Toiminta tehostuu ja manuaaliset virheet jäävät pois, kun lasku lähetetään myyntilaskujärjestelmästä ja käsitellään automaattisesti ostolaskujärjestelmässä. Verkkolaskun mukana voi toimittaa laskun kuvan sekä liitteitä ja tarvittaessa liitteet voidaan merkitä salassapidettäviksi.
Suomessa verkkolaskujen välitykseen on olemassa TIEKEn operaattoriverkosto, johon PostNord Strålfors kuuluu. Välitys muille verkkolaskuoperaattoreille ja pankeille tehdään käyttäen yhdessä sovittuja palveluehtoja ja suomalaisten standardien mukaisia aineistoja, kuten Teappsxml ja Finvoice.
Yhteiset toimintatavat tekevät verkkolaskutuksen käyttöönotosta asiakkaille helppoa ja vaivatonta.Sähköiset laskut ovat kuuluneet PostNord Strålforsin ydinosaamiseen jo yli 30 vuoden ajan ja meillä onkin asiakkaita kaikilta toimialoilta. Verkkolaskupalvelumme on osa Omnichannel-ratkaisuamme.
- Nopea – verkkolasku siirtyy lähettäjältä vastaanottajalle muutamassa minuutissa
- Helppo lähetys – jokaiselle vastaanottajalle ei tarvitse rakentaa erillistä lähetysyhteyttä. PostNord Strålforsilla on valmiina yhteydet TIEKE verkkolaskuoperaattoreihin ja pankkeihin Suomessa sekä useisiin muihin operaattoreihin Pohjoismaissa.
- Joustava – PostNord Strålfors auttaa muuntamaan laskuaineistosi verkkolaskun muotoon, kuten Teappsxml tai Finvoice.
- Mukautuva vastaanotto – toimittajilta tulevat ostoverkkolaskut muunnetaan ostolaskujärjestelmän tarvitsemaan muotoon ostolaskujen kierrätystä ja tiliöintiä varten
- Ympäristöystävällinen – Verkkolaskun hiilijalanjälki on huomattavasti paperilaskua pienempi
- Lakisääteinen – ostaja voi vaatia verkkolaskua, PostNord Strålfors auttaa tuottamaan lain mukaisen semanttisen verkkolaskun (EN16931)
Mikä verkkolasku on?
Verkkolasku on sähköinen lasku, joka suomessa yleisesti välitetään TIEKEn verkkolaskuoperaattoreiden ja pankkien välillä 4-kulmamallin mukaisesti. Verkkolaskut välitetään yleensä joko Teappsxml tai Finvoice-formaateissa. PostNord Strålforsin kautta voit lähettää myyntiverkkolaskuja sekä vastaanottaa ostoverkkolaskuja. Verkkolaskujen lähetystä ja vastaanottoa varten tarvitset verkkolaskuosoitteen, jonka avulla verkkolasku välitetään vastaanottajalle. Operaattoriverkossa välitys tehdään käyttäen verkkolaskuosoitetta (Teappsxml:ssä NET_SERVICE_ID) ja operaattoritunnusta. Verkkolaskuosoitteen muoto on yleensä OVT-tunnus, mikä on johdettu yrityksen Y-tunnuksesta. OVT-tunnuksessa voi olla myös 1-5 merkkinen tarkenne. Suomessa verkkolaskuosoitteet löytyvät TIEKEn verkkolaskuosoitteistosta, verkkolaskuosoite.fi, jossa PostNord Strålforskin on osakkaana
Verkkolaskulaki voimaan 1.4.2020
Verkkolaskulaki eli Laki hankintayksiköiden ja elinkeinoharjoittajien sähköisestä laskutuksesta tuli voimaan 1.4.2020 ja siirtymäaika päättyi 1.4.2021. Laki tarkoittaa sitä, että mikä tahansa yritys voi vaatia uuden lain mukaista sähköistä laskua toiselta yritykseltä tai hankintayksiköltä. Laki ei vaikuta alle 10.000 euron liikevaihdon yrityksiin tai yrityksiin, jotka tekevät pelkästään B2C-kaupankäyntiä.
Verkkolaskulaki on osa EU:n verkkolaskudirektiiviä. Verkkolaskulailla tavoitellaan sähköisen laskutuksen ja sitä kautta koko taloushallinnon tehostamista. Sähköinen lasku tarkoittaa vain digitaalisessa, rakenteisessa muodossa, sähköisestä laskutusjärjestelmästä toiseen lähetettyjä laskuja. Esimerkiksi sähköpostilla lähetetty pdf-lasku ei ole sähköinen lasku. Lain mukaisessa verkkolaskustandardissa (EN 16931-1:2017) määritellään sähköisten laskujen tietosisältövaatimukset. Standardin tavoitteena on helpottaa laskutusta erityisesti niissä tilanteissa, kun laskutuksen osapuolet toimivat eri maissa.
E-laskutukseen liittyvät vaatimukset EU alueella
Mitä tietosisältöä semanttisen mallin mukaisesta verkkolaskusta tarkastetaan?
Standardissa määritellyt verkkolaskun pakolliset tiedot ja laskentasäännöt pyöristyksineen pitää olla verkkolaskulla oikein. Esimerkiksi jos ALV-määrityksen puuttuvat tai arvonlisävero on laskettu väärin, niin vastaanottaja voi hylätä laskun ja vaatia uutta verkkolaskua. Schematron-validoinnilla tarkoitetaan verkkolaskujen sisällön tarkistusta määriteltyjen sääntöjen mukaan.
