Haaste
UK Biobank sai tehtäväkseen rekrytoida tutkimukseen 500 000 40–69-vuotiasta henkilöä eri puolilta Isoa-Britanniaa kolmen ja puolen vuoden aikana. ”Koska tarvitsimme tutkimukseen näin paljon henkilöitä, rekrytointimenetelmä oli valittava huolellisesti”, totesi Nicola Doherty, UK Biobankin kliinisen tutkimuksen vanhempi johtaja.
Ratkaisu
UK Biobank valitsi Strålforsin tulostamaan ja postittamaan 9 miljoonaa lähetystä. Viestintä oli tarkoitus hoitaa kolmessa vaiheessa. Ensin vastaanottajille lähetettiin kirje, jossa heitä pyydettiin osallistumaan tutkimukseen palauttamalla kirjeen ohessa lähetetty esitäytetty lomake.
Ilmoittautuneille lähetettiin sen jälkeen vahvistuskirje, joka sisälsi nelivärisen kartan ja ajo-ohjeet tutkimuskeskukseen sekä tutkimuksesta tarkemmin kertovia esitteitä. Lopuksi heille lähetettiin Strålforsin suunnittelema kalenterin näköinen muistutuskortti, jossa tapaamisen ajankohta oli korostettuna. ”Kortti oli oikein onnistunut ja koska Strålfors pystyi tarjoamaan meille tämän palvelun säästimme paljon vaivaa ja kustannuksia, kun emme tarvinneet ulkoista suunnittelutoimistoa”, Nicola totesi.
”Emme olleet koskaan aikaisemmin rekrytoineen yhtä suurta osanottajamäärää ja tarvitsimme sen vuoksi yhteistyökumppanin, joka pystyi tukemaan ja neuvomaan meitä. Strålfors teki meille erilaisia ehdotuksia. He esimerkiksi neuvoivat, miten me pystyimme säästämään postitusmaksuissa vaihtamalla toimittajaa, lähetimmehän 100 000 kirjettä viikossa.”
Luotettavuus ja tietojen turvallisuus olivat myös UK Biobankille tärkeitä seikkoja . He halusivat olla varmoja siitä, että lähetykset saapuivat perille ajoissa ja että miljoonien ihmisten nimiä ja osoitteita käsiteltiin luottamuksellisesti. Strålfors täyttää tässä suhteessa tarvittavat kelpoisuusvaatimukset.
Tulos
UK Biobank pystyi rekrytoimaan 500 000 henkilöä annetun budjetin ja aikataulun puitteissa. ”Rekrytointikutsujen lähettäminen oli merkittävä osa koko prosessia, koska ilman osanottajia ei voida toteuttaa minkäänlaista tutkimusta”, Nicola toteaa.
”Kutsujen määrä on vaihdellut melkoisesti, joinakin viikkoina niitä on lähetetyt jopa yli 100 000 punnan arvosta ja välillä taas paljon vähemmän. Strålfors pystyy kuitenkin käsittelemään vaihtelevia volyymejä, usein lyhyelläkin varoitusajalla, mistä on ollut meille suurta hyötyä.
”Strålfors on ollut erinomainen kumppani. He ovat osoittaneet monipuolisen osaamisensa käsitellessään monia erilaisia lähetyksiä, huolehtiessaan niiden varastoinnista sekä neuvoessaan kaikissa painatukseen ja postitukseen liittyvissä asioissa.
”Koska postituksen merkitys koko ensimmäisen vaiheen onnistumiselle on hyvin suuri, olemme iloisia siitä, että asiat ovat sujuneet näin hyvin.”
Tulevaisuus
”Yhteistyö Strålforsin kanssa on sujunut erittäin hyvin ja haluamme myös jatkaa sitä. Olemme rekrytoineet tarvittavan määrän ihmisiä, joihin meidän on pidettävä jatkossa säännöllisesti yhteyttä mm. kutsumalla heitä uusiin testeihin.
”Aiomme myös lähettää osanottajille uutiskirjeen kiitokseksi heidän osallistumisestaan, ja aiomme käyttää siinäkin Strålforsin apua.”