Joisto_Hero_3-1_2.jpg Joisto_16-9_2.jpg

Tulevaisuuden sähköinen arkisto on täällä

Nykyinen eArkisto ratkaisee useimmat asiakirjojen turvalliseen hallintaan ja lainsäädännön noudattamiseen liittyvät haasteet niiden yritysten toiminnassa, jotka haluavat viestiä asiakkaidensa kanssa kokonaisvaltaisesti. Seuraavan sukupolven eArkisto-ratkaisussa hyödynnetään lohkoketjuun perustuvan datan varmentamista ja tekoälyyn pohjautuvaa sääntöjen käsittelyä.

Markkinatrendit Kehittyvät teknologiat

eArkisto on monessa yrityksessä informaatiovirran keskus. Kyseessä on ratkaisu, jonka avulla kaikkiin päivittäisessä työssä tarvittaviin tietoihin pääsee käsiksi nopeasti, turvallisesti ja GDPR-asetuksen mukaisesti.

– Useimmat B2C-alalla toimivista asiakkaistamme haluavat tallentaa alkuperäistiedoston eArkistoon, josta se on helposti saatavilla kuluttajien, asiakaspalvelun ja muiden tahojen tarpeisiin, PostNord Strålforsin Product Manager Thomas Otterlund selittää.

Yleinen tapa päästä käsiksi tiedostoon on sovellusohjelmointirajapinta, joka mahdollistaa sen, että asiakas voi kirjautua omille sivuilleen ja tarkastella asiakirjaa. Myös asiakaspalvelu voi tarkastella alkuperäistä asiakirjaa samanaikaisesti. PostNord Strålfors tarjoaa myös oman eArkisto-verkkorajapinnan.

eArkistoa kehitetään jatkuvasti

PostNord Strålforsin eArkistoon tallennetaan yhteensä satoja miljoonia asiakirjoja. Itse ohjelmistona eArkisto-ratkaisun taustalla toimii PostNord Strålforsin kumppanin Joisto.

Craig Prince, Head of UK & Sales på Joisto GroupCraig Prince, Head of UK & Sales på Joisto Group.– Digitalisoinnin lisääntyminen luo uusia tarpeita myös meidän alustallemme, Joiston Craig Prince kertoo.

Joisto on investoinut lohkoketjuratkaisuun merkittävästi kuluneiden kahden vuoden aikana. Teknologia on nyt täysin käytössä yrityksen eArkisto-alustalla, mutta PostNord Strålforsin asiakkaille se ei ole vielä saatavilla.

Joisto myy lohkoketjua olemassa olevan eArkisto-asennuksen lisäpalvelutasona.

– Lohkoketjua voi käyttää liiketoiminnan kannalta kriittisissä asiakirjoissa, kuten tärkeissä papereissa, jotka allekirjoitetaan digitaalisesti. Tavalliset tapahtumat, kuten laskut ja tiliotteet, voidaan käsitellä perusratkaisussa, Craig Prince sanoo.

Joisto on maailman ensimmäinen yritys, joka hyödyntää lohkoketjua tällä tavoin.

Etätyö luo uusia tarpeita

COVID-19-pandemia on jouduttanut tarvetta tietojen asianmukaiselle käsittelylle ja turvalliselle jakelulle sekä liiketoiminnan kannalta kriittisten asiakirjojen turvalliselle käytölle myös etätyössä.

– Monelle yritykselle näihin vaatimuksiin vastaaminen on suuri haaste. Tunnistimme trendin onneksi jo ennen pandemiaa, joten meillä oli käytössä lohkoketjuratkaisu jo ennen kuin kaikki alkoivat kysellä sen perään.

Craig Princen mielestä on todella jännittävää, että lohkoketju yleistyy ja että sitä voidaan käyttää esimerkiksi asiakirjan alkuperän varmistamiseen ja jäljitysketjujen luomiseen.

– Olemme lisänneet lohkoketjun etenkin kaikkiin rahoitukseen, vakuutuksiin ja terveydenhuoltoon liittyviin tapahtuma-asiakirjoihin, joiden alkuperäisyys ja eri versioiden jäljitys on voitava varmistaa kiistattomasti.

Sovellusohjelmointirajapinnan ansiosta ratkaisu voidaan integroida saumattomasti esimerkiksi pankin järjestelmään. Arkisto on myös tiedostomuodosta riippumaton, mikä tarkoittaa, että se voi käsitellä yli 1 000:tta erilaista data- ja tiedostotyyppiä.

