Sähköiset laskut on paperilaskuja halvempia ja nopeampia, mutta silti monet yritykset epäröivät niiden käyttöönotossa.
– Olemme monien muiden yritysten tavoin tietoisia siitä, että menetämme tärkeän viestintäkanavan, jos siirrymme sähköiseen laskutukseen. Se seikka on huomioitava laskemissa, Hafslund Fakrutaservicen Dokument-osaston johtaja Ole Borgerud toteaa.
Useimmat loppuasiakkaat saavat Hafslundilta postia kuusi kertaa vuodessa, mm. laskuja, tervetuloakirjeitä, käyttötietoja ja muuta informaatiota. Jos asiaa on kerralla enemmän, samaan kuoreen pakataan usein myös liitteitä.
– Olemme tarjonneet asiakkaillemme myös sähköisten laskujen mahdollisuutta 2000-luvun alusta lähtien, mutta niiden kysyntä on alkanut kasvaa vasta viime vuosina, Ole Borgerud kertoo.
Kehitys noudattaa luultavasti Internetpankkien leviämistä Norjassa. Niiden asema on vakiintunut vasta viime aikoina. Hafslund Fakturaservice on Hafslundkonserniin kuuluva erillinen yritys, joka huolehtii tietojen keräämisestä, laskutuksesta ja maksuseurannasta konsernin muiden yhtiöiden toimeksiannosta.
– Meillä on Hafslund-konsernissa neutraali rooli. Konsernin eri yhtiöillä on yhteensä 900 000 loppuasiakasta, joista 100 000 on yrityksiä, Ole Borgerud kertoo.
Loogisin ja ympäristöystävällisin vaihtoehto
Puhtaasti taloudellisessa mielessä sähköiset laskut ovat Hafslundin kaltaiselle konsernille itsestäänselvyys.
– Ehdottomasti. Meille on paljon etua siitä, että asiakkaamme valitsevat sähköisen laskutuksen, ja siirrymme siihen vähitellen kokonaan. Se on yksinkertaisesti kaikkein loogisin – ja myös ympäristöystävällisin vaihtoehto, Ole Borgerud toteaa.
Hafslundilla ei ole kuitenkaan asian suhteen tarkkaa tavoitetta.
– Noudatamme asiakkaidemme toiveita emmekä halua ohjailla heitä liikaa. Kysymme asiaa kuitenkin kaikilta uusilta asiakkailta ennen ensimmäisen laskun lähettämistä.
Varmistaa kassavirran
Ole Borgerudin mukaan laskuilla on myös muita tehtäviä kuin maksujen kerääminen. Laskuilla voidaan myös viestiä asiakkaiden kanssa – ja tätä viestintää voidaan kehittää jatkuvasti edelleen. Yksi mahdollisuus on uudistaa laskujen ulkonäköä ja värejä.
– Laskuilla voidaan mielestäni hoitaa osa tulevaisuuden asiakasviestinnästä, Ole Borgerud tuumii.
Hafslundin markkinointiosastolla pohditaan jo näitä kysymyksiä. Siellä on myös laadittu työväline, joka helpottaa laskujen suunnittelua konsernin eri yhtiöissä. Sähköinen lasku herättää vähemmän huomiota. On kuitenkin vaikeaa löytää yhtä hyvää asiakasviestinnän kanavaa siirryttäessä sähköisiin laskuihin.
– Asiakkaat eivät lue sähköisesti lähetettyä tietoa yhtä tarkasti kuin paperilla tulevaa tietoa. Samalla sähköisen laskun maksaminen on helpompaa, koska asiakkaat voivat hyväksyä sen pelkällä hiiren klikkauksella.
– Tämä on meille jatkossa suuri haaste. Meidän on pystyttävä luomaan asiakkaillemme lisäarvoa ja toimittava entistä kustannustietoisemmin, Ole Borgerud huomauttaa.