Schematron-validointi on tehty yhteystyössä mm. TIEKEn, Valtiokonttorin ja verottajan kanssa ja validointisäännöt ovat heidän hyväksymiä. Lähes kaikki verkkolaskun välittäjät tulevat tarkastamaan verkkolaskut, myös PostNord Strålfors.
- Tietojen lisääminen – laskutusjärjestelmästä pakolliset tiedot
- Laskenta – arvonlisäverot ja pyöristykset oikein
- Tarkastus – PostNord Strålfors tekee verkkolaskuille schematron-validoinnin ennen eteenpäin välittämistä
Verkkolaskutus myös ulkomaille
TIEKEn operaattoriverkoston lisäksi pystymme välittämään verkkolaskuja useiden Pohjoismaisten operaattoreiden kanssa ja Peppol-verkostoon. Peppol-verkoston kautta pystyy lähettämään ja vastaanottamaan sähköisiä sanomia, kuten verkkolaskuja maailmanlaajuisesti yli kolmeenkymmeneen eri maahan. PostNord Strålfors toimii Peppol-verkon yhteyspisteenä eli Access Pointina, jonka kautta laskun lähettäjä voi toimittaa verkkolaskun Peppol BIS billing-formaatissa mille tahansa Peppol-osoitteistosta löytyvälle sähköisen laskun vastaanottajalle
Lisätietoa Peppolista löydät sivultamme ”Miten Peppol toimii”.
Hahmotamme kokonaisuuden
Osaamisemme auttaa sinua tunnistamaan omaan laskutusratkaisuusi liittyvät vaatimukset ja edellytykset. Kyse voi olla niin järjestelmäominaisuuksista ja -vaatimuksista käytännön neuvojen antamiseen käyttöönottoprosessissa.
Jos aiot investoida verkkolaskutusratkaisuun, sinun on valmistauduttava hyvin. Siten vältyt ongelmilta myöhemmin. Me autamme sinua. Olemme kehittäneet ja hioneet palveluamme jo vuosia, joten voimme auttaa sinut nopeasti alkuun juuri sinulle sopivan ratkaisun käyttöönotossa.
Jos lähetät laskuja myös kuluttaja-asiakkaille e-laskuina, tutustu myös ”B2C e-lasku palveluumme”.
Jos vastaanotat ostolaskuja myös sähköpostilla ja paperilla, tutustu myös ”Ostolaskujen skannauspalveluun”.
Lain mukaan laskut on säilytettävä 6+1 vuoden ajan. Jos tarvitset sähköistä arkistointiratkaisua laskuillesi, tutustu eArkisto-ratkaisuumme
Ota meihin yhteyttä, niin voimme tutustua mahdollisuuksiin yhdessä:
Verkkolaskusanasto
Verkkolasku: Verkkolasku on sähköinen lasku, joka välitetään laskuttajalta vastaanottajalle konekielisessä muodossa, kuten xml-sanomina Finvoice tai Teappsxml-muodossa. Verkkolaskut välitetään verkkolaskuoperaattoreiden ja pankkien välisessä verkossa.
Verkkolaskuosoite: Osoite, jonka avulla voi lähettää verkkolaskuja. Sekä verkkolaskun lähettäjä että vastaanottaja tarvitsevat verkkolaskuosoitteen. Verkkolaskuosoite on Suomessa yleensä OVT-tunnus, IBAN tai verkkopalvelutunnus.
Operaattoritunnus: Tunnus, jolla verkkolaskun välittäjä tunnistetaan ja lasku toimitetaan oikealle välittäjälle. Yleensä OVT-tunnus
Verkkolaskuoperaattori: Verkkolaskun välittäjä, joka toimittaa laskuttajan lähettämän sähköisen laskun eteenpäin vastaanottajalle/vastaanottajan operaattorille.
Teappsxml: Toinen Suomen kansallisista verkkolaskuformaateista. Tiedon kehittämä rakenteinen xml-sanoma, jota käytetään erityisesti operaattoreiden välisessä verkkolaskujen siirrossa.
Finvoice: Toinen Suomen kansallisista verkkolaskuformaateista. Pankkien yhteistyössä kehittämä xml-formaatti verkkolaskuille ja myös muille sähköisille sanomille. Pankkien ja maksulaitosten tarjoamasta verkkolaskujen välityspalvelusta käytetään myös nimeä Finvoice.
Peppol: Pan European Public Procurement On-line. Verkosto jossa yritykset voivat lähettää sähköisiä asiakirjoja. Lisää tietoa Peppolista löydät https://peppol.eu/
TIEKE: Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry. Yhdistys, jonka tavoitteena on kehittää suomalaisen tietoyhteiskunnan käytäntöjä. TIEKE ylläpitää kansallista verkkolaskuosoitteistoa, josta löytyy keskitetysti yritysten verkkolaskuosoitteet.
Peppol Access Point: Yhteyspiste Peppol-verkostoon. Palveluntarjoaja, joka on sertifioitu välittämään asiakirjoja Peppol-verkostossa. Yhteyspisteet mm. tekevät schematron-validoinnin kaikille sanomatyypeille ennen reititystä Peppol-verkostoon.
EN16931: Eurooppalainen standardi verkkolaskun sisällölle.
Semanttinen malli: Verkkolaskulain ja EU:n verkkolaskudirektiivin mukainen laskumalli, joka asettaa laskulle tiettyjä vaatimuksia sisällön ja sisällön validoinnin suhteen.