Suosittelemme kaikille asiakkaille aina digitaalista arkistoa – yrityksen koosta riippumatta

Lohkoketjun edut

Lohkoketju takaa ennen kaikkea asiakirjan alkuperän. Asiakirjan laillisuutta ei voi kiistää, eikä tietoja voi mitenkään väärentää, käyttää harhaanjohtavalla tavalla tai lähettää väärään paikkaan tai väärälle henkilölle.

– Asiakirjasta huolehtiminen ja sen turvallinen tallentaminen on yksi asia. Aivan toinen asia on sen tallentaminen GDPR-asetuksen mukaisesti, Craig Prince sanoo.

Lohkoketju luo jokaiseen yksilölliseen asiakirjaan täydellisen tarkastusketjun. Jokainen asiakirjan käsittelykerta kirjataan lokitietoihin.

– Toinen kiinnostava ulottuvuus koskee sopimusasiakirjojen allekirjoittamista. Jos asiakirja on pitänyt allekirjoittaa tiettynä päivänä, voimme vahvistaa sen voimassaolon sekunnilleen, Craig Prince sanoo.

Asiakkaana et huomaa mitään eroa. Kirjaudut vain sisään ja käytät alustaa tuttuun tapaan.

Lohkoketju on mielenkiintoinen lisä eArkisto-ratkaisuun rajoitetulle asiakasryhmälle, joka tarvitsee lohkoketjutason turvallisuustoimenpiteisiinsä. Kyse voi olla esimerkiksi sairaanhoidosta tai rahoitustoiminnasta, Thomas Otterlund sanoo.

Yksi ratkaisu kaikkiin tarpeisiin

– Suosittelemme kaikille asiakkaille aina digitaalista arkistoa – yrityksen koosta riippumatta, Thomas Otterlund sanoo.

Tallentamalla tiedot digitaalisesti voidaan tehostaa monia sisäisiä prosesseja ja samalla parantaa asiakaskokemusta.

Tämä kuitenkin edellyttää arkiston ylläpitoa ja selkeän strategian mukaista työskentelyä, jotta kaikki vanhentuneet asiakirjat poistetaan silloin kuin pitääkin.

– Lohkoketju on mielenkiintoinen lisä eArkisto-ratkaisuun rajoitetulle asiakasryhmälle, joka tarvitsee lohkoketjutason turvallisuustoimenpiteisiinsä. Kyse voi olla esimerkiksi sairaanhoidosta tai rahoitustoiminnasta, Thomas Otterlund sanoo.

Sääntöpohjaisesta automatisoituun

Joiston seuraava vaihe on rakentaa ratkaisuun koneoppimisen ja tekoälyn tuki.

– Sen sijaan, että käyttäjänä loisit säännöt manuaalisesti, tekoäly näkee kaavat ja rakentaa automatisoidut säännöt itse, Craig Prince sanoo.

Koneoppimisen lisä on tällä hetkellä beetavaiheessa, ja Joisto suunnittelee julkaisevansa lopullisen version vuoden lopussa.

eArchive_Stefan-Winbo_Expertprofil.jpg
Thomas Otterlund
Product Manager, PostNord Strålfors

Tiesitkö, että...
Kaikki PostNord Strålforsin eArkisto-ratkaisuun tallentamat tiedot ovat luettavissa, sillä kirjanpitolain mukaan arkistoiduista asiakirjoista on oltava kopio, joka on ihmisen luettavissa ja joka voidaan myös tarkastaa. Suomessa kirjanpitomateriaalit on säilytettävä vähintään 6 vuotta ja tietyt asiakirjat jopa 10 vuotta.

Haluatko saada lisätietoa?
Tallentamalla tiedot digitaalisesti eArkisto-ratkaisun avulla tehostat prosessejasi ja parannat asiakaskokemusta. Ota meihin yhteyttä, niin kerromme eri mahdollisuuksista.

Ota meihin yhteyttä

Inspiraatio ja artikkelit

eArchive-16-9_2.jpg

eArkisto

eArkisto -ratkaisun avulla voit tallentaa helposti kaiken saapuvan ja lähtevän fyysisen ja digitaalisen viestinnän sekä manuaalisesti että automaattisesti. Tämä minimoi tietojen käsittelytarpeen. Prosessit tehostuvat, mikä puolestaan parantaa asiakaskokemusta.

Input-management_16-9.jpg

Input Management

Input Management -ratkaisumme käsittelevät niin fyysisen kuin digitaalisen saapuvan viestinnän tehokkaasti kanavasta riippumatta välittäen sisällön oikeille vastaanottajille oikeaa kanavaa pitkin.