)
Miten verkkolasku toimii?
Verkkolasku on rakenteisessa muodossa oleva sähköinen lasku joka lähetetään toiselle organisaatiolle. Rakenteisella muodolla tarkoitetaan, että laskun sisältö on jäsennelty ennalta sovitulla tavalla, käyttäen esimerkiksi Finvoice- tai TeappsXML-formaattia. Yleensä laskun mukana toimitetaan myös laskun kuva sekä mahdolliset laskuun liittyvät liitteet.
Verkkolasku lähetetään verkkolaskuoperaattorin tai pankin kautta vastaanottajalle käyttäen vastaanottajan yksilöivää verkkolaskuosoitetta. Laskun lähettäjä, laskuttajan operaattori, laskun vastanottaja ja vastaanottajan operaattori muodostavat keskenään nelikulmamallin, jossa jokaisella osapuolella on omat velvollisuutensa.
Lyhyesti laskutusprosessi verkkolaskutusta käyttäen eri osapuolten välillä toimii näin:
Laskun luominen: Laskuttaja luo laskun käyttämällä kirjanpito- tai laskutusohjelmistoa, joka tukee verkkolaskutusta. Laskuttaja vastaa laskun tietosisällöstä esimerkiksi arvonlisäveron ja kansallisten vaatimusten mukaisesti.
Laskun lähettäminen: Lasku lähetetään sähköisesti verkkolaskuoperaattorille, joka toimii välittäjänä lähettäjän ja vastaanottajan välillä. Verkkolaskuoperaattori tunnistaa lähettäjän sekä varmistaa, että lasku on vaaditussa rakenteisessa muodossa ja toimittaa laskun vastaanottaja verkkolaskuoperaattorille.
Laskun vastaanotto: Vastaanottajan verkkolaskuoperaattori tunnistaa vastaanottajan sekä tarkistaa laskun pakollisen tietosisällön ja välittää sen vastaanottajan laskujenkäsittelyjärjestelmään.
Laskun käsittely: Vastaanottaja käsittelee laskun omassa laskunkäsittelyjärjestelmässään ja maksaa sen eräpäivänä.
Kuinka voin lähettää tai vastaanottaa verkkolaskuja?
Verkkolaskujen käyttöönotto ja lähettäminen tai vastaanottaminen on melko yksinkertaista, mutta vaatii kuitenkin muutamia huomioon otettavia asioita. Kun yrityksesi aikoo ottaa verkkolaskut käyttöön, huomioi ainakin seuraavat asiat:
Valitse sopiva ohjelmisto: Käytä laskutusohjelmistoa, joka tukee verkkolaskutusta. Käytännössä nykyisin lähes kaikki laskutusohjelmistot pystyvät tuottamaan rakenteellista dataa, josta voidaan muodostaa verkkolasku. Päätä myös, haluatko vastaanottaa verkkolaskuja. Tällöin tarvitset saapuvien verkkolaskujen käsittelyyn soveltuvan ostolaskujärjestelmän.
Tee sopimus verkkolaskuoperaattorin kanssa: Verkkolaskujen välitystä varten tarvitset sopimuksen verkkolaskuoperaattorin tai pankin kanssa.
Ota verkkolaskut käyttöön operaattorin kanssa: Käyttöönottoprojektin laajuus ja kesto riippuu monista asioista, kuten lähettävästä tai vastaanottavasta järjestelmästä ja sen tukemasta laskuformaatista. Lisäksi laskuja lähetettäessä on päätettävä, muodostetaanko laskun kuva ja ylläpidetäänkö vastaanottajien verkkolaskuosoitteet laskuttajan järjestelmässä vai hoitaako operaattori nämä laskuttajan puolesta.
Käyttöönottoprojektissa operaattori myös luo yrityksellesi verkkolaskuosoitteen, joka tarvitaan sekä verkkolaskujen lähetystä että vastaanottoa varten, sekä ilmoittaa verkkolaskuosoitteen TIEKEn ylläpitämään verkkolaskuosoitteistoon. Suomessa yleisimmin käytetty verkkolaskuosoitteen muoto on OVT-tunnus, joka muodostuu Suomen verohallinnon tunnuksesta 0037, yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa sekä vapaaehtoisesta enintään 5 merkkiä pitkästä tarkenteesta.
Verkkolaskut ulkomaille?
Verkkolaskujen käyttö kasvaa jatkuvasti ympäri maailman. Verkkolaskujen lähettäminen ulkomaille vaatii kuitenkin muutamia lisätoimenpiteitä verrattuna Suomessa lähetettäviin verkkolaskuihin. Ensiksi selvitä kohdemaan sekä laskun vastaanottajan vaatimukset, koska eri mailla voi olla erilaisia verkkolaskutusvaatimuksia. Varmista myös, että laskusi täyttävät kohdemaan vaatimukset esimerkiksi ALV-tietojen osalta sekä tarkasta vastaanottajalta, vastaanottavatko he laskunsa kansallisessa formaatissa vai Peppol-verkon kautta. Samalla on hyvä tarkastaa käytettävä verkkolaskuosoite ja mahdollinen osoitteeseen liittyvä tyyppi- tai maakoodi. Esimerkiksi Peppol-verkon osoitteet sisältävät varsinaisen verkkolaskuosoitteen lisäksi osoitteen tyypittävän ICD-koodin etuliitteenä.
