Luo digitaalinen työpaikka juuttumatta tekniikkaan

Digitaalinen työympäristö tehostaa organisaatiota – jos digitaalityökaluja käytetään oikein. Muuten ne saattavat aiheuttaa turhautumista, tehottomuutta ja stressiä. Näiden vinkkien avulla voit luoda hyvän digitaalisen työpaikan.

office_Stralfors_875.jpg

Yritykseen hankittavat IT-järjestelmät tukevat pikemminkin yrityksen toimintoja kuin henkilöstön työtehtäviä ja tarpeita. Kuulostaako tutulta? Digitaalinen työympäristö näyttää edelleenkin tältä monilla pohjoismaisilla työpaikoilla.

– Monilta yrityksiltä ja organisaatioilta puuttuu kokonaisnäkemys. Ne hankkivat erilaisia digitaalijärjestelmiä miettimättä, miten se vaikuttaa henkilöstöön. Tämä voi aiheuttaa kaaoksen, toteaa kirjailija ja digitaalisen innovaatiotoimiston Unicorn Titansin toimitusjohtaja Oscar Berg.

Digitalisointi muuttaa työpaikkaa

Oscar Berg kuvaa Den digitala arbets­platsen -kirjassaan hyvää digitaalista työympäristöä työpaikkana, jossa työntekijöillä on kaikki tarvitsemansa välineet työnsä hoitamiseen mahdollisimman tehokkaasti. Hyvä digitaalinen työpaikka myös lisää organisaation tuottavuutta, joustavuutta, muutosnopeutta ja innovatiivisuutta.

– Tekniikka on ottanut jättiharppauksen! Vielä 15 vuotta sitten useimmilla oli työpaikallaan älykkäämpiä työvälineitä kuin kotonaan. Nykyään asia on usein päinvastoin. Se asettaa suuria odotuksia ja aiheuttaa turhautumista työntekijöiden keskuudessa, Oscar Berg toteaa.

Hän ottaa vertaukseksi huonon kaupunkisuunnittelun.

– Jos kaupunki rakennetaan ajattelematta, miten ihmisten on siellä tarkoitus asua ja elää, verorahat menevät hukkaan. Samalla tavoin yrityksen tuottavuus laskee, jos se valitsee väärät digitaaliset järjestelmät ja välineet tai suunnittelee ne väärin.

Tätä paradoksia on esiintynyt Pohjoismaissa 1970-luvun lopusta lähtien. Silti digitaalinen maisema on muuttunut verrattain vähän niin elinkeinoelämässä kuin julkissektorillakin.

– Teoriassa helposti ymmärrettäviä asioita ei ole aina yhtä helppoa soveltaa käytäntöön. Ensimmäinen askel oikeaan suuntaan on oivaltaa, että digitaalinen työympäristö on suunniteltava kokonaisvaltaisesti ja käyttäjälähtöisesti, Oscar Berg sanoo.

Henkilöstön tarpeet huomioon

Digitaaliset työkalut on valittava sen mukaan, keitä organisaatiossa työskentelee ja mitä heidän on tarkoitus työajallaan tehdä. Toimistoissa saatetaan esimerkiksi tarvita älykkäitä järjestelmiä, jotka helpottavat viestintää sekä yrityksen sisällä että asiakkaiden kanssa.

Työtään muualla kuin toimistossa tekevillä on toisenlaisia tarpeita – ja joskus tarpeet ovat jopa suuremmat kuin niillä, jotka viettävät pääosan työajastaan kirjoituspöydän ääressä. Hoitoalalla esimerkiksi eri työntekijät käyttävät samaa tietokonetta hetken kerrallaan, ja heidän on pystyttävä kirjautumaan eri järjestelmiin usein eri käyttäjätunnuksilla.

– Tästä aiheutuva digitaalisen työympäristön kompleksisuus vaikeuttaa hoitohenkilöstön päivittäistä työtä ja vähentää koko organisaation tehokkuutta, Oscar Berg huomauttaa.

Ymmärrys antaa ahaa-elämyksiä

Oscar Bergin mukaan tärkeintä on pysyä digitalisointikehityksen mukana ja tuntea henkilöstön käyttämät työkalut. Hän kutsuu tätä ensimmäistä vaihetta eräänlaiseksi taudinmääritykseksi.

– Tekniikka on vain väline, jonka avulla työntekijät voivat luoda lisäarvoa. Ymmärtääkseen, miten digitaalisia työkaluja voidaan hyödyntää mahdollisimman hyvin, yrityksen on tarkasteltava asiaa kokonaisvaltaisesti. Muuten uudet järjestelmät saattavat helpottaa joidenkin työntekijöiden työtä, kun taas muiden työ hankaloituu.

