Scandic on Tanskan suurin hotelliketju ja osa Scandic-konsernia, jolla on hotelleja useissa maissa, kuten Tanskassa, Norjassa, Ruotsissa, Suomessa, Saksassa ja Puolassa.
Asiakastarinan videoversio: :
Scandicin Tanskassa sijaitsevissa hotelleissa on 6 000 huonetta, ja ketjun palveluksessa työskentelee 3 000 työntekijää. Yritys saa päivittäin jopa 200 viestiä Tanskan viranomaisten digitaalisesta postijärjestelmästä (Digitalt Post). Viestit voivat sisältää arkaluonteisia tietoja, kuten kunnan ilmoituksia palkkakorvauksista.
Aiemmin tehtävään tarvittiin kaksi työntekijää, jotka kirjautuivat manuaalisesti Digital Post -palveluun ja välittivät viestit Scandicin omaan sähköpostijärjestelmään. Tämä toimintatapa oli hankala, tehoton ja vei paljon aikaa, sillä työntekijät joutuivat kirjoittamaan koko sähköpostiosoitteen Digital Post -palveluun toistuvasti.
Scandic päätti ottaa käyttöön PostNord Strålforsin Digital Mailroom -ratkaisun, joka automatisoi postinkäsittelyn ja vapautti resursseja, jotka nyt voidaan käyttää lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.

Yksi Digital Mailroom -ratkaisun suurimmista eduista on, että se täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Gitte Møberg Tanskan Scandicin Country Support Officesta kertoo:
– Ratkaisun ehdottomasti suurin hyöty on ollut se, voimme luottaa siihen, että arkaluonteisten viestien käsittelymme täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Lisäksi ratkaisu poisti työntekijöiltä aikaa vieneen ja turhauttavan työntehtävän:
– Viestien välittäminen ei ollut työntekijöistäkään mielekästä. Se tuntui tylsältä tehtävältä, Gitte sanoo.
Scandicin aiemmat IT-projektit olivat olleet menestykseltään vaihtelevia. Siitä huolimatta hotelliketju päätti ottaa käyttöön Digital Mailroom -ratkaisun, kun sille vakuutettiin, että ratkaisu olisi helppo ja nopea toteuttaa ja vaatisi Scandicilta itseltään vain vähän työtä.
Kun eri postityypeille oli määritetty välityssäännöt, ratkaisu toimi moitteettomasti.
– Ratkaisu on osoittautunut turvallisemmaksi ja aikaa säästäväksi, ja se on poistanut tylsän työtehtävän Scandicilta ja työntekijöiltämme, Gitte toteaa lopuksi.
Ota yhteyttä
Jos sinulla heräsi kysymyksiä yhteistyöstämme tai haluat lisä tietoja.