Work-after-Covid-19_Hero_3-1.jpg Work-after-Covid-19_16-9.jpg

Turvallinen etätyö

Koronaviruspandemia on siirtänyt monet maailman toimistoista pilveen. Siirtyminen videoneuvotteluihin ja digitaalisiin työkaluihin on ollut ratkaisu, jonka avulla voimme jatkaa työskentelyä. Monet meistä ovat kuitenkin ymmärtäneet, että tulevaisuuden työskentely edellyttää tarkempaa suunnittelua.

Markkinatrendit Digitaalinen muutos Turvallisuus

Suurin kysymys tällä hetkellä onkin se, mitä tapahtuu pandemian jälkeen – jatkammeko samalla tavalla kuin nyt, vai palaammeko nopeasti entiseen? On selvää, että työpaikoilla on tarvetta paremmille ja harkitummin laadituille digitaalisen yhteistyön ja ongelmanratkaisun strategioille.

– Etätyö asettaa korkeat vaatimukset asianmukaiselle tietojenkäsittelylle ja turvalliselle tiedon jakamiselle. On myös järkevää kehittää digitaalistrategioita liiketoiminnan kannalta kriittisten asiakirjojen arkistoimiseksi ja suojaamiseksi, selittää Ole Thykær, PostNord Strålforsin Nordic Product Manager.

Yksi ratkaisunsa tehneistä yrityksistä on suoratoistojätti Spotify. Tänä vuonna 12. helmikuuta he ilmoittivat, ettei mikään tule enää olemaan kuin ennen. Heidän uusi ohjelmansa ”Work From Anywhere” käynnistettiin näyttävästi. Tästä lähtien Spotifyn työntekijöillä on mahdollisuus valita itse, missä ja miten he haluavat työskennellä.

Oscar Berg, Telian digitaalinen strategi ja kirjailija
Nykyään tulemme kyllä toimeen ilman toimistoa – mutta emme ilman digitaalista työpaikkaa.
Oscar Berg, Telian digitaalinen strategi ja kirjailija
 

– Digitaalisessa työskentelyssä pääsee hyödyntämään suurempaa osaamista, sanoo Oscar Berg,Telian digitaalinen strategi ja Den digitala arbetsplatsen -kirjan kirjoittaja.

Hän uskoo, että yhä useamman yrityksen on seurattava Spotifyn esimerkkiä ollakseen houkutteleva työnantaja. Asemapaikka ja kiinteät työajat menettävät merkitystään. Sen sijaan kykyjen houkutteleminen on yhä tärkeämpää. Jos toimisto avataan pieneen kaupunkiin, osaamista voi olla vaikea löytää paikan päältä.

Etätyö ei ole enää poikkeustila

– Työ on tehtävä riippumatta siitä, missä olet, mutta miten toimimme tehokkaasti ja fiksusti silloin, kun emme ole samassa paikassa? Meidän on mietittävä, miten voimme parhaiten tehdä digitaalista yhteistyötä.

Kun puhumme etätyöstä, lähtökohtana on entinen suhtautumisemme työskentelyyn, Oscar Berg sanoo. Nykyään tulemme kyllä toimeen ilman toimistoa – mutta emme ilman digitaalista työpaikkaa.

Turvallisuus on ulottuvuus, jota käytetään usein puoltavana argumenttina fyysisessä toimistossa työskentelemiselle.

– Työskentely toimistossa palomuurien takana on turvallista kuin keskiaikaisessa linnassa. Ihmisten on silti joskus liikuttava muuallakin. Se asettaa vaatimuksia tietoturvaratkaisuille ja uudenlaiselle turvallisuusajattelulle. Myös toimistossa työskennellään pilvessä, mistä on suurta hyötyä esimerkiksi resurssien jakamisessa, Oscar Berg toteaa
 
Lue Oscar Bergin koko haastattelu

Ole Thykær, Nordic Product Manager på PostNord Strålfors
Näin kaikilla työntekijöillä on pääsy saapuviin tiedusteluihin riippumatta siitä, missä ja minä vuorokaudenaikana he työskentelevät
Ole Thykær, PostNord Strålfors
 

Kotitoimisto luo uusia haasteita

Pandemian aikana lähes jokainen on työskennellyt kotona. Yrityksissä ympäri maailmaa on kohdattu erityyppisiä haasteita, joita normaalisti käsitellään manuaalisesti fyysisessä toimistossa.

– Digitaalisessa kontekstissa on omat ongelmansa. On mietittävä, miten tietoja lähetetään turvallisesti ja käytäntöjen mukaisesti henkilöltä toiselle, kun molemmat työskentelevät kotona, selittää Ole Thykær, PostNord Strålforsin Nordic Product Manager.

Hän on huomannut, että yritykset suhtautuvat nykyään selvästi myönteisemmin kotona työskentelyyn, ja uskoo, että yhä useammat sallivat etätyöskentelyn myös pandemian jälkeen. Digitalisaatio hämärtää pysyvien sijaintien ja maantieteellisten yhteyksien tarvetta.

– Yksi ratkaisuistamme, Saapuvan postin käsittely, yhdistää sekä fyysiset että sähköiset kanavat samalle jakelualustalle.

Kaikki saapuva viestintä käsitellään automaattisesti. Olipa kyse sitten esimerkiksi paperikirjeistä, digitaalisista postilaatikoista tai verkkoportaaleista, kaikki tiedot luetaan ja lähetetään oikealle vastaanottajalle suojattujen rajapintojen kautta. Ratkaisu vastaa voimassa olevia lakeja, mukaan lukien EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Järjestelmä tarjoaa selkeän rakenteen sekä viestinnän käsittelylle että jakamiselle.

