopulla ja toiminta alkoi virallisesti 1.1.2023. Peppol-viranomainen toimii Valtiokonttorissa ja sen tehtäviin lukeutuu Peppolin käytön edistäminen ja tuki. Lisäksi Peppol-viranomainen toimii Suomen edustajana Peppolissa kansainvälisesti ja palvelee yhteydenottotahona ongelmatilanteissa.

Hannu Kivinen Valtiokonttorin johtava asiantuntija ja Peppol-viranomaistoiminnosta vastaava

– Teemme paljon yhteistyötä Peppol-palveluntarjoajien kanssa, jotka ovat viranomaisten ja loppukäyttäjien ohella kolmas Peppolin jäsenryhmä. Suomalaisten palveluntarjoajien sopimukset tehdään nykyään Valtiokonttorin kautta, Valtiokonttorin johtava asiantuntija ja Peppol-viranomaistoiminnosta vastaava Hannu Kivinen kertoo.

– Vastuullemme kuuluu myös mahdollisten kansallisten sääntöjen asettaminen eli miten Peppolia sovelletaan Suomessa. Yksi esimerkki tästä on se, että suomalaisten yritysten Peppol-osoitteet ovat OVT-tunnuksen mukaisia, jotta tilanne pysyy helposti hallinnassa. Luonnollisesti osa työtämme on seurata suomalaista lainsäädäntöä, jolla on vaikutuksia Peppol-sanomaliikenteeseen, Kivinen listaa.

Peppolin voi jakaa kolmeen osaan, joista ensimmäinen on tilauksiin tai laskutukseen liittyvien dokumenttien kehittäminen ja ylläpitäminen. Toinen osa on tekninen jakeluverkko, kuten Access Pointit ja osoitteistot.

– Kolmas osa on hallintamalli, joka tuo esille yhden Peppolin suurimmista hyödyistä: Peppolissa kaikki osapuolet käyttävät aina vain yhtä, tuoreinta versiota, eikä versiopäivityksiä tarvita. Kaikki muutosehdotukset menevät saman prosessin läpi, mikä varmistaa myös demokraattisen toiminnan, Kivinen toteaa.

– Peppolin kanssa ei tarvita käännöstauluja, teki kauppaa sitten Australiaan, Japaniin tai Helsinkiin.

Peppol avaa mahdollisuuksia pienille yrityksille

– EDI-liikenne on pitkälti kahden yrityksen välisiä yhteyksiä ilman yleispäteviä standardeja. Peppolissa ajatuksena on se, että sinulla on koko verkko käytettävissä otettuasi yhden yhteyden käyttöön. Tämä mahdollistaa sähköiset sanomat myös pienyrityksille, joille omien EDI-yhteyksien luominen on ollut liian kallista. Pyrimmekin luomaan pienille yrityksille edellytyksiä toimia niin tilaajana, toimittajana, laskuttajana kuin laskun vastaanottajana Peppolissa, Kivinen kertoo.

Myös kansainvälistyminen on entistä helpompaa, kun yhteistyössä noudatetaan aina samoja toimintatapoja. Suomessa on käytössä kaksi kansallista verkkolaskuformaattia, Finvoice ja TeappsXML, joista on olemassa useampi versio. Eri versioiden yhteisaikainen käyttö on mahdollistettu käännöstauluilla.

– Käännöstauluja alkaa olla jo sen verran paljon, että jos halutaan tieto johonkin tiettyyn elementtiin, ei se enää välttämättä kolmen käännöksen jälkeen ole oikeassa paikassa. Peppolin kanssa ei tarvita käännöstauluja, teki kauppaa sitten Australiaan, Japaniin tai Helsinkiin, Kivinen summaa.

– Rakenteinen tieto on se asia, millä tämä maa elää. Emme voi olla teknologian kärjessä ilman rakenteista tietoa, Rusi muistuttaa.

Tiedon aarreaitta

Valtio kannustaa ja pyrkii edistämään sähköistymistä monilla eri tavoin. Yksi keino on myös esimerkillä johtaminen. Vaatimus Peppol-hankintasanomista jouduttaa niiden yritysten Peppolin käyttöä, jotka toimivat valtion toimittajina – ja tämä voi puolestaan kasvattaa innostusta myös muualla.

– Emme aja sähköistymistä vain sähköistymisen riemusta, vaan tavoitteemme on sähköistymisestä saatavien hyötyjen tuominen kaikkien ulottuville. Verkkolaskun ja tulevaisuudessa myös tilausosuuden ja kuittien sähköistyminen vähentävät kaikki manuaalista näpyttelyä. Samalla myös raportointi paranee huomattavasti, kun valtiohallinnon talousraportointi saadaan aiempaa monimuotoisemmaksi, Rusi hymyilee ja jatkaa:

– Peppol on vasta polkunsa alussa. Parhaillaan suunnitellaan ja rakennetaan täysin uutta logistiikkakokonaisuutta ja tulevaisuudessa prosesseja voidaan laajentaa esimerkiksi tilausta edeltävään tarjousvaiheeseen eli Pre-award-prosessiin. Nämä kaikki kasvattavat automatisointia ja seurattavuutta eli toisin sanoen lisäävät helppoutta. Tässä on kyse isosta edistysaskeleesta.

Tiedolla johtaminen ja datatalous puhututtavat paljon. Rusi toivookin, että tilauksissa, verkkolaskuissa ja muissa tositteissa tunnistettaisiin niiden taustalla olevan tiedon määrä, missä hän näkee paljon mahdollisuuksia. Tällä hetkellä on käynnissä esimerkiksi hanke, jossa tutkitaan verkkolaskun sisältöä tilastokeskuksen ja verottajan tarpeisiin.

– Rakenteinen tieto on se asia, millä tämä maa elää. Emme voi olla teknologian kärjessä ilman rakenteista tietoa, Rusi muistuttaa.

Haluatko kuulla lisää Peppolista?

Heräsikö sinulle kysymyksiä Peppolista ja sen käyttöönotosta? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme niin keskustellaan lisää!

Jukka Leivonen
Manager of Partnerships & New Sales
jukka.leivonen@stralfors.fi
0400 820 110

Silja Jyrkinen
Account Manager
Silja.jyrkinen@stralfors.fi
040 520 6022

 

Voit myös lähettää meille viestin yhteydenottolomakkeen kautta:

Ota yhteyttä