Scanning

Säästä aikaa saapuvan fyysisen viestinnän käsittelyssä - Skannauspalvelu digitalisoi fyysisen viestinnän kirjeistä kirjoihin ja lähettää sen niihin IT-järjestelmiin, joissa tietoja tarvitaan.

ima122715_web_landscape.jpg

Vaatiiko saapuvan viestinnän käsittely tarpeettoman paljon hallinnollista työtä? PostNord Strålfors -asiantuntijat voivat auttaa.

Myös näin digitaalisella aikakaudella vastaan tulee paljon fyysistä viestintää. Jotta sen sisältämät tiedot olisivat koko organisaation käytettävissä, viestintä on digitalisoitava, mikä vie aikaa ydintoiminnaltasi.

Automatisoitu tiedonhallinta

Skannauspalvelussa saapuva fyysinen viestintä digitalisoidaan ja tiedot muunnetaan IT-järjestelmiisi sopivaan muotoon. Samalla niihin liitetään metatietoja, jotka kertovat, millaisista tiedoista on kyse. Lopuksi viestintä lähetetään niihin IT-järjestelmiin, joissa tietoja tarvitaan.

PostNord Strålfors Scanning

Skannauspalvelua voi käyttää postin, laskujen ja lomakkeiden sekä fyysisten arkistojen skannaamiseen

Postin skannaus
Postin skannaus on tarkoitettu saapuvien fyysisten kirjeiden sähköiseen jakeluun. Kirjeet muunnetaan digitaaliseen muotoon, luokitellaan ja toimitetaan sähköisesti asiakirjanhallintajärjestelmään tai sähköpostina. Saapuvat tiedot voidaan myös analysoida, jotta yrityksesi toiminta tehostuisi entisestään. Asiakastoimitukset tehdään maanataista perjantaihin, jopa kello 9 alkaen.

Laskujen skannaus
Laskujen skannauspalvelussa paperiset ja sähköiset laskusi tulevat suoraan PostNord Strålforsille, joka toimittaa ne sen jälkeen digitaalisesti sähköiseen laskutusjärjestelmääsi. Sinun tehtäväsi on vain hyväksyä laskut.

Ratkaisu käsittelee suuretkin laskuvirrat systemaattisen laskujen skannauksen, saapuvan tiedon hallinnan ja tiedonluvun avulla. Se osaa myös muuntaa tiedot oikeaan muotoon. Automatisoitu digitaalinen laskunhallinta takaa korkean tehokkuuden ja on edellytys yrityksen ERP-järjestelmän maksimaaliselle hyödyntämiselle.

Lue lisää:
Lataa Laskujen skannauspalvelu -esite.

Lomakkeiden skannaus
Lomakkeiden skannaus mahdollistaa kaikenlaisten paperisten lomakkeiden, kuten kyselyiden, kaavakkeiden, sopimusten ja vastauskorttien skannaamisen. Tämän jälkeen asiakirjan tiedot tulkitaan älykkäällä tiedonkeruutoiminnolla, joka tunnistaa myös valintaruudut, vapaan tekstin, viivakoodit ja allekirjoitukset. Tiedot varmennetaan ennen asiakirjan sähköistä toimittamista.

Arkistojen skannaus
Arkistojen skannaus on fyysisten arkistojen, mukaan lukien teknisten asiakirjojen ja kirjojen, digitalisointiin tarkoitettu ratkaisu. Oikean ja mittakaavan mukaisen lopputuloksen takaamiseksi PostNord Strålfors on kehittänyt väriskannausratkaisun esimerkiksi rakennuslupia, piirustuksia, karttoja ja kirjoja varten.

Arkistojen skannaus ja eArchive muodostavat yhdessä tehokkaan kokonaisratkaisun, jolla voidaan digitalisoida suuria määriä fyysisiä asiakirjoja.

Älykkäät lisäpalvelut

  • Arkiston analysointi - fyysisen arkiston analysointi digitalisoimisen helpottamiseksi.
  • Tallennus - sellaisten tietojen ammattimainen manuaalinen syöttö, joita ei voi lukea koneellisesti.
  • Paperiarkisto - digitaaliseen muotoon muunnettujen fyysisten asiakirjojen turvallinen tallennus.

Miksi skannauspalvelu?

Aikaa kestävät asiakirjat
Skannauspalvelun ansiosta digitalisoidut asiakirjat vastaavat kaikkiin käsittelytarpeisiin tulevaisuudessakin.

Säästää resursseja ja vähentää hallinnollista työtä
Fyysisen viestinnän digitalisointi yhtenäisillä ja tehokkailla säännöillä vähentää hallinnollista työtä, minkä ansiosta sisäisiä resursseja voidaan hyödyntää paremmin.

Huippuluokan suojaus
Teknisesti aikaa kestävä skannauspalvelu toimittaa tiedot käytössäsi oleviin asiakirjanhallintajärjestelmiin integroitavien suojattujen järjestelmien kautta. Ratkaisu on sertifioitu ISO 27001 -tietoturvastandardin ja ISO 9001 -laadunhallintastandardin mukaisesti.

Noudattaa EU:n tietosuojalainsäädäntöä
Skannauspalvelu on kaikkien voimassa olevien lakien, mukaan lukien EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR), mukainen.

Lue lisää tietosuoja-asetuksesta:
Ota EU-asetus haltuun tai varaudu miljoonasakkoihin

Paljon tyytyväisiä asiakkaita
PostNord Strålfors on yksi Pohjoismaiden suurimmista ja varmimmista postin digitalisointi- ja jakeluratkaisujen toimittajista. Skannauspalvelu on suosittu ratkaisu, jonka tulokset on hyvin dokumentoitu. Tyytyväinen asiakaskunta koostuu sekä suurista yrityksistä että kunnista ja valtiollisista organisaatioista.

Skannauspalvelu tarjoaa useita etuja

  • Tuo suoria ja epäsuoria aika- ja kustannussäästöjä
  • On helppo ottaa käyttöön
  • Mahdollistaa laadunhallinnan ja palvelutasojen jatkuvan seurannan
  • Tarjoaa joustavuutta muutostilanteissa
  • Skaalautuu - palveluiden kattavuutta voi tarvittaessa laajentaa