eArchive-arkistointipalvelu

Turvaa viestintäsi PostNord Strålforsin sähköisellä eArchive-arkistointiratkaisulla. Sen kautta pääset käsiksi kaikentyyppisiin tietoihin nopeasti, joustavasti ja kustannustehokkaasti - ympäri vuorokauden.

eArchive_875px.jpg

Tallentamalla tiedot digitaalisesti eArchive-ratkaisun avulla tehostat prosessejasi ja parannat asiakaskokemusta.

Fyysisen ja digitaalisen viestinnän digitaalinen tallennus

eArchive-ratkaisun avulla voit tallentaa helposti kaiken saapuvan ja lähtevän fyysisen ja digitaalisen viestinnän sekä manuaalisesti että automaattisesti. Tämä minimoi tietojen manuaalisen käsittelyn tarpeen. Koska sisältö on myös etsittävissä, asiakirjat ovat käytettävissä nopeasti, helposti ja turvallisesti ympäri vuorokauden. Prosessit tehostuvat, mikä puolestaan parantaa asiakaskokemusta.

PostNord Strålfors eArchive

Asiakirjojen käyttöoikeuksia voi säädellä käyttäjille määritettävillä käyttöoikeusrooleilla. Lisäksi eArchive-ratkaisu tukee arkistointia OAIS-järjestelmän (Open Archival Information System) mukaisesti ja noudattaa pitkäaikaisarkistoinnissa kansainvälisiä ja kansallisia arkistointistandardeja.

Ratkaisu sopii uusille arkistoille, vanhojen arkistojen digitalisointiin ja jatkuvan viestinnän arkistointiin:

1. Uuden digitaalisen arkiston luominen

  • Perustason arkistointiratkaisu
  • Asiakkaan tarpeisiin räätälöitävä arkistointiratkaisu

2. Vanhojen fyysisten ja digitaalisten tietojen tallennus

  • Fyysiset arkistot digitalisoidaan Scanning-ratkaisun avulla ja järjestetään sen jälkeen digitaaliseen arkistoon
  • Olemassa oleva digitaalinen arkisto muunnetaan ja mukautetaan uuteen rakenteeseen sopivaksi

3. Digitaalisen arkiston jatkuva käsittely ja ylläpito

  • Saapuvan ja lähtevän fyysisen ja digitaalisen viestinnän käsittely ja arkistointi
  • Uusien arkistointikulkujen luominen sekä uusien tietorakenteiden ja dokumenttityyppien käsittely

Joustava sähköinen arkisto

eArchive voidaan mukauttaa vastaamaan useimpiin tarpeisiin ja integroida erilaisiin järjestelmiin.

  • Pilvipohjainen ratkaisu verkkorajapinnalla
  • Liitettävissä suoraan järjestelmään esimerkiksi ERP- (Enterprise Resource Planning), CRM- (Customer Relationship Management), ESDH- (Electronic System of Document Handling) ja EDH-järjestelmien (Electronic Document Handling) kautta

Useita käyttöalueita

eArchive-ratkaisu sopii erinomaisesti useiden erilaisten tietojen digitaaliseksi arkistoksi ja tukee muun muassa seuraavia prosesseja:

  • asiakasviestintä, kuten asiakaskirjeet, markkinointiviestit ja laskut
  • HR- ja henkilöstöarkisto
  • tehtäväarkisto
  • sopimusarkisto
  • rakennuslupa-arkisto
  • piirustusarkisto
  • ympäristöarkisto
  • kirjat
  • mikrofilmit ja -kortit
  • kuva-arkisto

Miksi eArchive?

Helppo ja nopea pääsy dokumentteihin
Verkkopohjaisen arkistointijärjestelmän ansiosta kaikilla käyttäjillä on helppo ja varma pääsy kaikkiin tärkeisiin tiedostoihin tavallisen verkkoselaimen kautta.

Aikaa kestävä
eArchive perustuu avoimiin standardeihin ja palvelukeskeiseen arkkitehtuuriin (SOA) ja on sen vuoksi aikaa kestävä ratkaisu, joka mukautuu uusiin viestintämuotoihin ja uuteen lainsäädäntöön.

Huippuluokan suojaus
Kaikki tiedot tallennetaan suojattuihin järjestelmiin, joiden käsittelyprosessit ja tekniset ominaisuudet vastaavat vaatimuksiin tulevaisuudessakin. Ratkaisu on sertifioitu ISO 27001 -tietoturvastandardin ja ISO 9001 -laadunhallintastandardin mukaisesti.

Noudattaa EU:n tietosuojalainsäädäntöä
eArchive on kaikkien voimassa olevien lakien, mukaan lukien EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR), mukainen.
Lue lisää tietosuoja-asetuksesta: Ota EU-asetus haltuun tai varaudu miljoonasakkoihin

Paljon tyytyväisiä asiakkaita
PostNord Strålfors on yksi Pohjoismaiden suurimmista ja varmimmista postin digitalisointi- ja jakeluratkaisujen toimittajista. eArchive on suosittu ratkaisu, jonka tulokset on hyvin dokumentoitu. Tyytyväinen asiakaskunta koostuu sekä suurista yrityksistä että kunnista ja valtiollisista organisaatioista.

eArchive tarjoaa useita etuja

  • Pitkäaikaisarkistointi kansallisten ja kansainvälisten arkistointistandardien mukaisesti
  • Helppo ottaa käyttöön
  • Käytettävissä eri kielillä
  • Suorat ja epäsuorat aika- ja kustannussäästöt