Tarvittaessa kysy apua operaattoriltasi ja varmista pystyykö operaattorisi lähettämään laskuja ulkomaille tai toimiiko operaattorisi Peppol-palveluntarjoajana.
Miksi valita verkkolasku
Verkkolasku tarjoaa monia etuja verrattuna perinteisiin paperilaskuihin tai PDF-laskuihin. Tässä muutamia syitä, miksi verkkolasku kannattaa valita:
Ajan säästö: Verkkolaskutus poistaa manuaaliset vaiheet ja nopeuttaa koko laskutusprosessia.
Kustannusten alennus: Ei postikuluja, ei paperia, ja vähemmän virheitä, mikä tarkoittaa pienempiä kustannuksia.
Vähemmän virheitä: Automaattinen tiedonsiirto minimoi inhimilliset virheet.
Parempi kassanhallinta: Verkkolaskut prosessoidaan nopeammin, mikä parantaa kassavirtaa ja taloudellista ennustettavuutta.
Ympäristöystävällisyys: Verkkolaskutus vähentää paperin ja postituksen tarvetta, mikä on hyväksi ympäristölle.
Parempi tietoturva: Verkkolaskut ovat suojattuja ja arkistoidaan digitaalisesti, mikä minimoi tietojen katoamisen tai väärennösten riskin.
Lain vaatimus: Vuonna 2020 voimaan tullut verkkolaskulaki mahdollistaa yrityksille vaatia laskut Eurooppa-normin mukaisina verkkolaskuina.
Verkkolaskusanastoa
Verkkolaskuoperaattori
Verkkolaskuoperaattori on taho, joka välittää sähköisiä laskuja lähettäjältä vastaanottajalle. Verkkolaskuoperaattoria voi pitää eräänlaisena postitoimistona, joka huolehtii laskujen turvallisesta ja tehokkaasta kuljetuksesta sähköisessä muodossa.
Verkkolaskuosoite
Verkkolaskuosoite on osoite, johon yritys tai organisaatio voi vastaanottaa verkkolaskuja tai jota yritys tai organisaatio käyttää lähettäessään verkkolaskuja. Se koostuu varsinaisesta verkkolaskuosoitteesta ja välittäjätunnuksesta. Yleisimmät verkkolaskuosoitteen muodot suomessa ovat OVT-tunnus ja IBAN-tunnus.
Välittäjätunnus
Välittäjätunnus tai operaattoritunnus on yksilöllinen koodi, joka kertoo, minkä verkkolaskuoperaattorin kautta lasku välitetään. Yleensä välittäjätunnuksena käytetään OVT-tunnusta.
TeappsXML
TeappsXML on TietoEVRY:n kehittämä verkkolaskuformaatti, joka on laajasti käytössä Suomessa, erityisesti verkkolaskuoperattoreiden välisessä liikenteessä. Tällä hetkellä uusin versio formaatista on TeappsXML 3.0, joka tukee myös Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.
Finvoice
Finvoice on suomalaisten pankkien yhteistyössä kehittämä ja ylläpitämä verkkolaskuformaatti, jota käytetään yleisesti pankkien välittämissä verkko-ja e-laskuissa. Finvoice 3.0 -versio noudattaa EU-standardia EN 16931, mikä tarkoittaa, että se täyttää Eurooppa-normin vaatimukset.
Verkkolaskuosoitteisto
Verkkolaskuosoitteisto on TIEKEn ylläpitämä palvelu, josta voit etsiä suomalaisten organisaatioiden verkkolaskuosoitteet. Tämä palvelu on maksuton ja sen tietoja ylläpitävät suomalaiset verkkolaskun välittäjät, kuten operaattorit ja pankit.
Eurooppa-normi
Eurooppa-normin mukainen verkkolasku noudattaa EU-standardia EN 16931, joka määrittelee yhtenäiset vaatimukset verkkolaskuille Euroopassa. Tämä standardi sisältää pakolliset tiedot, jotka verkkolaskussa tulee olla.
Schematron-validointi
Schematron-validoinnilla tarkistetaan verkkolaskun tietosisällön oikeellisuus ja standardien mukaisuus. Validointi tekee esimerkiksi tarkistuslaskentaa laskun summista ja tarkastaa pakollisten tietokenttien täyttämisen. Schematron-validointi tehdään Eurooppa-normin mukaisille laskuille.
Peppol
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) on kansainvälinen verkosto, jonka avulla yritykset ja organisaatiot voivat välittää standardimuotoisia sähköisiä liikeasiakirjoja, kuten verkkolaskuja, tilauksia ja tilausvahvistuksia, suoraan järjestelmästä järjestelmään.
)
)
)