Verkkolaskutuksen uudet tuulet

EU-direktiivin mukainen verkkolaskulaki uudistui huhtikuussa 2019, jolloin viranomaisten tuli pystyä vastaanottamaan sähköisiä laskuja toimittajiltaan.

Laki tuli tuli voimaan huhtikuussa 2020 ja siirtymäaika päättyi 1. huhtikuuta 2021, jolloin verkkolaskulaki määrää, että yritykset ja julkishallinto voivat vaatia laskun verkkolaskuna toimittajiltaan. Merkittävää on, että vastaanottajalla on oikeus jopa hylätä laskut, jotka eivät täytä lainmukaisen verkkolaskun vaatimuksia. Tavallinen sähköpostilasku ei täytä tätä lakivaatimusta.

PostNord Strålfors tarjoaa asiakkailleen Omnichannel-ratkaisun, jossa uuden lakisääteisen muodon eli semanttisen mallin mukaiset verkkolaskut ovat yksi useista saatavilla olevista vaihtoehdoista.

Mikä uudistus?

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) perustuu EU:n verkkolaskudirektiiviin ja se koskee yritystenvälisten verkkolaskujen käyttöä. Laki ohjaa yrityksiä ja julkishallintoa käyttämään yhä enemmän sähköistä laskutusta.

EU:n verkkolaskudirektiivin (2014/55/EU) mukaisesti julkisen sektorin toimijoiden on ollut kyettävä ottamaan hankintalaskut vastaan sähköisinä viimeistään 18. huhtikuuta 2019 alkaen. 2020 voimaan tullut laki laajentaa tämän velvollisuuden koskemaan myös elinkeinonharjoittajia.

Eurooppalainen verkkolaskustandardi (EN 16931-1:2017) määrittää laskujen tietosisällön ja käytettävät laskusanomat. Suomessa omat kansalliset Finvoice 3.0 - ja TEAPPSXML 3.0 -aineistomuodot tukevat tätä semanttista mallia.

Miksi?

EU vaatii yhteistä laskutusstandardia, joka on otettava käyttöön koko unionin alueella. Syyt ovat ennen kaikkea taloudellisia, mutta standardissa on huomioitu myös ympäristönäkökulma ja viranomaisten vastuu digitaalisen kehityksen edistämisessä.

Direktiivin tarkoituksena on nopeuttaa verkkolaskutuksen käyttöönottoa julkisella sektorilla, edistää taloushallinnon automaatiota sekä helpottaa jäsenmaiden rajat ylittävää laskutusta EU:ssa.

Mitä tarkoittaa?

Suomessa elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada toiselta elinkeinonharjoittajalta verkkolasku pyynnöstä. Toimittajan ei ole pakko lähettää verkkolaskua ilman pyyntöä, mutta tarvittaessa sellainen on toimitettava, mikäli yrityksen liikevaihto ylittää 10 000 euroa.

Direktiivi määrittää erityisesti laskujen semanttisen tietosisällön sekä käytettävät laskusanomat. Muita muutoksia ovat koontilaskujen poistuminen sekä laskentasääntöjen oikeellisuusvaatimukset.

Lue direktiivin keskeisistä vaatimuksista tarkemmin täältä »

Milloin?

Laki tuli voimaan 18. huhtikuuta 2019, jolloin se koski heti valtionhallinnon hankintoja. Muilla julkishallinnon organisaatioilla siirtymäaika päättyi huhtikuuhun 2020.

Elinkeinonharjoittajien osalta laki astui voimaan 1. huhtikuuta 2020, mutta siirtymäaikaa jatkettiin koronavirus-pandemian takia 1. huhtikuuta 2021 asti.

Mitä minun tulee tehdä?

Normaali verkkolasku toimii edelleen yritystenvälisessä laskutuksessa. Autamme teitä muutoksessa, jos teiltä on jo vaadittu semanttisen mallin mukaista aineistoa, haluatte tietää, täyttääkö laskutusvalmiutenne vaatimukset tai missä tietoa eri vastaanottajien vaatimuksista ylläpidetään.

1. Soittakaa asiakaspalveluumme numerossa +358 20 740 4100 tai lähettäkää meille viesti täyttämällä alla oleva yhteydenottolomake.
2. Tehdään yhdessä kartoitus laskutusjärjestelmästänne ja laskentasääntöjen oikeellisuudesta. Lue keskeisistä vaatimuksista tarkemmin täältä »
3. Testaus ja käyttöönotto tehdään yhteistyössä.

PostNord Strålfors on jo päivittänyt järjestelmänsä ja hankkinut valmiudet Finvoice 3.0 -versioon sekä TEAPPSXML 3.0 -versioon käyttäen oletusarvoisia semanttisen mallin koodistoja minimitietosisällöllä. Mikäli laskuttajan nykyaineistosta saadaan aikaiseksi pakollisen minimisisällön mukainen verkkolasku ja se on riittävä myös vastaanottajalle, muita muutoksia ei tarvita.

Laskuttaja itse vastaa laskun laskentasäännöistä ja riittävästä tietosisällöstä, joten suosittelemme joka tapauksessa testaamaan laskun sisällön ennen uuden version käyttöönottoa.