Toisena vaiheena on yrityksen käytössä olevien järjestelmien inventointi. Mitä järjestelmiä on olemassa? Miten niitä käytetään? Toimivatko ne hyvin? Jos näin ei ole – miten ne voidaan integroida uusiin järjestelmiin tai korvata kokonaan?

– Järjestelmien inventoiminen antaa usein ahaa-elämyksiä – ei vain yritysjohdolle mutta myös henkilöstölle. Esimerkiksi sähköposti ei välttämättä ole paras tapa viestiä yrityksen sisällä pelkästään sen vuoksi, että kaikki käyttävät sitä. Myös intranetiä voidaan käyttää uusilla tavoilla uuden tekniikan avulla.

Uskalla testata uusia ratkaisuja

Seuraavaksi on uskallettava testata uusia ratkaisuja. Prosessit on laitettava strategioiden edelle, Oscar Berg neuvoo.

– Enää ei riitä, että laatii strategian ja päivittää sen joka kolmas vuosi. Digitalisoinnin myötä yritysten ja organisaatioiden on tarkistettava suunnitelmiaan tarvittaessa ja valittava sellaista tekniikkaa ja järjestelmiä, jotka toimivat kulloinkin parhaiten.

Muutos edellyttää ymmärtämystä. Digitalisointikehityksessä mukana pysyminen ei ole enää pelkästään kilpailuetu vaan välttämättömyys.

– Monikansallisen konsulttiyrityksen McKinseyn tekemät laskelmat osoittavat, että vanhoihin perinteisiin kokous- ja viestintämalleihin juuttuneet yritykset saattavat kärsiä jopa 40 prosentin tehokkuustappioista, Oscar Berg kertoo.

Mitkä ovat suurimpia haasteita yrityksille, jotka haluavat parantaa digitaalista työympäristöään?

– Työpaikan kulttuurin muuttaminen sekä se, että saadaan niin yritysjohto kuin henkilöstökin ymmärtämään organisaatiossa tarvittavat muutokset. Kaikilla on oltava yhteinen visio, jotta he voivat pyrkiä samoihin tavoitteisiin.

– On myös tärkeää kohdistaa huomio käyttäjiin ja muistaa, ettei mikään yksittäinen järjestelmä voi ratkaista kaikkia ongelmia. Lisäksi on uskallettava investoida muutokseen. Uusien nerokkaiden työmenetelmien käyttöönotto on investointi, joka maksaa itsensä takaisin melko nopeasti.

Onko ”pilvi” ratkaisu kaikkeen?

– Ei kaikkeen, mutta pilviratkaisut voivat lisätä työpaikan joustavuutta ja tehokkuutta. Työpaikkojen ei tarvitse enää välttämättä olla organisatorisia yksiköitä tai fyysisiä paikkoja. Aikaisemmin oli tehokkainta koota kaikki toiminnot saman katon alle, mutta tämä ei enää päde kaikilla aloilla.

Millainen on tulevaisuuden digitaalinen työpaikka?

– Entistä mobiilimpi, joustavampi ja houkuttelevampi. Tulevat sukupolvet asettavat suurempia vaatimuksia digitaalisen työpaikan toimivuudelle ja houkuttelevuudelle. Heidän osaamisensa ja tarpeensa muuttuvat teknisen kehityksen mukana. Yritysten on otettava tämä paradigman muutos huomioon, jos ne haluavat säilyttää kilpailukykynsä ja pystyä houkuttelemaan hyvää työvoimaa.

– Uusilla yrityksillä on yleensä täysin erilaiset digitaaliset edellytykset kuin vanhemmilla yrityksillä. Luomalla esimerkiksi erilaisia pilviratkaisuja hyödyntävän tehokkaan digitaalisen työpaikan jo alusta alkaen ne voivat nopeasti sopeutua digitalisoinnin edellyttämiin muutoksiin. Vanhemmatkin yritykset voivat tietenkin toteuttaa tämän digitaalisen muutoksen, mutta se edellyttää asennemuutosta.

Millaisia työntekijöitä siinä tarvitaan?

– Henkilöitä, jotka pystyvät työskentelemään älykkäästi, joilla on tekniikkaosaamista ja jotka ymmärtävät, miten tekniikkaa voidaan käyttää työn tehostamiseen. Vertauksena voitaisiin todeta, ettei pelkkä googlettaminen riitä, vaan voidakseen käyttää hakupalvelua oikein on myös ymmärrettävä lähdekritiikin merkitys.