– Näin kaikilla työntekijöillä on pääsy saapuviin tiedusteluihin riippumatta siitä, missä ja minä vuorokaudenaikana he työskentelevät, kertoo Ole Thykær.

Hän mainitsee kaksi äskettäin toteutettua projektia, joissa Digital Mailroom on ollut osa ratkaisua koko työpaikan digitalisoinnissa Telia ja Odderin kunta Tanskassa.

Tamara Khaliel, Sourcing Manager hos Telia Danmark
Saapuvan postin digitaalinen hallinta antaa meille mahdollisuuden toimia virtuaalisena organisaationa myös pandemian jälkeen
Tamara Khaliel, Telia Tanska
 

Digitaalisten virtojen optimointi

Telialla yleisenä tavoitteena on saavuttaa optimaalinen viestintävirta, jossa eri prosessit integroidaan ja tiedonkulku on mahdollisimman katkeamatonta.

– Päätavoitteemme on digitalisointi ja yksinkertaistaminen, Tanskan Telian Sourcing Manager Tamara Khaliel kertoo ja jatkaa:

– On kulunut kaksi vuotta siitä, kun aloitimme digitaalisen virtamme optimoinnin. Silloin vaihdoimme myös kaiken fyysisen postin sähköiseksi.

Tanskan Telia oli itse asiassa ensimmäinen yksityinen yritys Pohjoismaissa, joka otti Saapuvan postin käsittely käyttöön.

– Saapuvan postin käsittely on ollut jo pitkään käytössä julkisissa yrityksissä, joissa käsitellään suuria määriä asioita. Telian myötä myös yksityinen elinkeinoelämä avasi silmänsä saapuvan postin digitoinnille, Ole Thykær kertoo.

Ratkaisusta apua pandemian aikana

– Olemme hyötyneet ratkaisusta suuresti koronaviruspandemian aikana. PostNord Strålfors vastaanottaa kirjeemme ja kyselymme ja jakaa ne digitaalisesti organisaatiossamme, myös kotitoimistoihin. Saapuvan postin digitaalinen hallinta antaa meille mahdollisuuden toimia virtuaalisena organisaationa myös pandemian jälkeen, kertoo Tamara Khaliel.

Lue Telia-asiakasesimerkki kokonaan

Betina Krogh Bille på Odder kommune
Ratkaisu on ollut erityisen arvokas pandemian aikana, koska meillä on ollut rajallinen pääsy fyysisille työpaikoillemme
Betina Krogh Bille, Odderin kunta
 

Kunnan asioiden hallinta kotitoimistossa

Kaikki Odderin kunnalle lähetetyt tiedustelut hoitaa PostNord Strålfors. Ne lähetetään digitaalisesti asianmukaiselle järjestelmänvalvojalle tai vastaanottajalle.

– Tämä koskee kaikkea sähköpostia pääosoitteeseemme ja digitaalisiin postilaatikkoihin sekä fyysistä postia, sanoo Betina Krogh Bille, joka työskentelee Odderin kunnalla.

– Tämä puolestaan ​​tarkoittaa sitä, että asioiden hallinta on mahdollista kotitoimistossa, koska oikea työntekijä saa tarvitsemansa tiedot turvallisesti näytölleen.

– Ratkaisu on ollut erityisen arvokas pandemian aikana, koska meillä on ollut rajallinen pääsy fyysisille työpaikoillemme, Betina Krogh Bille toteaa.

Lue Odderin kunnan asiakasesimerkki kokonaan

Inspiraatio ja artikkelit

Oscar-Berg_16-9.jpg

Pandemia toi mukanaan digitaaliset palaverit – mutta missä tulevaisuuden työpaikka oikein sijaitsee?

Videopalaverien ja digitaalisten työkalujen ansiosta työskentelyä on voitu jatkaa kuluneen vuoden aikana. Monet meistä ovat kuitenkin ymmärtäneet, että tulevaisuuden työskentely edellyttää tarkempaa suunnittelua.

Mailroom-solutions_16-9.jpg

Saapuvan postin käsittely

Unohda saapuvan digitaalisen ja fyysisen viestinnän vieminen IT-järjestelmiin – meidän avullamme automatisoit kaiken käsittelyn.

Security_16-9.jpg

Uusi ISO 27001-sertifiointi takaa luotettavat tietoturvatoimenpiteet

Kyberturvallisuuteen ja tietomurtoihin liittyvät riskit ovat lisääntyneet viime vuosina, ja organisaatioiden on pystyttävä osoittamaan, että niiden tietoturva ja yksityisyydensuoja ovat riittävällä tasolla. ISO 27001-sertifiointi osoittaa, että organisaatio on tunnistanut riskit ja ryhtynyt ennaltaehkäiseviin toimenpiteisiin suojautuakseen tietoturvaloukkauksilta.

Newsletter-Bg_3-1_FI.jpg

Tilaamalla uutiskirjeemme

Saat vinkkejä. Miten luodaan kannattavia asiakassuhteita? Mitkä ovat viestinnän viimeisimmät trendit ja mitkä kanavat ovat tehokkaimpia? Tilaamalla uutiskirjeemme voit lukea asiakasviestinnän viimeisimmistä trendeistä kertovia kiinnostavia artikkeleita ja haastatteluja.

Tilaa uutiskirje