Pågenin päivittäinen leipä aiheuttaa paljon tilitapahtumia

Leivän kaltaisen tärkeän peruselintarvikkeen myyminen useilla eri markkinoilla tuottaa valtavan määrän tilitapahtumia ja laskuja.
– Kuluttajat haluavat ostaa leipänsä mahdollisimman tuoreena. Mieluiten sen tulee olla samana päivänä leivottua, toteaa Jacob Malmros, joka vastaa leipomoalalla toimivan ruotsalaisen Pågenin liiketoimintajärjestelmästä ja EDI-integroinnista.

Pagen_produktionslina.jpg

Yritys

Pågen on noin 301 miljoonan euron liikevaihdollaan Ruotsin suurin leipomoyritys. Myynti on suurinta kotimarkkinoilla, mutta tuotteita viedään paljon myös naapurimaihin, etenkin Tanskaan, jossa Pågenin korvapuustit ovat maankuuluja. Vuonna 1878 perustettu perheyritys Pågen AB työllistää yhteensä 1 400 henkeä, ja yhtiöllä on leipomot Malmössä ja Göteborgissa. Pågen toimittaa leipää ja muita leivonnaisia eri puolille Eurooppaa. Kansainvälisesti yrityksen tuotteista tunnetaan parhaiten Gifflar-korvapuustit ja Krisprolls-korput. Ruotsissa useimmat tuntevat Ruotsin eniten myydyn Lingongrova-leivän (Suomessa tuotenimi on Limpukka).

Haaste

Pågen vastaanottaa suuren osan toimittajalaskuistaan EDI-järjestelmän kautta. Lisäksi yritys lähettää sitä kautta tiedostoja ja palkkatositteita tulostettavaksi. Joillekin asiakkailleen Pågen ajaa myös pankkimaksutiedostoja.

– Tilitapahtumien määrä on valtava. Ruotsissa käsitellään päivittäin jopa 120 000 laskuriviä. Toimitusajat ovat lisäksi lyhyet, kuten todettua, sanoo Jacob Malmros ja jatkaa:
– Tuotemäärät vaihtelevat usein nopeasti mm. tilapäisten kampanjoiden vuoksi.

Ratkaisu

Pågen AB käyttää kaikkien EDI-yhteyksiensä operaattorina PostNord Strålforsia. Myös kaikki asiakasvirtoja koskevat viestit välitetään järjestelmän kautta. Lisäksi EDI-järjestelmän kautta toimitetaan myös monia muita asiakirjoja, esimerkiksi hinnastoja, tilausvahvistuksia, toimitusilmoituksia ja tarkistusviestejä.

PostNord Strålforsauttaa (ennen kaikkea tanskalaisten) virtojen hallinnoinnissa.
– Me lähetämme tiedostot PostNord Strålforsille tietyssä muodossa, ja PostNord Strålforsmuuntaa ne vastaanottajan käyttämään muotoon, kertoo Jacob Malmros, jonka mukaan järjestelmän etuna on myös lokien saaminen kaikesta viestinnästä.

– Voimme seurata kaikkea viestintää portaalin kautta. Lisäksi saamme erinomaista tukipalvelua, josta olemme erittäin iloisia, hän toteaa.
Pågenin ei tarvitse myöskään tulostaa, kuorittaa, frankeerata ja lähettää laskuja EDI-järjestelmää käyttämättömille asiakkaille, koska PostNord Strålforshoitaa senkin.

Tulos

Pågenin suurimmilla markkinoilla eli Ruotsissa tuotteiden myynnistä huolehtivat etupäässä yrityksen omat myyjät, jotka tekevät tilaukset ja hoitavat myymälöiden toimitukset ja palautukset.

– Tanskassa asia on toisin. Siellä EDI on milteipä edellytys myymälämyynnin toimimiselle. Myymäläketjut toimittavat koostetut tilaukset tukkureille, jotka huolehtivat tuotteiden toimittamisesta myymälöihin. Meillä on Tanskassa vain pieni myyntiorganisaatio, Jacob Malmros toteaa.

Yhtenä esimerkkinä voidaan mainita Netto-myymälät, jotka lähettävät meille yhteisen EDI-tiedoston, jossa tilaukset on eritelty myymäläkohtaisesti.

– Me lähetämme tilausvahvistuksen ja laskun heille keskitetysti ja he huolehtivat itse jaosta yksittäisiin myymälöihin, Jacob Malmros kertoo.
Kun asiakkaita on paljon, myös erilaisia järjestelmiä ja viestimuotoja on runsaasti.
Muun muassa siitä syystä Pågen päätti ostaa EDI-palvelunsa PostNord Strålforsilta.

– Heillä on kaikki muiden operaattoreiden kanssa tarvittavat yhteydet. Siten viestintämme on varmempaa emmekä joudu vastaamaan kaikista riskeistä itse.

Tulevaisuus

Pågen loi ensimmäisen EDI-yhteyden Postin kanssa jo 1998, jolloin yritys alkoi lähettää sähköisiä laskuja Ica-elintarvikeketjulle. Sen jälkeen yhä useammat asiakkaat ovat siirtyneet EDI-järjestelmään, ja nykyään sitä käyttävät kaikki suuret ketjut sekä myös muutamat toimittajat.

– Perustuotteidemme tuotannossa sitä ei kuitenkaan käytetä. Konsernillamme on oma mylly, Farina, ja lisäksi valmistamme itse hiivaa ja siirappia, toteaa Jacob Malmros ja kertoo, että Pågen tekisi mielellään yhteistyötä toimittajiensa kanssa nk. Vendor Managed Inventories (VMI) -mallin mukaan.
Silloin toimittaja huolehtii siitä, että kaikki saapuu Pågenille juuri oikeaan aikaan ja paikkaan.

– Se edellyttää kuitenkin tarpeeksi isoja toimittajia. Teemme sellaista yhteistyötä esimerkiksi DS Smithin kanssa, joka toimittaa käyttämämme leipälaatikot.