Sigtunan kunta on ottanut käyttöön digitaalisen postinhallinnan ensimmäisenä kuntana Ruotsissa.
– Saapuvan postin digitalisointi helpottaa ja tehostaa postinhallintaa, ja samalla postista tulee jäljitettävää, sanoo Sigtunan kunnan IT- ja digitalisointipäällikkö Åsa Otterbjörk.
Digitalisaatio vaikuttaa koko yhteiskuntaan ja luo mahdollisuuksia yksinkertaisempaan, avoimempaan ja tehokkaampaan julkishallintoon. Tämä on huomattu myös Tukholman pohjoispuolella sijaitsevassa Sigtunassa. Yksi kunnan uusimmista aloitteista on, että PostNord Strålfors digitalisoi ja jakaa kunnan saaman postin Digital Mailroom -ratkaisun avulla. Näin asukkaan, yrityksen tai muun viranomaisen lähettämä fyysinen posti saavuttaa välittömästi oikean vastaanottajan kunnan hallinnossa.
Tarve ratkaisulle, joka nopeuttaa ja tehostaa kirjallisten asioiden käsittelyä
Sigtunan kunnan IT- ja digitalisaatiopäällikkö Åsa Otterbjörk. Sigtunan alkuperäinen postinkäsittelyratkaisu oli organisaatiossa muutaman avainhenkilön varassa, jotka tunsivat jakelun yksityiskohdat. Se tarkoitti myös, että jokaisen työntekijän oli noudettava fyysinen postinsa toimistolta. Tämä teki järjestelmästä haavoittuvaisen sairastapauksissa, loma-aikoina ja muiden poissaolojen yhteydessä. Tarvittiin uusi hallinnollinen ratkaisu.
– Tarvitsimme nopean ja tehokkaan ratkaisun kansalaisten kirjallisten asioiden käsittelyyn. Siksi valitsimme yhteistyökumppaniksi PostNord Strålforsin, jolla on kokemusta saapuvan viestinnän digitalisoinnista muissa pohjoismaisissa kunnissa – niin pienissä kuin isoissakin, Åsa Otterbjörk sanoo.
Erittäin turvallinen automatisoitu viestintävirta
Nyt postitse Sigtunan kuntaan saapuvan viestinnän hoitaa PostNord Strålfors, joka lähettää asiakirjat digitaalisesti oikealle vastaanottajalle, joka voi käsitellä ne Artvise-asianhallintajärjestelmässä.
– Tämän ansiosta voimme edistää asioita sekä työpaikalla että kotitoimistolta käsin. Meille on suuri etu, että työntekijät pääsevät helposti ja turvallisesti käsiksi saapuvaan postiinsa suoraan Artvisessa riippumatta siitä, missä he fyysisesti ovat, Åsa Otterbjörk sanoo.
PostNord Strålforsin Nordic Product Manager Ole Thykær.Sigtunan kunta on valinnut ratkaisun, joka käsittelee ja jakaa saapuvan postin – noin 20 000 kirjettä vuodessa – sähköisesti. Aluksi vain fyysinen posti digitoidaan ja jaetaan oikeille vastaanottajille, mutta järjestelmä on valmis käsittelemään tulevaisuudessa myös saapuvan sähköpostin ja muut digitaaliset kanavat.
– Digital Mailroom -ratkaisu tarkoittaa, että Sigtunan kuntaan saapuva posti toimitetaan Rosersbergissä sijaitsevaan toimipisteeseemme, jossa posti vastaanotetaan, skannataan, muunnetaan digitaaliseen muotoon ja jaetaan automaattisesti oikealle vastaanottajalle Artvise-asianhallintajärjestelmän kautta, kertoo PostNord Strålforsin Nordic Product Manager Ole Thykær.
– Arvioimme, että voimme vapauttaa noin puolet siitä työajasta, jonka tällä hetkellä menee saapuvan postin käsittelyyn. Tulevaisuudessa digitalisoitujen postivirtojen mahdollisuudet tuovat huomattavia kustannussäästöjä sekä sisäisessä että lähtevässä postissa, Åsa Otterbjörk sanoo.
Koneoppiminen parantaa virtoja
Postinkäsittelyn automatisointi hoidetaan perinteisellä sääntöjenhallinnalla, jossa tunnistetaan esimerkiksi osoitteen, lähettäjän tai tekstissä olevien avainsanojen perusteella, minkä tyyppinen posti on lähetettävä kenellekin vastaanottajalle.
– Koneoppimisen avulla ratkaisumme automaatiotaso paranee jatkuvasti, sanoo Ole Thykær.
Sigtunan kunnan rekisterinpitäjät lajittelevat PostNord Strålforsin digitaalisen käyttöliittymän kautta helposti ja turvallisesti ne asiakirjat, joita ei syystä tai toisesta voida käsitellä automaattisesti.
Ratkaisu on erittäin turvallinen. Kunnan posteja skannaavat PostNord Strålforsin työntekijät rinnastetaan kunnan työntekijöiksi, joten heitä koskee salassapitovelvollisuus. Tammikuusta 2021 alkaen on ollut voimassa uusi laki, joka koskee myös tavarantoimittajia. Digitaalisen postin käsittely on henkilötietojen käsittelyä, ja siihen sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).
– Vuoropuhelu PostNord Strålforsin kanssa on sujunut erittäin hyvin koko prosessin ajan. Meillä on omat yhteyshenkilömme, jotka vastaavat nopeasti pyyntöihimme ja ovat auttaneet meitä koko käyttöönottoprojektin ajan, Åsa Otterbjörk kertoo.
Puolittaa saapuvan postin käsittelyyn kuluvan ajan
– Arvioimme, että voimme vapauttaa noin puolet siitä työajasta, jonka tällä hetkellä menee saapuvan postin käsittelyyn. Tulevaisuudessa digitalisoitujen postivirtojen mahdollisuudet tuovat huomattavia kustannussäästöjä sekä sisäisessä että lähtevässä postissa, Åsa Otterbjörk sanoo ja jatkaa:
– Sigtunan kunnassa panostetaan voimakkaasti digitalisaatioon, ja valitsimme PostNord Strålforsin ratkaisun, koska se on joustava, tehokas ja turvallinen. Saamme myös merkittäviä ympäristöhyötyjä, sillä meidän ei tarvitse toimittaa fyysistä postia kunnan 140 osoitteeseen, kun kaikki yksiköt saavat postinsa asianhallintajärjestelmän kautta.
Jo ensimmäisenä tuotantopäivänä, jolloin järjestelmässä oli vain rajallinen määrä sääntöjä, 30 prosenttia saapuvasta postista lajiteltiin automaattisesti oikealle vastaanottajalle. Nyt tätä automaatiota pyritään lisäämään mahdollisimman paljon, jotta muutaman kuukauden kuluessa jo 80–90 prosenttia lajitellaan automaattisesti oikealle vastaanottajalle.
Aloita Digital Mailroom -palvelun käyttö
Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää, miten voit vähentää saapuvaan viestintään käytettävää aikaa. Asiantuntijamme auttavat vähentämään hallinnointia ja kustannuksia.