Julkispalvelujen digitalisointi: sähköiset laskut käyttöön koko Pohjolassa

Ruotsi on jäljessä Norjasta ja Suomesta, mutta viimeistään 1. marraskuuta 2018 myös kaikkien Ruotsin valtion viranomaisten on liityttävä eurooppalaiseen sähköisen kaupan PEPPOL-järjestelmään.

House_Stralfors_875.jpg

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) oli vuosien 2008–2012 ajan EU-hanke, jonka yhteydessä laadittiin järjestelmän säännöstö.

PEPPOL, Pan-European Public Procurement Online, leviää Euroopassa kovaa vauhtia. Säännöstö määrittelee liiketoiminta-asiakirjojen, kuten laskujen ja hankinta-asiakirjojen sähköistä siirtoa. Norja otti säännöstön käyttöön ensimmäisenä Pohjoismaana, vaikka kyseessä olikin alun perin EU-hanke.

Norjassa valtion viranomaisten on pitänyt noudattaa säännöstöä vuodesta 2014 lähtien ja paikallisten viranomaisten vuodesta 2015 lähtien. Mukana on sen vuoksi käytännössä koko Norjan julkinen sektori, ja verkostoon liittyy noin 80 uutta yritystä joka päivä. Pelkästään Norjassa lähetetään joka kuukausi yli neljä miljoonaa sähköistä laskua.

Myös Suomessa kaikki valtion viranomaiset ovat liittyneet PEPPOL-järjestelmään. Tanskassa yritysten on jo vuodesta 2005 lähtien ollut pakko liittyä sähköisen kaupan NemHandel-järjestelmään. PEPPOL otetaan käyttöön Tanskassa vuonna 2018.

Ruotsi viimeinen Pohjoismaa

Ruotsissa ei vielä ole päästy yhtä pitkälle. Tähän mennessä järjestelmään on liittynyt noin 60 prosenttia valtion viranomaisista sekä muutamia kuntia ja maakäräjiä. Määrä kuitenkin kasvaa joka kuukausi, koska Ruotsin valtion viranomaisten on liityttävä PEPPOL-järjestelmään 1. marraskuuta 2018 mennessä.

Sören Pedersen toimii PEPPOL-järjestelmän projektipäällikkönä Ruotsin taloudenohjausvirastossa (ESV) ja hänen tehtävänään on auttaa sähköisen kaupan verkoston käyttöönotossa Ruotsissa. Hän osaa vastata yritysten esittämiin kysymyksiin:

Mitä PEPPOL merkitsee yrityksille?

– Se on yrityksille edullinen ja yksinkertainen ratkaisu yhteistoimintaan julkisella sektorilla toimivien asiakkaiden kanssa. Kaikkien Pohjoismaissa toimivien viranomaisten on liityttävä järjestelmään, Sören Pedersen toteaa.

Mitä etuja PEPPOL voi tarjota yrityksille?

– Kun ennen vaihdoimme matkapuhelinoperaattoria ja saimme uuden puhelinnumeron, jouduimme itse kertomaan uuden numeron kaikille kontakteillemme. Sähköinen kaupankäynti toimii edelleenkin paljolti näin. Jos esimerkiksi metsähallitus, jolla on tuhansia tuotteiden ja palvelujen toimittajia, haluaa vaihtaa operaattoria, sen on ilmoitettava uusi sähköinen osoitteensa kaikille e-laskujen lähettäjille.

– PEPPOL-järjestelmässä yrityksellä on kuitenkin aina sama sähköinen osoite, nk. PEPPOL-tunnus. Siten yritys voi vaihtaa operaattoria miten usein tahansa ilmoittamatta asiasta tuotteidensa ja palvelujensa toimittajille. Se on erittäin moderni ja kustannustehokas järjestelmä sähköiseen kaupankäyntiin.

Sähköisen kaupankäynnin aloittaminen on saattanut olla aikaisemmin sekä hankala että kallis prosessi niin ostajille kuin myyjillekin. Myyjän on usein odotettava ostajan lupaa sähköisen laskun lähettämiseen, ja osapuolten on sovittava laskun formaatista ja usein myös rahaliikenteen hoitamistavasta.

– PEPPOL-järjestelmässä laskun formaatti sopii kaikille vastaanottajille, ja viestejä voidaan lähettää vain yhdellä tavalla. Operaattoreille riittää, että niillä on yksi sopimus PEPPOL-viranomaisen kanssa, eikä niiden tarvitse solmia nk. yhteisliikennesopimuksia, kun ne haluavat lähettää viestejä muille operaattoreille, Sören Pedersen kertoo.

Mitä asiakirjatyyppejä PEPPOL tukee?

– Järjestelmä tukee useita eri asiakirjatyyppejä. Viranomaiset vastaanottavat yleensä laskuja, hyvityslaskuja, hinnastoja ja tuotekuvastoja, kun taas toimittajat vastaanottavat tilauksia.