PostNord Strålforsin laskelmat osoittavat, että monet yritysten talousosastot käyttävät tuhansia tunteja vuodessa ostolaskujen manuaaliseen virheiden käsittelyyn. Tämä siitäkin huolimatta, että prosessit ovat pitkälle automatisoituja, mikä on sekä kallista että aikaa vievää. Mutta onko manuaalinen virheiden käsittely todella tarpeen vai olisiko muitakin tapoja käsitellä laskuja?
Monet modernit yritysten talousosastot ovat digitalisaatiomatkalla, jossa ne korvaavat vanhoja liiketoimintajärjestelmiään ja hyödyntävät samalla mahdollisuutta automatisoida prosessejaan. Taustalla voi olla esimerkiksi tavoite tuottavuuden kasvussa, virheiden määrän vähentämisessä tai vaikkapa jokapäiväisen työn paremman laadun saavuttamisessa.
Yleinen automatisoitava prosessi on saapuvien ostolaskujen käsittely. Ajatuksena on, että laskut siirtyvät suoraan toiminnanohjausjärjestelmään ilman manuaalista käsittelyä ja ovat sitten helposti hyväksyttävissä tai parhaassa tapauksessa eivät vaadi erillistä hyväksyntää lainkaan. Tämä ei kuitenkaan aina toteudu niin sujuvasti kuin talousosaston henkilökunta haluaisi.
Teknisiä vai sisältövirheitä?
Harri Vilkman, PostNord Strålforsin tuotespesialisti
Jotta lasku kulkee sujuvasti järjestelmän läpi, sen on oltava täysin virheetön. Valitettavasti näin ei aina kuitenkaan ole. Aivan liian usein laskussa on erilaisia teknisiä virheitä tai puhtaita sisältövirheitä. Jos laskussa on tekninen virhe, se voi tarkoittaa, että lasku ei täytä järjestelmän vaatimuksia eikä sitä voi edes ladata järjestelmään.
– Jos laskussa on sisältövirhe, lasku kyllä sisältää halutut kentät, mutta niiden sisältö on virheellinen. Kentistä voi puuttua arvoja, siinä voi olla tarpeettomia merkkejä, välilyöntejä tai isoja kirjaimia väärässä paikassa, PostNord Strålforsin tuotespesialisti Harri Vilkman kertoo.
Manuaalinen virheiden käsittely – aikaa vievää ja kallista
Kun virhe tapahtuu, talousosaston henkilökunnan on korjattava manuaalisesti tapahtuneet virheet sekä otettava yhteyttä laskun lähettäneeseen toimittajaan ja kerrottava, mikä laskussa on vialla. Aina ei ole kuitenkaan itsestään selvää, miksi lasku ei ole mennyt automaattisesti järjestelmän läpi.
– Usein tämä johtaa siihen, että laskujen manuaaliset korjaukset jatkuvat ja eikä toimittaja saa koskaan tietää virheellisistä laskuista. Tämä kuluttaa paljon resursseja ja on kallista sekä vastaanottajille että lähettäjille, Vilkman huomauttaa ja jatkaa:
– Olemme tehneet laskelmia, jotka osoittavat, että vähentämällä manuaalisesti käsiteltyjen laskujen osuutta voidaan saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä. Kysyimme yrityksiltä, kuinka paljon aikaa ne käyttävät yksittäisen laskun manuaaliseen hallintaan ja vastaus oli keskimäärin 15 minuuttia. Jos esimerkiksi 25 prosentissa saapuvista laskuista on jonkinlainen virhe, pelkkiin korjauksiin kuluu useita tunteja vuodessa. Sen sijaan työntekijät voisivat käyttää tämän ajan enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin.
Automaattisen validoinnin avulla manuaalisesti korjattavien laskujen osuutta voidaan vähentää merkittävästi, usein jopa 70 prosenttia, jolloin talousosaston resursseja voidaan käyttää tehokkaammin. Jos laskut validoitaisiin automaattisesti, sekä talousosasto että toimittajat pystyisivät seuraamaan laskuja paremmin. Se säästää paljon arvokkaita tunteja ja lopulta tuottaa enemmän rahaa kassaan.
– Data Enhancement -palvelun avulla talousosasto saa apua saapuvien laskujen validointiin sekä tarvittaviin korjauksiin, Harri Vilkman kertoo.
Validointipalvelu vähentää virheitä
Data Enhancement on automaattinen validointipalvelu, joka virtaviivaistaa huomattavan määrän laskujen hallintaa sekä manuaalista käsittelyä.
– Data Enhancement -palvelun avulla talousosasto saa apua saapuvien laskujen validointiin sekä tarvittaviin korjauksiin. Palvelu karsii pois sekä tekniset virheet että puhtaat sisältövirheet ja sen kautta voi myös antaa palautetta toimittajalle. Palautteen avulla voidaan kertoa, mitä toimittajan tulisi korjata laskuissaan, jotta ne menisivät sujuvasti työnkulun läpi ostolaskujärjestelmässä. Korjaavien toimien myötä manuaalinen työ vähenee ja talousosasto välttyy aikaa vievältä viestinnältä toimittajan suuntaan, Vilkman summaa.
Mitä palvelun käytön aloittaminen vaatii?
– Ei oikeastaan mitään. Data Enhancement on plug and pay -palvelu, joka voidaan integroida olemassa oleviin ostolasku- tai toiminnanohjausjärjestelmiin. Käyttöönotto on suositeltavaa aloittaa työpajalla, jossa voimme yhdessä analysoida haasteita sekä ymmärtää priorisoitavat ja korjattavat ongelmat laskudatassa, Vilkman nyökkää ja päättää:
– Palvelun vaikutus on välitön. Sen lisäksi, että talousosaston työntekijät saavat hyvän yleiskuvan laskuista ja pystyvät paremmin viestimään toimittajien kanssa, heillä on myös enemmän aikaa työskennellä enemmän arvoa tuottavien tehtävien parissa.
Haluatko kuulla lisää Data Enhancement -palvelustamme?
Säästetään yhdessä aikaanne tuottavampaan tekemiseen laskujen käsittelyn sijaan. Ota yhteyttä asiantuntijaamme, niin kerromme lisää!
Voit myös lähettää meille viestin yhteydenottolomakkeen kautta.
+358 (0)400 820 110
jukka.leivonen@stralfors.fi
